Planifica tu implementación de Dropbox

Ya hemos explicado cómo configurar grupos, carpetas del equipo y permisos de seguridad. Para asegurarte de que la transición de tu equipo a Dropbox Business se realiza sin incidencias, debes desarrollar un plan para invitar a tus compañeros de trabajo y migrar los datos de la empresa. El proceso de planificación y aprovisionamiento de usuarios puede tardar varias semanas en función de la complejidad de tu organización. En esta fase, debes decidir qué método de implementación deseas usar y el enfoque que le quieres dar (piloto pequeño, por fases o invitar a todos a la vez), la destreza técnica de tu equipo y posibles integraciones.

Implementación en profundidad

Para conocer los aspectos más detallados de la implementación, descarga la guía de implementación de Dropbox Business.

Cómo: ver y añadir licencias para tu equipo

Como administrador de una cuenta de Dropbox Business, puedes consultar el número de licencias y el espacio disponibles para tu equipo:

  1. Inicia sesión en dropbox.com. con tus credenciales de administrador.

  2. Abre la Consola de administración.

  3. Haz clic en Panel.

En esta página puedes ver el espacio de almacenamiento disponible para tu equipo. También puedes ver el número de licencias disponibles y comprar más si fuera necesario.

Si tu equipo se acerca a su límite de almacenamiento, ponte en contacto con el equipo de asistencia de Dropbox (tal vez podamos aumentar tu límite de espacio de almacenamiento). Para ponerte en contacto con el servicio de asistencia, haz clic en la pestaña Ayuda en la Consola de administración.

Añadir licencias o espacio a un equipo de Dropbox Business

Configurar una prueba

Antes de incorporar a todo el equipo, asigna usuarios piloto de Dropbox para verificar tu configuración. Por ejemplo, prueba la configuración de tu cuenta, las comunicaciones y el plan de formación con el equipo técnico o un grupo de superusuarios de la empresa. Después de invitar a algunos usuarios a tu equipo, dales unos días para validar los casos de prueba y confirmar que los requisitos cumplen las expectativas del proceso de incorporación.

Cómo: añadir miembros al equipo

Solo los administradores de equipo y los administradores de gestión de usuarios pueden invitar a miembros a tu cuenta de Dropbox Business. Cada miembro invitado usa una licencia de tu plan.

Puedes invitar a miembros a través de la Consola de administración o una integración (ahora veremos esta opción). Recomendamos usar la Consola de administración para invitar a usuarios piloto.

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.

  2. Haz clic en Consola de administración.

  3. Haz clic en Miembros.

  4. Haz clic en Invitar a miembros.

  5. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieras invitar y haz clic en Enviar invitaciones.

Si algún miembro del equipo ya tiene una cuenta de Dropbox que utiliza para el trabajo, podrá convertir su cuenta personal en una cuenta de Dropbox Business. Como alternativa, podrá crear una cuenta nueva si lo desea.

Nota

Si un usuario de Dropbox ya pertenece a otro equipo de Dropbox Business, no puedes invitarle a tu equipo con la misma dirección de correo electrónico. Prueba a invitarlo con otra dirección de correo electrónico.

Forma a tu equipo

Para que la implementación sea un éxito, es esencial formar y apoyar a los usuarios durante su transición a Dropbox. Al proporcionar de forma proactiva formación sobre Dropbox, podrás reducir la carga del equipo técnico y promover la interacción en tu nuevo espacio del equipo. Dropbox ofrece experiencias de formación gratuitas y flexibles para distintas necesidades y estilos de aprendizaje.

Te recomendamos invitar a tu equipo a completar la guía de incorporación a Dropbox diseñada para miembros individuales. Los nuevos usuarios de Business encontrarán ayuda en esta guía para añadir y compartir archivos, y tendrán acceso a recursos de solución de problemas, entre muchas otras cosas.

Otra formación

En nuestra biblioteca de aprendizaje autodirigido, tu equipo puede elegir los temas y explorar las funciones de Dropbox a su ritmo y aplicándolas a su trabajo. Como administrador, puedes crear un proyecto de aprendizaje óptimo para tu equipo asignándole temas específicos.

Tu equipo también podría unirse a una sesión de aprendizaje en vivo de Dropbox. Estas sesiones muestran a los nuevos usuarios las funciones básicas de Dropbox con la interacción de una clase virtual.

Invitar a tu equipo

Después de que los usuarios piloto hayan probado tu configuración y formación, es el momento de incorporar a todo tu equipo a Dropbox Business El método que utilices para invitar a usuarios depende de tu entorno actual, el tamaño de tu equipo y cómo se gestione el aprovisionamiento técnico en tu empresa. Puedes invitar a miembros a través de la Consola de administración o una integración.

Cómo: incorporar a tu equipo a Dropbox Business

Se recomienda para los usuarios piloto y los equipos pequeños

  1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.

  2. Haz clic en Consola de administración.

  3. Haz clic en Miembros.

  4. Haz clic en Invitar a miembros.

  5. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieras invitar y haz clic en Enviar invitaciones.

Nota: si quieres invitar a miembros en lote a tu equipo, también puedes importar un archivo CSV.

Es menos común, pero es lo recomendado si ya tienes SSO (inicio de sesión único) o tienes pensado implementarlo

Administra las solicitudes de pertenencia de tu equipo de Dropbox Business.

Plantillas de correo electrónico

Puedes agilizar la implementación de Dropbox comunicando tus expectativas a tu equipo durante el proceso. Para invitar a miembros fácilmente a tu equipo, hemos creado plantillas de correo electrónico con los puntos más importantes.

Echa un vistazo a nuestra lista de plantillas de mensajes para consultar las comunicaciones sugeridas para tu equipo técnico, ejecutivos, usuarios piloto y usuarios finales.

Plantillas de correo electrónico

Recomendamos a todos los administradores que envíen un anuncio previo a la invitación 1 o 2 semanas antes de la implementación de Dropbox Business.

 

Línea de asunto: Próximamente: un repositorio central para acceder y compartir archivos

[INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA] empezará a usar Dropbox Business para mantener el equipo organizado, colaborar más fácilmente y preservar la seguridad de los datos de nuestra empresa. Recibirás una invitación mediante correo electrónico de Dropbox el [INSERT DATE].

Con Dropbox, podrás:

  • Almacenar y acceder a todos tus archivos de trabajo en un único lugar

  • Colaborar de manera fácil y segura en archivos con cualquier persona

  • Acceder a tus archivos de manera remota sin VPN

¿Qué tienes que hacer?

  • Espera el mensaje de correo de Dropbox y acepta la invitación

  • Para previsualizar el proceso de registro y asegurarte de que tus datos se almacenan en el lugar correcto, echa un vistazo a estas instrucciones de incorporación

  • Si ya tienes una cuenta de Dropbox con tu dirección de correo de [INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA], amplía a una cuenta de empresa para acceder a espacio y funciones adicionales; podrás mantener separados tus archivos personales y los de trabajo

  • Información sobre cómo usar Dropbox a través de nuestro curso de aprendizaje autodirigido

¿Preguntas? Ponte en contacto con ADMIN@NOMBRE DE EMPRESA.COM.

Envía este mensaje de correo el día (o el día anterior) que invites a tu equipo a través de la Consola de administración de Dropbox Business.

 

Línea de asunto: Has recibido una invitación Únete al equipo de Dropbox de [EMPRESA]

Hemos seleccionado Dropbox Business para almacenar, compartir y acceder a los archivos de [INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA]. Recibirás una invitación por correo electrónico para unirte al equipo [HOY/MAÑANA]. Para sacar partido a las funciones de colaboración avanzadas y al acceso remoto, selecciona “Únete a tu equipo” en la invitación y sigue los mensajes de registro.

¿Qué pasa si ya utilizo una cuenta de Dropbox para mi trabajo?

Ya no tendrás que utilizar el espacio de tu cuenta personal. Al ofrecerte una cuenta de Dropbox Business, te resultará más fácil compartir archivos de gran tamaño y colaborar con tu equipo o con destinatarios externos. Tras unirte al equipo, podrás elegir dónde almacenar los archivos de tu cuenta actual. Selecciona “Conservar mis archivos en mi cuenta de Dropbox de [INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA]” y no tendrás que volver a subir ni compartir nada.

¿Qué ocurre si ya he abonado una cuenta personal de Dropbox?

No hay problema. Dropbox te reembolsará de manera automática el saldo restante de tu cuenta después de unirte a la cuenta de Dropbox Business de [INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA]. Para obtener más detalles acerca de cómo transferir una cuenta existente, visita nuestro Centro de ayuda.

¿Qué ocurre si tengo mis archivos personales en mi cuenta de Dropbox?

Si te has registrado en una cuenta personal con tu dirección de correo de trabajo, puedes mover tus archivos a una cuenta de Dropbox personal con una dirección de correo personal al unirte al equipo. Cuando te preguntemos dónde almacenar tus archivos, selecciona "Mover mis archivos a una nueva cuenta personal de Dropbox".

Si te has registrado en una cuenta de Dropbox con tu dirección de correo personal, tu cuenta de [INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA] no tendrá ningún impacto en tu cuenta personal. Tus archivos personales seguirán siendo privados. Si vinculas tus cuentas, podrás acceder a tus archivos personales y de trabajo desde cualquier lugar, aunque permanezcan independientes.

Para obtener ayuda adicional sobre cómo unirse a un equipo, consulta aquí las instrucciones de incorporación.

Para aprender más sobre el uso de tu nueva cuenta de Dropbox Business, realiza nuestro curso autodirigido.

Un saludo,

[NOMBRE DEL ADMINISTRADOR]

Si transcurre una semana y algunos miembros de tu equipo aún no han aceptado la invitación, envía un pequeño recordatorio con esta plantilla.

 

Línea de asunto: Recordatorio Únete hoy al equipo de Dropbox de [EMPRESA]

[INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA] ha implementado Dropbox Business para mantener nuestro equipo organizado y preservar la seguridad de los datos de la empresa. Deberías haber recibido un mensaje de invitación para unirte a la cuenta de empresa, pero parece que aún no te has registrado. Es muy fácil y no deberías tardar más de unos momentos en hacerlo.

Acepta la invitación de Dropbox Business antes del [INSERTAR FECHA] para empezar a colaborar con tus compañeros y acceder a tus archivos de manera remota. Si necesitas ayuda adicional para unirte al equipo, consulta las instrucciones aquí. Si no encuentras la invitación o experimentas algún problema, contesta aquí o ponte en contacto con [INSERTAR DIRECCIÓN DE CORREO] para obtener ayuda.

¿Por qué debería unirme al equipo de Dropbox Business?

  • Accede a tus archivos desde cualquier dispositivo y lugar

  • Recupera archivos eliminados y versiones anteriores

  • Comparte archivos de gran tamaño sin preocuparte sobre límites de adjuntos

  • Obtén vistas previas e introduce comentarios en más de 150 tipos de archivos, sin descargar otro software

  • Consigue espacio de almacenamiento adicional

Para aprender más sobre el uso de tu nueva cuenta de Dropbox Business, realiza nuestro curso autodirigido.

Gracias,

[NOMBRE DEL ADMINISTRADOR]

Si has integrado Dropbox con un proveedor de SSO, utiliza esta plantilla para invitar a miembros nuevos a unirse a tu equipo.

 

Línea de asunto: Has recibido una invitación Únete al equipo de Dropbox de [EMPRESA]

Hemos seleccionado Dropbox Business para almacenar, compartir y acceder a los archivos de [INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA]. Para sacar partido a las funciones de colaboración avanzadas y al acceso remoto, haz clic aquí y regístrate con tu correo electrónico de trabajo para realizar la autenticación en el inicio de sesión único.

¿Qué pasa si ya utilizo Dropbox para mi trabajo?

Ya no tendrás que utilizar el espacio de tu cuenta personal. Al ofrecerte una cuenta de Dropbox Business, te resultará más fácil compartir archivos de gran tamaño y colaborar con tu equipo o con destinatarios externos. Tras unirte al equipo, podrás elegir dónde almacenar los archivos de tu cuenta actual. Selecciona “Conservar mis archivos en mi cuenta de Dropbox de [INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA]” y no tendrás que volver a subir ni compartir nada.

¿Qué ocurre si ya he abonado una cuenta personal de Dropbox?

No hay problema. Dropbox te reembolsará de manera automática el saldo restante de tu cuenta después de unirte a la cuenta de Dropbox Pro / Plus de [INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA]. Para obtener más detalles acerca de cómo transferir una cuenta existente, visita nuestro Centro de ayuda.

¿Qué ocurre si tengo mis archivos personales en mi cuenta de Dropbox?

Si te has registrado en una cuenta personal con tu dirección de correo de trabajo, puedes mover tus archivos a una cuenta de Dropbox personal con una dirección de correo personal al unirte al equipo. Cuando te preguntemos dónde almacenar tus archivos, selecciona "Mover mis archivos a una nueva cuenta personal de Dropbox".

Si te has registrado en una cuenta de Dropbox con tu dirección de correo personal, tu cuenta de [INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA] no tendrá ningún impacto en tu cuenta personal. Tus archivos personales seguirán siendo privados. Si vinculas tus cuentas, podrás acceder a tus archivos personales y de trabajo desde cualquier lugar, aunque permanezcan independientes.

Para aprender más sobre el uso de tu nueva cuenta de Dropbox Business, realiza nuestro curso autodirigido.

Un saludo,

[NOMBRE DEL ADMINISTRADOR]

Si transcurre una semana y algunos miembros de tu equipo aún no han aceptado la invitación del inicio de sesión único, envía un pequeño recordatorio con esta plantilla.

 

Línea de asunto: Recordatorio Únete hoy al equipo de Dropbox de [EMPRESA]

[INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA] ha implementado Dropbox Business para mantener nuestro equipo organizado y preservar la seguridad de los datos de la empresa. Deberías haber recibido un mensaje de invitación a unirte a la cuenta de empresa, pero parece que aún no te has registrado. Es muy fácil y no tardarás más de unos momentos en hacerlo, así que busca un hueco antes del [INSERTAR FECHA].

Para empezar a colaborar con el resto de tus compañeros, visita https://www.dropbox.com/sso e inicia sesión con tu dirección de correo electrónico de trabajo.  Si necesitas más ayuda sobre cómo iniciar sesión, consulta instrucciones aquí. Si tienes problemas para unirte, responde aquí o ponte en contacto con [INSERTAR DIRECCIÓN DE CORREO] para obtener ayuda.

¿Por qué debería unirme al equipo de Dropbox Business?

  • Accede a tus archivos desde cualquier dispositivo y lugar

  • Recupera archivos eliminados y versiones anteriores

  • Comparte archivos de gran tamaño sin preocuparte sobre límites de adjuntos

  • Obtén vistas previas e introduce comentarios en más de 150 tipos de archivos, sin descargar otro software

  • Consigue espacio de almacenamiento adicional

Para aprender más sobre el uso de tu nueva cuenta de Dropbox Business, realiza nuestro curso autodirigido.

Gracias,

[NOMBRE DEL ADMINISTRADOR]

Nuestro producto Business presenta nuevas funciones y complejidades para cualquier miembro de tu equipo, ya sea usuario de Dropbox nuevo o experto. Ofrecemos varias guías y cursos de formación para la incorporación de los equipos y para usar Dropbox para trabajar mejor. Invita a los miembros de tu equipo a realizar los cursos de formación a través de esta plantilla.

 

Línea de asunto: Fórmate en Dropbox

[INSERTAR NOMBRE DE EMPRESA] hace poco comenzó a usar Dropbox Business. Ya debes haber recibido una invitación de Dropbox por correo electrónico y debes haberte unido a nuestro equipo.

Dropbox ofrece varios recursos de formación de excelente calidad para ayudarte a comenzar con el producto. Si es la primera vez que usas Dropbox, a través de estos cursos de formación aprenderás las nociones básicas. Si ya has usado Dropbox, en estos cursos descubrirás información específica sobre Dropbox Business, así como nuevas funciones avanzadas.

Hay tres opciones de formación diferentes:

¿Qué tienes que hacer?

  • Inscríbete en un curso de formación y asiste a la hora programada.

  • Si dispones de tiempo, consulta alguno de los otros recursos también.

  • Familiarízate con el Centro de ayuda de Dropbox. Ahí podrás buscar respuestas a preguntas sencillas y solucionar problemas cuando surjan.

  • Comparte estos cursos de formación con otros miembros de tu equipo

¿Preguntas? Ponte en contacto con ADMIN@NOMBRE DE EMPRESA.COM.

   

Obtener ayuda

Dropbox tiene más cosas que ofrecer que lo que hemos podido cubrir aquí. Si bien esta guía te muestra los pasos más importantes para empezar a usar la aplicación, puedes aprender incluso más con nuestros recursos de ayuda.

Obtén respuesta a todas tus preguntas en el Centro de ayuda de Dropbox. Preguntas frecuentes, correcciones rápidas e información oficial para todas las funciones de Dropbox. Sea lo que sea que necesitas, solo tienes que buscarlo.

Únete a nuestra comunidad

Los foros de Dropbox son el lugar donde nuestra comunidad puede participar y colaborar en respuestas, soluciones e ideas sobre los productos y servicios que nos gustan y deseamos mejorar. También puedes consultar la conversación en Asistencia para Twitter.

Te damos la bienvenida a Dropbox.

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