Smart Sync

Mit Dropbox Smart Sync können Teammitglieder ganz einfach Platz auf ihrer Computerfestplatte schaffen, indem sie Dateien und Ordner in die Cloud verschieben (nur online).

Mit Smart Sync gespeicherte Dateien und Ordner werden im Dropbox-Ordner auf dem Computer des Teammitglieds, in der mobilen Dropbox-App und auf dropbox.com angezeigt und können dort mühelos verwaltet werden. Um auf eine mit Smart Sync gespeicherte Datei zuzugreifen, müssen die Teammitglieder nur darauf doppelklicken. Die Datei wird dann sofort von Dropbox heruntergeladen und auf dem Computer des Nutzers geöffnet. 

Smart Sync kann Ihnen auch helfen, Platz zu sparen, indem selten verwendete Dateien und Ordner automatisch in die Cloud verschoben werden.

Als Admin können Sie auswählen, ob neue Dateien automatisch auf die Rechner Ihrer Teammitglieder heruntergeladen werden sollen oder ob sie zunächst reine Onlinedateien bleiben sollen. Dank Smart Sync verbringen Sie weniger Zeit damit, den Speicherplatz Ihres Teams zu verwalten, und haben mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Anleitung: Smart Sync

 

1. Klicken Sie in der Taskleiste (Windows) bzw. Menüleiste (Mac) auf das Dropbox-Symbol.
2. Klicken Sie auf das Ordnersymbol.
3. Suchen Sie nach dem Element, das nur online oder lokal gespeichert werden soll.
4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste bzw. bei gedrückter Ctrl-Taste auf das Element.
5. Wählen Sie
Smart Sync aus.
6. Wählen Sie
Nur online oder Lokal aus.

 

Erfahren Sie, wie Sie für neue Inhalte eine Smart Sync-Standardeinstellung festlegen.

Wie funktionieren die Systemerweiterung und der Treiber?

Sie können eine Datei wie gewohnt über ihre native Anwendung, den Windows Explorer oder den Finder (Mac) öffnen. Die Datei wird sofort auf Ihren Computer heruntergeladen, aber weiterhin mit Ihrem Dropbox-Konto synchronisiert (und beansprucht Speicherplatz auf Ihrer Festplatte).

1.  Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf
Einstellungen.
4. Klicken Sie auf
Smart Sync.
5. Wählen Sie eine Standardeinstellung für Smart Sync:
– Lokal synchronisiert
– Nur online

Hinweis: Teammitglieder können Smart Sync auch dann nutzen, wenn Sie keine Standardeinstellung wählen. Die Admin-Einstellung ist zwar zunächst die Standardeinstellung, allerdings können die Teammitglieder andere Einstellungen für jedes ihrer Geräte wählen.

Selektive Synchronisierung

Die selektive Synchronisierung ist ein weiteres Dropbox-Feature, mit dem Teammitglieder bestimmte Dateien von ihrer Festplatte entfernen können. Über dropbox.com haben sie weiterhin Zugriff darauf, aber auf ihren Rechnern werden sie nicht mehr angezeigt. Mit der selektiven Synchronisierung können Nutzer Speicherplatz auf ihrer Festplatte sparen, ohne Dateien aus ihrem Dropbox-Konto löschen zu müssen.

Erfahren Sie, wie Sie die selektive Synchronisierung für Teams einrichten. Dabei handelt es sich um ein Feature, mit dem Admins eine Standardeinstellung für die Synchronisierung von Team-Ordnern festlegen können.

Inhalte mit Dropbox teilen

Mithilfe von Team-Ordnern können Admins die automatische Freigabe von Inhalten einrichten und verwalten. Außerdem können Sie die Team-Regeln für alle freigegebenen Ordner anpassen, die Ihr Team erstellt hat. Wenn Sie Nutzer daran hindern möchten, Inhalte mit Personen außerhalb des Teams zu teilen oder Ordnern beizutreten, die außerhalb des Teams erstellt wurden, können Sie dies in der Verwaltungskonsole tun.

Freigabe mit Branding

Sie können die Freigabe mit Branding nutzen, um den Namen und das Logo Ihres Unternehmens Dateien und Ordnern hinzuzufügen, die mit Personen außerhalb Ihres Teams geteilt werden. Wenn Mitglieder Ihres Teams Freigabelinks versenden oder andere Nutzer direkt einladen, sehen Empfänger die von Ihnen in Ihren Kontoeinstellungen hinzugefügten Branding-Elemente. 

Admins von Dropbox Business Advanced- und Enterprise-Teams können Inhalte mit Branding dem gesamten Team bereitstellen oder Teammitgliedern erlauben, die Einstellungen für Freigabe mit Branding für ihre eigenen Dateien und Ordner anzupassen.

So verwalten Sie die Freigabe mit Branding

1. Melden Sie sich als Admin bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Teamprofil und blättern Sie zu Externes Branding.
5. Klicken Sie auf Logo hinzufügen neben Unternehmenslogo, um das Logo Ihres Unternehmens hochzuladen.
6. Klicken Sie neben Hintergrundbild auf Bild auswählen. Das Bild, das Sie hochladen, erscheint auf dem Splash Screen, der zu sehen ist, wenn ein Empfänger einen Link zu Ihren geteilten Dateien öffnet. 

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Teamprofil und blättern Sie zu Externes Branding.
5. Setzen Sie Mitglieder können individuelles Branding einrichten auf Aus oder An. Jetzt können die Teammitglieder die Freigabe mit Branding in ihren eigenen Kontoeinstellungen verwalten.

Hinweis:
- Nur Admins von Dropbox Business Advanced- und Enterprise-Teams können Teammitgliedern erlauben, die Einstellungen für die Freigabe mit Branding anzupassen.

- Wenn Admins Teammitgliedern erlauben, das Branding individuell anzupassen, und die Teammitglieder kein Logo oder Hintergrundbild in ihren eigenen Einstellungen hinzufügen, werden ihre geteilten Links ohne Branding dargestellt.

Computer-Backup

Beim Computer-Backup werden die wichtigsten Ordner auf den Computern der Teammitglieder automatisch gesichert. Ordner wie „Desktop“, „Dokumente“ und „Downloads“ sind weiterhin an einem zentralen Ort auf jedem Computer zu finden, wobei sie ebenfalls auf Dropbox gesichert werden. Admins können festlegen, ob Teammitglieder das Computer-Backup aktivieren dürfen.

So verwalten Sie die Einstellungen des Computer-Backups

1. Melden Sie sich als Administrator bei dropbox.com an.
2. Klicken Sie auf die Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Backups.
5. Setzen Sie die Option Soll Ihr Team das Computer-Backup aktivieren können? auf An bzw. Aus.

Hinweis: Es kann bis zu eine Stunde dauern, bis die Änderung greift.

Dropbox Paper

Mit den Admin-Tools für Dropbox Paper sorgen Sie dafür, dass Ihr Team immer auf dem Laufenden ist. 

Verwalten Sie die Team-Einstellungen für Paper, wie zum Beispiel:
- Ob Ihr Team Paper-Dokumente erstellen und teilen oder nur betrachten kann
- Wie Teammitglieder Paper-Dokumente teilen können

Als Admin können Sie außerdem Folgendes tun:
- Mit dem Aktivitätsprotokoll Paper-Aktivitäten im Blick behalten
- Sich als Nutzer anmelden, um Paper-Dokumente aus Sicht eines Teammitglieds zu sehen

Mehr über die Nutzung von Dropbox Paper

Dropbox Transfer

Mit Dropbox Transfer kann Ihr Team problemlos auch große Dateien liefern. 

Teammitglieder können nicht nur einzelne Dateien senden, sondern mehrere Dateien und Ordner in einem Transfer zusammenfassen, Transfers mit einem Logo, einem Ablaufdatum oder Passwort individuell anpassen und für jeden von ihnen erstellten Transfer die Downloadaktivität im Blick behalten. Empfänger von per Dateitransfer übertragenen Dateien benötigen kein eigenes Dropbox-Konto. Dropbox Transfer ist daher eine praktische Möglichkeit, Kostenvoranschläge, Verträge und fertige Projekte zu versenden. 

Team-Admins können die Transfereinstellungen für das Team verwalten und über die Verwaltungskonsole alle Transferaktivitäten im Blick behalten.

Dropbox Transfer verwenden

2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Einstellungen.
4. Klicken Sie auf Freigabe.
5. Setzen Sie die Option Dateifreigabe mit Dropbox Transfer auf An oder Aus.

Hinweis: Bestehende Transferlinks sind nach dem Deaktivieren von Transfers nicht mehr zugänglich.

2. Klicken Sie links in der Seitenleiste auf Verwaltungskonsole.
3. Klicken Sie auf Aktivität.
4. Fügen Sie auf Wunsch Datum, Teammitglied und Inhaltskriterien hinzu.
5. Klicken Sie auf Aktivität hinzufügen, um die gewünschten Aktivitäten in Bezug auf Dateitransfers auszuwählen.

App-Integrationen

Die zuverlässige Dropbox-API wird von Hunderten von Drittanbietern verwendet, um Anwendungen zu entwickeln, die nahtlos mit Dropbox zusammenarbeiten. Ob Google, Microsoft oder Adobe, ob Zoom, Slack oder Salesforce (und weitere) – auch für Ihr Team ist sicher eine Dropbox-Integration dabei, die dafür sorgt, dass sich alle auf das gemeinsame Ziel konzentrieren können, ohne ständig zwischen verschiedenen Tools zu wechseln.

Admins können über die Verwaltungskonsole die App-Integrationen verwalten und Teammitglieder haben die Möglichkeit, Drittanbieter-Apps über ihre Kontoeinstellungen zu verknüpfen und zu verwalten. Teammitglieder mit Dropbox Standard- und Advanced-Abo können neue Apps außerdem über das Dropbox App Center finden und verknüpfen.

Dropbox betreibt ein Netzwerk an API-Endpunkten, um Ihre Verwaltungsabläufe zu straffen und die Integration Ihrer Anwendungen in Dropbox zu unterstützen. Sehen Sie sich die APIs an und erstellen Sie eigene Apps.

Weiter mit: Sicherheit bei Dropbox

Sie wissen jetzt, wie Sie Dropbox zur Freigabe von Inhalten und zur Zusammenarbeit mit anderen nutzen. Als Nächstes sehen wir uns die Sicherheitseinstellungen und Features wie Nutzerauthentifizierung, Speicherorte und -limits, Standard-Freigabeeinstellungen sowie das Hinzufügen und Entfernen von Teammitgliedern an.