Verschlüsselte Team-Ordner: ein Überblick

Verschlüsselte Team-Ordner sind Team-Ordner, die Ende-zu-Ende-verschlüsselt sind. Nur wer Mitglied des Ordners ist, hat Zugriff auf den Verschlüsselungsschlüssel, alle anderen Personen, einschließlich Dropbox, sind davon ausgeschlossen. Admins können bei Problemen mit dem Benutzerzugriff auch Wiederherstellungsschlüssel für verschlüsselte Ordner erstellen.
 

Unternehmensdaten lassen sich in die Kategorien „nicht sensibel“, „sensibel“ und „besonders sensibel“ einteilen. Nicht sensible Daten können sorglos in die Cloud migriert werden, wohingegen für sensible Daten manchmal zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich sind. Besonders sensible Daten erfordern ein Höchstmaß an Schutz, teilweise unter strikter Einhaltung regulatorischer Anforderungen. Für besonders sensible Daten empfiehlt sich eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, für weniger sensible Daten können alternative Lösungen wie die Erweiterte Schlüsselverwaltung oder die Standardverschlüsselung von Dropbox ausreichen. Es ist wichtig, diese Kategorien unterscheiden zu können. Nur so sind Unternehmen dazu in der Lage, Daten entsprechend zu schützen und sämtliche Vorschriften genau einzuhalten.
 

Verschlüsselte Team-Ordner verhalten sich wie normale Team-Ordner, sind jedoch nur für autorisierte Ordnermitglieder zugänglich. Während die Metadaten im Klartext vorliegen, wird der Inhalt der Dateien in einem verschlüsselten Ordner immer verschlüsselt. Verschlüsselte Team-Ordner werden als blaue Ordner mit einem Schlüssel in einem Schildsymbol angezeigt. Erfahren Sie mehr über Datei- und Ordnersymbole.

Verschlüsselung von Team-Ordnern aktivieren

Wenn Sie Team-Admin sind, können Sie die Team-Ordner-Verschlüsselung für Ihr Team aktivieren. Das geht so:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Sicherheit.
4. Wählen Sie Verschlüsselungsoptionen.
5. Klicken Sie neben Ende-zu-Ende-Verschlüsselung auf Jetzt starten.
6. Klicken Sie im Popup-Fenster auf Starten, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
7. Klicken Sie auf Wiederherstellungsschlüssel generieren.
   • Hinweise:
     • Sie können Ihre verschlüsselten Daten nicht wiederherstellen, wenn Sie den Zugriff verlieren und diesen Wiederherstellungsschlüssel nicht zur Hand haben.
       
     • Der Wiederherstellungsschlüssel wird nicht erneut angezeigt. Speichern Sie ihn daher unbedingt physisch oder digital.
8. Bestätigen Sie, dass Sie den Wiederherstellungsschlüssel gespeichert haben, indem Sie zur Verifizierung die letzten fünf Zeichen eingeben.
9. Entscheiden Sie sich für eine Methode zur Geräteregistrierung. Sie können zwischen der automatischen Geräteregistrierung (empfohlen) oder der manuellen Option mit manueller Schlüsselüberprüfung wählen.
   • Wenn Sie die automatische Geräteregistrierung ausgewählt haben, klicken Sie auf Abschließen, um den Aktivierungsvorgang abzuschließen.
   • Wenn Sie die manuelle Schlüsselüberprüfung ausgewählt haben, bestätigen Sie dies, indem Sie im folgenden Fenster auf Manuell einrichten klicken. Anschließend wird Ihr Teamcode generiert, den Sie kopieren, speichern und mit Teammitgliedern teilen können. Klicken Sie auf Abschließen, um den Aktivierungsvorgang abzuschließen. Klicken Sie auf Weiter, um den Aktivierungsvorgang abzuschließen.      
10. Klicken Sie auf Verschlüsselten Ordner erstellen, um einen verschlüsselten Team-Ordner zu erstellen, oder klicken Sie auf Schließen, um das Popup-Fenster zu schließen und zu Ihrem Konto zurückzukehren.
    

Einen verschlüsselten Team-Ordner erstellen

Wenn Sie ein Team-Administrator sind, können Sie einen verschlüsselten Team-Ordner für Ihr Team erstellen. Das geht so:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Wählen Sie Inhalte aus.
5. Klicken Sie auf Team-Ordner erstellen.
6. Wählen Sie Ende-zu-Ende-Verschlüsselung aus.

Wiederherstellungsschlüssel hinzufügen und verwalten

Wiederherstellungsschlüssel stellen sicher, dass Daten jederzeit abgerufen und entschlüsselt werden können, auch bei Schlüsselverlust oder Problemen beim Nutzerzugriff. Der Team-Administrator kann mehrere Wiederherstellungsschlüssel für verschiedene Admins oder Speicherorte erstellen und verwalten.

Um einen zusätzlichen Wiederherstellungsschlüssel zu erstellen:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Sicherheit.
4. Wählen Sie Zusätzliche Verschlüsselung aus.
5. Klicken Sie auf Verwalten.
6. Klicken Sie im Abschnitt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung neben Schlüssel verwalten auf Neuen Schlüssel hinzufügen.
7. Geben Sie einen Ihrer vorhandenen Wiederherstellungsschlüssel ein.
8. Klicken Sie auf Generieren.
9. Klicken Sie auf „Kopieren“ oder „Drucken“, um Ihren Wiederherstellungsschlüssel zu kopieren und an einem sicheren Ort aufzubewahren.
   • Hinweis: Der Wiederherstellungsschlüssel wird nicht erneut angezeigt. Speichern Sie ihn daher unbedingt physisch oder digital.
10. Klicken Sie auf Weiter, um den Aktivierungsvorgang abzuschließen.
11. Klicken Sie auf Schlüssel verwalten, um Ihre vorhandenen Schlüssel zu verwalten, oder klicken Sie auf Fertig, um das Pop-up-Fenster zu schließen und zu Ihrem Konto zurückzukehren.

So bearbeiten oder löschen Sie vorhandene Wiederherstellungsschlüssel:

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Sicherheit.
4. Wählen Sie Zusätzliche Verschlüsselung aus.
5. Klicken Sie im Abschnitt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung neben Schlüssel verwalten auf die Schaltfläche Verwalten.
6. Eine Liste Ihrer Wiederherstellungsschlüssel wird angezeigt.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen (Papierkorbsymbol) neben einem Wiederherstellungsschlüssel, um ihn dauerhaft zu löschen. Klicken Sie auf Löschen, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Geräteregistrierung verwalten

Wenn die manuelle Geräteregistrierung aktiviert ist, muss der Schlüssel überprüft werden. Dieser Verifizierungsprozess geschieht auf zwei Seiten. Der Admin muss den Code des Geräts überprüfen, während das Teammitglied den Teamcode überprüfen muss. Der Teamcode wird dem Admin während des Aktivierungsprozesses der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung angezeigt. Der Admin kann dann den Teamcode per E-Mail an Teammitglieder weitergeben. Dem Teammitglied werden sowohl der Team- als auch der Client-Code unter den Benachrichtigungen zur Synchronisierung angezeigt. Das Mitglied überprüft, ob der angezeigte Teamcode mit dem vom Admin bereitgestellten Code übereinstimmt.

So überprüfen Sie, ob der vom Teammitglied angegebene Gerätecode mit dem Code übereinstimmt, der dem Admin in der Verwaltungskonsole angezeigt wird:

1. Klicken Sie auf Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Verschlüsselungsoptionen.
3. Klicken Sie auf Ausstehende Geräte überprüfen.
4. Klicken Sie auf Akzeptieren, um das Gerät zu registrieren.