Come eliminare in blocco i documenti in Dropbox Sign

Gli amministratori possono eliminare in blocco i documenti dei propri team dalla Console amministratore. Prima di utilizzare l’eliminazione in blocco, ti consigliamo di attivare la sincronizzazione cloud del team. Scopri di più su come utilizzare la sincronizzazione cloud del team.

L'eliminazione in blocco è disponibile per i piani Premium.

Gli amministratori possono eliminare i documenti in blocco in due modi.

Come usare l’eliminazione singola

L'eliminazione una tantum è un'opzione di eliminazione in blocco manuale che rimuove tutti i documenti completati fino a una determinata data (firmati o rifiutati) dal tuo account Dropbox Sign. Questa opzione è irreversibile e prevede un periodo di conservazione di 72 ore che consente a te e agli altri amministratori di scaricare tutti i documenti che si desidera conservare prima dell'eliminazione. 

Per eseguire un'eliminazione una tantum, segui i passaggi riportati di seguito: 

1. Accedi a hellosign.com con le tue credenziali di amministratore.
2. Passa il mouse sulle tue iniziali nell’angolo in alto a destra.
3. Fai clic su Console amministratore.
4. Fai clic su Impostazioni nella barra laterale sinistra.
5. Fai clic su Documenti e modelli nella barra laterale sinistra.
6. Fai clic su Configura a destra di Elimina documenti.
7. Individua Eliminazione una tantum e fai clic su Elimina documenti accanto alla descrizione.
8. Controlla i termini e il testo e fai clic sulle caselle di controllo per accettarli.
9. Fai clic su Elimina documenti.

Come usare l’eliminazione continua

Con l'eliminazione continuativa, gli amministratori possono scegliere di eliminare automaticamente tutti i documenti futuri dal proprio account Dropbox Sign dopo il completamento. Attivando questa funzione, tutti i documenti verranno eliminati 72 ore dopo il completamento. Se l'eliminazione continuativa è disattivata, qualsiasi eliminazione di documenti in sospeso (quelli che rientrano nel periodo di conservazione di 72 ore) verrà annullata ed essi non verranno eliminati.

Per attivare l’eliminazione continua:

1. Accedi a hellosign.com con le tue credenziali di amministratore.
2. Passa il mouse sulle tue iniziali nell’angolo in alto a destra.
3. Fai clic su Console amministratore.
4. Fai clic su Impostazioni nella barra laterale di sinistra.
5. Fai clic su Documenti e modelli nella barra laterale sinistra.
6. Fai clic su Configura a destra di Elimina documenti.
7. Vai alla sezione Eliminazione continua e fai clic su Attiva accanto alla descrizione. 
8. Controlla i termini e il testo e fai clic sulle caselle di controllo per accettarli.

9. Fai clic su Elimina documenti futuri. Verrà visualizzata una notifica per indicare che la funzionalità è stata attivata correttamente.

Come usare l’eliminazione in blocco con la sincronizzazione cloud

Consigliamo agli amministratori di attivare la sincronizzazione cloud del team prima di utilizzare le opzioni di eliminazione in blocco. 

Eliminazione singola + sincronizzazione

Prima di utilizzare la funzionalità di eliminazione singola, ti consigliamo di verificare che tutti i documenti esistenti siano stati sincronizzati con il servizio di archiviazione cloud di tua scelta, così che tu possa accedervi in futuro. L’eliminazione singola non verifica se un documento è stato sincronizzato correttamente prima di eliminarlo.

Eliminazione continua + sincronizzazione

Se la tua organizzazione utilizza sia la sincronizzazione cloud che l'eliminazione continuativa, i documenti verranno eliminati da Dropbox Sign 72 ore dopo una sincronizzazione riuscita. Se un documento non si sincronizza con la soluzione di archiviazione cloud integrata, Dropbox Sign informerà l'amministratore dell'organizzazione e non metterà in coda il documento per l'eliminazione. Se ciò si verifica e desideri comunque eliminare il documento da Dropbox Sign, puoi utilizzare la funzione di eliminazione una tantum. 

Ulteriori informazioni sull’eliminazione in blocco

Notifiche

Dropbox Sign informerà tutti gli altri amministratori e manager della tua organizzazione quando utilizzi una delle opzioni di eliminazione in blocco sopra indicate. In questo modo, i tuoi colleghi del team saranno informati e potranno eseguire il backup di tutti i documenti a cui desiderano mantenere l'accesso.

Documenti interessati

• Entrambe le opzioni di eliminazione in blocco si applicano a tutti i documenti completati nel Dropbox Sign della tua organizzazione, non solo a quelli di tua proprietà. 
• Le richieste di firma attive e le bozze di documenti non sono interessati dall’eliminazione singola. Puoi eliminare i documenti singolarmente annullando una richiesta di firma o eliminando la bozza nella sezione Documenti. Se hai attivato l’eliminazione continua, i documenti verranno eliminati automaticamente al loro completamento.
• I documenti archiviati al di fuori del Dropbox Sign della tua organizzazione, come quelli sincronizzati con la tua soluzione di archiviazione cloud o le copie dei firmatari che non fanno parte della tua organizzazione, non verranno eliminati.