Guía para administradores de Dropbox

Dropbox Business es el espacio para todo el trabajo de tu equipo. Con una consola de administración intuitiva, espacio para los equipos y funciones de seguridad avanzadas, Dropbox te ofrece las herramientas que necesitas para poner en marcha tu equipo.

Como administrador de la cuenta de tu empresa, tienes privilegios especiales. Puedes añadir o eliminar miembros del equipo, controlar la actividad de uso compartido, supervisar la información de facturación y proteger los datos de la empresa.

En esta guía encontrarás información sobre las funciones, los permisos y los controles de seguridad que gestionarás como nuevo administrador. Para obtener más información sobre los aspectos básicos de Dropbox, por ejemplo, cómo sincronizar y compartir, echa un vistazo a la guía para miembros del equipo.

Empecemos por cómo configurar un equipo.

Dropbox en la nube

Dropbox guarda tu trabajo de forma segura en línea, en la nube. Te permite guardar, compartir y acceder a tus cosas importantes estés donde estés, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.

Cuando un archivo se guarda en la nube, ya no tienes que limitarte a tu disco duro o a un dispositivo para poder acceder a él. Todo lo que añadas a tu cuenta de Dropbox se actualizará en dropbox.com y en cualquier ordenador, teléfono o tablet que hayas vinculado a tu cuenta. ¿Quieres realizar algún cambio o eliminar un documento? Eso también se refleja. Relájate, Dropbox se ocupa de todo por ti.

Dropbox en la nube

Accede a tu cuenta

Puedes acceder a tu cuenta de Dropbox de tres formas: en dropbox.com, con la experiencia de Dropbox para escritorio y con la aplicación de Dropbox para móviles. Para empezar, inicia sesión en tu cuenta en dropbox.com. A continuación, instala las aplicaciones en tu ordenador, tablet y teléfono para sacarle el máximo partido a tu cuenta. Más información sobre las aplicaciones en la guía para miembros del equipo

 

dropbox.com

En esta guía nos centraremos en dropbox.com. Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox para añadir y compartir tus cosas, conocer las novedades sobre el equipo, gestionar la configuración del equipo y las preferencias de la cuenta, acceder a funciones como Paper, y gestionar la configuración de tu propia cuenta.

Más información

Asegúrate de leer la información adicional sobre funciones específicas. Haz clic cuando veas Más información y obtendrás más detalles, instrucciones y recursos del centro de ayuda en la misma página.

Iniciar sesión en dropbox.com

Cuando te registras para obtener una cuenta de Dropbox Business, se te pedirá que configures una cuenta en dropbox.com como administrador de equipo. Para usar Dropbox, tienes que iniciar sesión en tu cuenta con las credenciales que seleccionaste durante la configuración inicial.

Cómo iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox

Cómo iniciar sesión en Dropbox con Inicio de sesión con Google

No consigo iniciar sesión en mi cuenta de Dropbox.

Administradores secundarios

No tienes que trabajar a tiempo completo para el servicio de asistencia de tu empresa para cumplir bien con tus funciones de administrador. Tampoco tienes que configurar tu equipo sin ayuda. Recomendamos que todos los equipos tengan al menos dos administradores que se encarguen de tareas específicas, como la gestión de la seguridad de la cuenta o la incorporación de nuevos usuarios. Si hay alguien más que deba ayudar con la incorporación de miembros a tu equipo, añade o cambia un administrador.

Consola de administración de Dropbox

La Consola de administración en dropbox.com es una ubicación centralizada donde tienes visibilidad y control sobre todo. En función de tu rol de administrador y cuenta de Dropbox Business, verás distintas pestañas que te ayudarán a supervisar los flujos de trabajo de los usuarios y el equipo, y a invitar a miembros del equipo a crear cuentas.

Cómo: acceder a la Consola de administración

En la Consola de administración puedes configurar controles y permisos para todo el equipo, buscar información sobre la cuenta y obtener ayuda. Explora todas las secciones de la Consola de administración antes de configurar tu equipo:

  • Miembros: añade o elimina miembros del equipo, controla su actividad y realiza acciones rápidas (p. ej., restablece contraseñas o añade a otro miembro como administrador). (Todos los administradores)

  • Actividad: controla el flujo de trabajo de tu equipo visualizando eventos específicos o creando informes completos. Puedes acceder a información más detallada haciendo clic en el nombre de un miembro del equipo. (Solo administradores de gestión de usuarios y equipo)

  • Contenido: permite gestionar y controlar las carpetas de equipo, las carpetas compartidas y los Dropbox Spaces compartidos. Los administradores pueden añadir, eliminar y copiar carpetas compartidas y de equipo, y administrar la pertenencia a las carpetas. (Solo administradores de equipo)
  • Grupos: los grupos permiten tanto a administradores como miembros del equipo crear listas con los usuarios que deben poder acceder a los mismos archivos, carpetas y Dropbox Spaces (por departamento, equipo o proyecto). (Todos los administradores)

  • Cuenta: añade más licencias a tu plan, actualiza datos de facturación y revisa tu historial de facturación. (Solo administradores de equipo)

  • Ayuda: obtén acceso a recursos como el Centro de ayuda y esta guía, o ponte en contacto con el equipo de tu cuenta para obtener más ayuda. (Todos los administradores)

Más información sobre los distintos tipos de administrador

 

 

Siguiente: espacio del equipo de Dropbox

El espacio del equipo de Dropbox es el lugar donde tu equipo puede compartir y colaborar. A continuación descubriremos cómo incorporar miembros a tu equipo, organizar carpetas y Dropbox Spaces en el espacio del equipo, configurar permisos para compartir, conectar aplicaciones de terceros y gestionar valores predeterminados de seguridad, sincronización y Dropbox Paper.

 

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Glosario

  • @mención: forma de notificar a alguien de un comentario o una tarea en un archivo, un documento de Paper o una vista
  • consola de administración: área de dropbox.com donde los administradores pueden controlar los flujos de trabajo y administrar usuarios y ajustes de equipos
  • roles de administrador: conjuntos de permisos que un administrador puede tener: administrador de apoyo, administrador de gestión de usuarios o administrador de equipo
  • la nube: red de lugares de almacenamiento que te permite acceder a contenido a través de Internet en lugar de desde un disco duro local o un dispositivo de almacenamiento extraíble
  • almacenamiento en la nube: espacio de almacenamiento en línea al que se puede acceder mediante diferentes dispositivos conectados
  • contenido: cualquier tipo de archivo y carpeta que crees o almacenes en tus dispositivos
  • contenido en la nube: archivos que se crean y almacenan en línea, como los documentos de Dropbox Paper y los archivos de Microsoft Online y GSuite
  • panel de control: pantalla de la consola de administración donde los administradores pueden administrar las invitaciones de los miembros del equipo, añadir licencias, controlar la actividad de los miembros y revisar las estadísticas de uso
  • Dropbox Business: planes de Dropbox diseñados para negocios con varios usuarios. Existen cuatro planes que ofrecen a los clientes distintas funciones adaptadas a diferentes necesidades: Standard, Advanced, Enterprise y Education.
  • Dropbox Paper: espacio de trabajo en línea con herramientas de escritura, uso compartido y colaboración fáciles de usar
  • Dropbox Spaces: carpetas con funciones añadidas que te ayudan a organizar tus cosas y a trabajar en contenido local y en la nube desde un mismo lugar
  • acceso de edición: forma de compartir archivos y carpetas con otros que les permite editar tu contenido
  • plantillas de correo electrónico: mensajes de correo electrónico estandarizados que los administradores pueden usar para invitar e integrar a su equipo
  • solicitud de archivos: invitación que puedes enviar solicitando que se suban archivos a tu cuenta de Dropbox
  • estructura de carpetas: forma en la que las carpetas de equipo se organizan dentro del espacio de equipo, ya sea compartidas con todo el equipo o con grupos específicos
  • grupos: grupos de miembros de equipo establecidos por administradores o usuarios para simplificar el uso compartido de contenido con todo el equipo
  • miembros: cualquier usuario no administrador de una cuenta de Dropbox Business
  • autenticación de varios factores: función de seguridad que añade protección al requerir un código, además de la contraseña, para iniciar sesión
  • piloto: período de prueba en el que un administrador puede seleccionar un pequeño número de usuarios para probar las herramientas de Dropbox antes de embarcar a todo el equipo
  • anclar: función que muestra un archivo específico en la parte superior de una carpeta o Dropbox Space para que puedas encontrarlo fácilmente
  • recuperar: recuperar un archivo o una carpeta que se eliminó de tu cuenta de Dropbox
  • restaurar: revertir un archivo a una versión anterior guardada en tu cuenta de Dropbox
  • administrador secundario: administrador que proporciona apoyo y comparte tareas con el administrador principal de un equipo  
  • sincronización selectiva: función que ayuda a ahorrar espacio en el disco duro moviendo contenido a almacenamiento solo en línea, donde puedes acceder a él desde dropbox.com
  • sincronización inteligente: función que permite almacenar archivos y carpetas en línea, pero aun así verlos y acceder a ellos desde tu ordenador o dispositivo móvil
  • inicio de sesión único:: o SSO, abreviatura de "single sign-on", un método de inicio de sesión que el administrador puede configurar para permitir a los miembros del equipo registrarse a través de un único proveedor de servicios, como Google
  • destacar: función que facilita la búsqueda de archivos mostrándolos en una sola lista, sin importar la carpeta o el Dropbox Space en el que estén almacenados
  • sinc: abreviatura de "sincronizar", proceso que actualiza tu contenido localmente y en la nube para que la última versión esté disponible en cualquier dispositivo
  • actividad del equipo: resúmenes del uso de los miembros que se encuentra en la consola de administración, incluidos miembros activos, espacio de almacenamiento utilizado, enlaces, carpetas activas y dispositivos activos 
  • administrador de equipo: usuario con privilegios que puede administrar una cuenta de equipo o de empresa, y la configuración de los usuarios
  • carpetas de equipo: carpetas que simplifican el uso compartido al poner el contenido que albergan a disposición de todos los miembros que tengan acceso
  • configuración del equipo: ajustes que los administradores pueden usar para controlar cómo usa el equipo funciones y herramientas como la sincronización y la integración de aplicaciones
  • espacio de equipo: carpeta o conjunto de carpetas creadas por el administrador de un equipo para simplificar el uso compartido y la organización de contenido
  • reglas para todo el equipo: ajustes que los administradores pueden usar para controlar cómo comparte el equipo contenido tanto dentro como fuera del equipo
  • permisos de solo lectura: forma de compartir tus archivos y carpetas con otros que les permite ver tu contenido pero no hacer cambios