Slik massesletter du dokumenter i Dropbox Sign

Administratorer kan masseslette teamets dokumenter fra Administrasjonsverktøyet. Før du bruker massesletting, anbefaler vi at du aktiverer nettskysynkronisering for teamet. Finn ut mer om hvordan du bruker nettskysynkronisering for team.

Massesletting kan benyttes i Premium-abonnement.

Administratorer kan masseslette dokumenter i på to måter.

Slik bruker du engangssletting

Engangssletting er et manuelt masseslettingsalternativ som fjerner alle dokumenter som er fullført til dags dato (signert eller avslått) fra Dropbox Sign-kontoen. Dette alternativet er irreversibelt og har en 72-timers oppbevaringsperiode. Det lar deg og andre administratorer laste ned alle dokumenter man ønsker å beholde, før sletting. 

Bruk trinnene nedenfor for å utføre en engangssletting: 

1. Logg på hellosign.com med administratoropplysningene dine.
2. Hold musepekeren over initialene dine i øvre høyre hjørne.
3. Klikk på Administratorverktøy.
4. Klikk på Innstillinger i venstre sidestolpe.
5. Klikk på Dokumenter og maler i venstre sidestolpe.
6. Klikk på Konfigurer til høyre for Slett dokumenter.
7. Finn Engangssletting og klikk på Slett dokumenter ved siden av beskrivelsen.
8. Gå gjennom vilkårene og teksten og klikk på avmerkingsboksene for å godta dem.
9. Klikk på Slett dokumenter.

Slik bruker du kontinuerlig sletting

Med kontinuerlig sletting kan administratorer velge at alle fremtidige dokumenter automatisk slettes fra Dropbox Sign-kontoen når de er fullført. Aktivering av denne funksjonen betyr at alle dokumenter slettes 72 timer etter fullføring. Hvis kontinuerlig sletting er deaktivert, blir alle ventende slettinger av dokumenter (de som er innenfor oppbevaringsperioden på 72 timer) kansellert, og disse dokumentene blir ikke slettet.

Slik aktiveres kontinuerlig sletting:

1. Logg på hellosign.com med administratoropplysningene dine.
2. Hold musepekeren over initialene dine i øvre høyre hjørne.
3. Klikk Administratorverktøy.
4. Klikk på Innstillinger i venstre sidestolpe.
5. Klikk på Dokumenter og maler i sidestolpen til venstre.
6. Klikk på Konfigurer til høyre for Slett dokumenter.
7. Finn Kontinuerlig sletting og klikk på Aktiver ved siden av beskrivelsen. 
8. Gå gjennom vilkårene og teksten og klikk på avmerkingsboksene for å godta dem.

9. Klikk påSlett fremtidige dokumenter. Du vil se et varsel om at funksjonen er aktivert.

Slik bruker du massesletting med skysynkronisering

Administratorer oppfordres til å aktivere skysynkronisering for team før de bruker alternativene for massesletting. 

Engangssletting + synkronisering

Vi anbefaler at du sjekker at alle dine eksisterende dokumenter er synkronisert med ønsket tjeneste for skylagring før du bruker funksjonen for engangssletting, for å sikre fortsatt tilgang. Engangssletting vil ikke bekrefte om et dokument er synkronisert før det slettes.

Kontinuerlig sletting + synkronisering

Hvis organisasjonen bruker både nettskysynkronisering og kontinuerlig sletting, slettes dokumenter fra Dropbox Sign 72 timer etter vellykket synkronisering. Hvis et dokument ikke synkroniseres til den integrerte nettskylagringsløsningen, varsler Dropbox Sign organisasjonens administrator og setter ikke dokumentet i kø for sletting. Hvis dette skjer, og du fortsatt ønsker å slette dokumentet fra Dropbox Sign, kan du bruke engangsslettingsfunksjonen til å gjøre det. 

Mer informasjon om massesletting

Varsler

Dropbox Sign varsler alle de andre administratorene og lederne i organisasjonen når du bruker et av alternativene for massesletting ovenfor. Dette gir kollegene dine synlighet, og muligheten til å sikkerhetskopiere alle dokumenter de ønsker å beholde tilgangen til.

Berørte dokumenter

• Begge alternativene for massesletting gjelder for alle fullførte dokumenter i Dropbox Sign-organisasjonen, ikke bare dine. 
• Aktive forespørsler om underskrift og utkast til dokumenter slettes ikke med engangssletting. Du kan slette disse dokumentene individuelt ved å avbryte en forespørsel om underskrift eller slette utkastet i Dokumenter-delen. Hvis du har aktivert kontinuerlig sletting, blir disse dokumentene automatisk slettet etter at de er fullført.
• Dokumenter som er lagret utenfor Dropbox Sign-organisasjonen, for eksempel de som er synkronisert med nettskylagringsløsningen eller underskrivers kopier som ikke er en del av organisasjonen, blir ikke slettet.