Comment procéder à une suppression groupée des documents dans Dropbox Sign

Les administrateurs peuvent utiliser la suppression groupée de documents de leurs équipes depuis l’interface d’administration. Avant d’utiliser la suppression groupée, nous vous recommandons d’activer la synchronisation cloud pour les équipes. Découvrez comment utiliser la synchronisation cloud pour les équipes.

La suppression en bloc est disponible dans les forfaits Premium.

Les administrateurs peuvent supprimer des documents en bloc de deux façons différentes.

Utilisation de la suppression groupée

La suppression unique est une option de suppression groupée manuelle qui supprime tous les documents achevés à ce jour (signés ou refusés) de votre compte Dropbox Sign. Cette option est irréversible et dispose d’une période de conservation de 72 heures qui vous permet, à vous et aux autres administrateurs, de télécharger tous les documents que vous souhaitez conserver, avant leur suppression. 

Pour effectuer une suppression unique, suivez les étapes ci-dessous : 

1. Connectez-vous à hellosign.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Passez le curseur sur vos initiales dans l’angle supérieur droit de l’écran.
3. Cliquez sur Interface d’administration.
4. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale gauche.
5. Cliquez sur Documents et modèles dans la barre latérale de gauche.
6. Cliquez sur Configurer à droite de Supprimer des documents.
7. Accédez à Suppression unique et cliquez sur Supprimer des documents à côté de la description.
8. Lisez les conditions et le texte, puis cochez les cases pour accepter.
9. Cliquez sur Supprimer des documents.

Utilisation de la suppression continue

Avec la suppression récurrente, les administrateurs peuvent choisir de supprimer automatiquement tous les futurs documents de leur compte Dropbox Sign une fois qu’ils sont achevés. L’activation de cette fonctionnalité signifie qu’à l’avenir, tous les documents seront supprimés 72 heures après leur achèvement. Si la suppression récurrente est désactivée, toute suppression en attente de documents (ceux qui sont dans la période de conservation de 72 heures) sera annulée et ces documents ne seront pas supprimés.

Pour activer la suppression continue :

1. Connectez-vous à hellosign.com avec vos identifiants d’administrateur.
2. Passez le curseur sur vos initiales dans l’angle supérieur droit de l’écran.
3. Cliquez sur Interface d'administration.
4. Cliquez sur Paramètres dans la barre latérale située à gauche.
5. Cliquez sur Documents et modèles dans la barre latérale gauche.
6. Cliquez sur Configurer à droite de l’option Supprimer les documents.
7. Dans la section Suppression continue, cliquez sur Activer à côté de la description. 
8. Lisez les conditions et le texte, puis cochez les cases pour accepter.

9. Cliquez sur Supprimer les prochains documents. Une notification apparaît alors, indiquant que la fonctionnalité a bien été activée.

Utilisation de la suppression en bloc avec synchronisation cloud

Nous encourageons les administrateurs à activer la synchronisation cloud des documents de l’équipe avant d’utiliser les options de suppression en bloc. 

Suppression groupée + synchronisation

Avant d’utiliser la suppression groupée, nous vous recommandons de vérifier que tous les documents existants dont vous souhaitez conserver l’accès ont bien été synchronisés avec le service de stockage cloud de votre choix. La fonctionnalité de suppression groupée n’indique pas si un document a bien été synchronisé avant d’être supprimé.

Suppression continue + synchronisation

Si votre entreprise utilise à la fois la synchronisation dans le cloud et la suppression récurrente, les documents seront supprimés de Dropbox Sign 72 heures après une synchronisation réussie. Si un document ne parvient pas à se synchroniser avec la solution de stockage cloud intégrée, Dropbox Sign en avertira l’administrateur de l’organisation et ne l’ajoutera pas à la file d’attente de suppression. Dans ce cas, si vous souhaitez tout de même supprimer le document de Dropbox Sign, vous pouvez recourir à la fonction de suppression unique. 

Autres informations concernant la suppression en bloc

Notifications

Lorsque vous utilisez l’une des options de suppression groupée mentionnées ci-dessus, Dropbox Sign en informera tous les autres administrateurs et responsables de votre organisation. De cette manière, les membres de votre équipe en sont informés et peuvent sauvegarder les documents qu’ils souhaitent conserver.

Documents concernés

• Les deux options de suppression groupée s’appliquent à tous les documents achevés de votre organisation Dropbox Sign et pas seulement à ceux que vous possédez. 
• La suppression groupée ne supprime pas les demandes de signature actives ni les brouillons. Vous pouvez supprimer ces documents individuellement en annulant la demande de signature ou en supprimant le brouillon dans la section Documents. Si vous avez activé la suppression continue, ces documents seront automatiquement supprimés une fois les signatures obtenues.
• Les documents stockés en dehors de votre organisation Dropbox Sign, tels que ceux synchronisés avec votre solution de stockage dans le cloud ou les copies des signataires qui ne font pas partie de votre organisation, ne seront pas supprimés.