Зашифрованные папки рабочей группы: обзор

Зашифрованная папка рабочей группы — это папка рабочей группы, зашифрованная с помощью сквозного шифрования. Доступ к ключу шифрования есть только у участников рабочей группы и больше ни у кого (даже у Dropbox). Администраторы могут создавать ключи восстановления для зашифрованных папок на тот случай, если у пользователей возникнут проблемы с доступом.

Данные организации можно разделить на три категории: неконфиденциальные, конфиденциальные и в высокой степени конфиденциальные. Неконфиденциальные данные можно безопасно переносить в облако, тогда как для конфиденциальных данных иногда требуются дополнительные меры безопасности. Для в высокой степени конфиденциальных данных необходимы высочайший уровень безопасности и в некоторых случаях строгое соблюдение нормативных требований. Для таких данных рекомендуется использовать сквозное шифрование, тогда как для менее конфиденциальных данных может быть достаточно таких мер, как расширенное управление ключами или стандартное шифрование Dropbox. Организациям важно разбираться в этих категориях, чтобы обеспечивать защиту данных и соответствие требованиям.

Зашифрованные папки рабочей группы функционируют как обычные папки рабочей группы, но доступ к ним могут осуществлять только авторизованные участники. Контент в зашифрованной папке тоже зашифрован. Для таких папок используется голубой значок в виде папки со щитом и ключом. Подробнее о значках для файлов и папок Dropbox…

Как активировать шифрование для папок рабочей группы

Активировать шифрование для папок рабочей группы в своем аккаунте могут администраторы этой рабочей группы. Для этого:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Перейдите на вкладку Безопасность.
4. Выберите Варианты шифрования.
5. Нажмите Начать рядом с опцией Сквозное шифрование.
6. В появившемся окне для подтверждения нажмите Запустить.
7. Нажмите Создать ключ восстановления.
   • Обратите внимание:
     • Вы не сможете восстановить зашифрованные данные, если вас заблокируют и у вас не будет этого ключа восстановления.
       
     • Ключ восстановления отображается только один раз, поэтому его нужно обязательно сохранить на физическом или цифровом носителе.
8. Подтвердите, что вы сохранили ключ восстановления, для этого введите для проверки последние пять символов из него.
9. Проверьте регистрацию для вашего устройства. Можно выбрать автоматическую (рекомендуется) или ручную регистрацию устройства, в последнем случае вам нужно будет осуществлять проверку ключа вручную.
   •  Если вы выбрали автоматическую регистрацию устройства, нажмите кнопку Готово, чтобы завершить процесс активации.
   •  Если вы выбрали ручную проверку ключа, подтвердите это действие, нажав Установить вручную на следующем экране. Будет сгенерирован код вашей рабочей группы, который вы сможете скопировать и сохранить и которым сможете поделиться с участниками своей рабочей группы. Нажмите кнопку Готово, чтобы завершить процесс активации. А потом нажмите Далее, чтобы завершить процесс активации.      
10. Нажмите Создать зашифрованную папку, чтобы создать зашифрованную папку рабочей группы. Также можно нажать Закрыть, чтобы закрыть всплывающее окно и перейти в свой аккаунт.
    

Как создать зашифрованную папку рабочей группы

Администраторы рабочих групп могут создавать зашифрованные папки рабочей группы. Для этого:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Нажмите Настройки.
4. Нажмите Содержимое.
5. Нажмите Создать папку рабочей группы.
6. Нажмите Сквозное шифрование.

Как добавлять ключи восстановления и управлять ими

Благодаря ключам восстановления вы всегда сможете получить доступ к данным и расшифровать их даже в случае потери ключа или проблем с доступом у пользователей. Администраторы рабочей группы могут создавать ключи восстановления для разных администраторов и разных локаций и управлять ими.

Чтобы создать дополнительный ключ восстановления:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Перейдите на вкладку Безопасность.
4. Выберите Варианты шифрования.
5. Нажмите Добавить новый ключ рядом с опцией Управление ключами восстановления в разделе Сквозное шифрование.
6. Введите какой-либо из имеющихся ключей восстановления.
7. Нажмите Сгенерировать.
8. Нажмите Копировать или распечатать, чтобы скопировать или распечатать ключ восстановления, и сохраните его в безопасном месте.
   • Обратите внимание: ключ восстановления отображается только один раз, поэтому его нужно обязательно сохранить на физическом или цифровом носителе.
9. Нажмите Далее, чтобы завершить процесс активации.
10. Нажмите Управление ключами восстановления, чтобы управлять существующими ключами. Можно также нажать Готово, чтобы закрыть всплывающее окно и перейти в свой аккаунт.

Чтобы изменить или удалить существующие ключи восстановления:

1. Войдите в аккаунт администратора на сайте dropbox.com.
2. Нажмите на Консоль администрирования на боковой панели слева.
3. Перейдите на вкладку Безопасность.
4. Выберите Варианты шифрования.
5. Нажмите Управление рядом с опцией Управление ключами восстановления в разделе Сквозное шифрование.
6. Появится список ваших ключей восстановления.
7. Нажмите Удалить (значок мусорного ведра) рядом с тем ключом восстановления, который нужно удалить навсегда. Нажмите Удалить, чтобы подтвердить свое решение.

Как проверить ключ восстановления

Процесс проверки осуществляется и администратором, и участником. Администратору необходимо проверить код устройства, а пользователю — код рабочей группы. Код рабочей группы отображается у администратора в процессе активации сквозного шифрования. Затем администратор может поделиться кодом рабочей группы с участниками по электронной почте. У участника и код рабочей группы, и код программы отображаются в уведомлениях о синхронизации. Пользователь должен проверить, совпадает ли отображаемый код рабочей группы с кодом, предоставленным администратором.

Чтобы проверить, совпадает ли код устройства, предоставленный участником, с кодом, отображаемым у администратора в консоли администрирования:

1. Нажмите Настройки.
2. Нажмите Варианты шифрования.
3. Нажмите Проверить ожидающие подтверждения устройства.
4. Нажмите Принять, чтобы зарегистрировать устройства.