Planifica tu implementación de Dropbox

Ya hemos explicado cómo configurar grupos, carpetas del equipo y permisos de seguridad. Para asegurarte de que la transición de tu equipo a Dropbox Business se realiza sin incidencias, debes desarrollar un plan para invitar a tus compañeros de trabajo y migrar los datos de la empresa. El proceso de planificación y aprovisionamiento de usuarios puede tardar varias semanas en función de la complejidad de tu organización. En esta fase, debes decidir qué método de implementación deseas usar y el enfoque que le quieres dar (piloto pequeño, por fases o invitar a todos a la vez), la destreza técnica de tu equipo y posibles integraciones.

Más información

Los administradores de los equipos del plan Enterprise pueden controlar y gestionar a los miembros del equipo que usen una dirección de correo electrónico de trabajo para su cuenta personal de Dropbox. 

Obtén más información sobre el uso de la información de dominio y la captura de cuentas para evitar el uso no autorizado de Dropbox en el dominio de una empresa.

Cómo: ver y añadir licencias para tu equipo

Como administrador de una cuenta de Dropbox Business, puedes consultar el número de licencias y el espacio disponibles para tu equipo:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.

2. Abre la Consola de administración.

3. Haz clic en Panel.

En esta página puedes ver el espacio de almacenamiento disponible para tu equipo. También puedes ver el número de licencias disponibles y comprar más si fuera necesario.

Si tu equipo se acerca a su límite de almacenamiento, ponte en contacto con el equipo de asistencia de Dropbox (tal vez podamos aumentar tu límite de espacio de almacenamiento). Para ponerte en contacto con el servicio de asistencia, haz clic en la pestaña Ayuda en la Consola de administración.

Añadir licencias o espacio a un equipo de Dropbox Business

Configurar una prueba

Antes de incorporar a todo el equipo, asigna usuarios piloto de Dropbox para verificar tu configuración. Por ejemplo, prueba la configuración de tu cuenta, las comunicaciones y el plan de formación con el equipo técnico o un grupo de superusuarios de la empresa. Después de invitar a algunos usuarios a tu equipo, dales unos días para validar los casos de prueba y confirmar que los requisitos cumplen las expectativas del proceso de incorporación.

Cómo: añadir miembros al equipo

Solo los administradores de equipo y los administradores de gestión de usuarios pueden invitar a miembros a tu cuenta de Dropbox Business. Cada miembro invitado usa una licencia de tu plan.

Puedes invitar a miembros a través de la Consola de administración o una integración (ahora veremos esta opción). Recomendamos usar la Consola de administración para invitar a usuarios piloto.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.

2. Haz clic en Consola de administración.

3. Haz clic en Miembros.

4. Haz clic en Invitar a miembros.

5. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres invitar y haz clic en Enviar invitaciones.

Si algún miembro del equipo ya tiene una cuenta de Dropbox que utiliza para el trabajo, podrá convertir su cuenta personal en una cuenta de Dropbox Business. Como alternativa, podrá crear una cuenta nueva si lo desea.

Nota: si un usuario de Dropbox ya pertenece a otro equipo de Dropbox Business, no puedes invitarle a tu equipo con la misma dirección de correo electrónico. Prueba a invitarlo con otra dirección de correo electrónico.

Forma a tu equipo

Para que la implementación sea un éxito, es esencial formar y apoyar a los usuarios durante su transición a Dropbox. Al proporcionar de forma proactiva formación sobre Dropbox, podrás reducir la carga del equipo técnico y promover la interacción en tu nuevo espacio del equipo. Dropbox ofrece experiencias de formación gratuitas y flexibles para distintas necesidades y estilos de aprendizaje.

Te recomendamos invitar a tu equipo a completar la guía de incorporación a Dropbox diseñada para miembros de equipo. Los nuevos usuarios de Business encontrarán ayuda en esta guía para añadir y compartir archivos, y tendrán acceso a recursos de solución de problemas, entre muchas otras cosas.

Otra formación

En nuestra biblioteca de aprendizaje autodirigido, tu equipo puede elegir los temas y explorar las funciones de Dropbox a su ritmo y aplicándolas a su trabajo. Como administrador, puedes crear un proyecto de aprendizaje óptimo para tu equipo asignándole temas específicos.

Tu equipo también podría unirse a una sesión de aprendizaje en vivo de Dropbox. Estas sesiones muestran a los nuevos usuarios las funciones básicas de Dropbox con la interacción de una clase virtual.

Invitar a tu equipo

Después de que los usuarios piloto hayan probado tu configuración y formación, es el momento de incorporar a todo tu equipo a Dropbox Business. El método que utilices para invitar a usuarios depende de tu entorno actual, el tamaño de tu equipo y cómo se gestione el aprovisionamiento técnico en tu empresa. Puedes invitar a miembros a través de la Consola de administración o una integración.

Cómo: incorporar a tu equipo a Dropbox Business

A través de la Consola de administración

Se recomienda para los usuarios piloto y los equipos pequeños

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.

2. Haz clic en Consola de administración.

3. Haz clic en Miembros.

4. Haz clic en Invitar a miembros.

5. Introduce las direcciones de correo electrónico de las personas a las que quieres invitar y haz clic en Enviar invitaciones.

Nota: si quieres invitar a miembros en lote a tu equipo, también puedes importar un archivo CSV o crear un enlace de invitación de equipo.

A través de una integración

Es lo recomendado si ya tienes SSO (inicio de sesión único) o tienes pensado implementarlo.

Administra las solicitudes de pertenencia de tu equipo de Dropbox Business.

Plantillas de correo electrónico

Puedes agilizar la implementación de Dropbox comunicando tus expectativas a tu equipo durante el proceso. Para invitar a miembros fácilmente a tu equipo, hemos creado plantillas de correo electrónico con los puntos más importantes.

Echa un vistazo a nuestra lista de recomendaciones y de plantillas de mensajes para consultar las comunicaciones sugeridas para tu equipo técnico, ejecutivos, usuarios piloto y usuarios finales.

Plantillas de correo electrónico

Envía un correo electrónico previo a la invitación

Recomendamos a todos los administradores que envíen un anuncio previo a la invitación 1 o 2 semanas antes de la implementación de Dropbox Business.

Plantilla de mensaje de correo electrónico previo a la invitación

Invita a miembros del equipo a través de la Consola de administración

Envía un mensaje de correo el día (o el día anterior) que invites a tu equipo a través de la Consola de administración de Dropbox Business.

Plantilla de invitación de la Consola de administración

Envía un mensaje de correo electrónico de recordatorio para las invitaciones de la Consola de administración

Si transcurre una semana y algunos miembros de tu equipo aún no han aceptado la invitación, envía un pequeño recordatorio.

Plantilla de recordatorio de la Consola de administración

Invita a miembros del equipo a través del inicio de sesión único

Si has integrado Dropbox con un proveedor de SSO, utiliza esta plantilla para invitar a miembros nuevos a unirse a tu equipo.

Plantilla de invitación de inicio de sesión único

Envía un recordatorio para las invitaciones enviadas mediante el inicio de sesión único

Si transcurre una semana y algunos miembros de tu equipo aún no han aceptado la invitación de inicio de sesión único, envía un pequeño recordatorio.

Plantilla de recordatorio de inicio de sesión único

 

Invita a los miembros de tu equipo a un curso de formación de Dropbox

Nuestro producto Business presenta nuevas funciones y complejidades para cualquier miembro de tu equipo, ya sea usuario de Dropbox nuevo o experto. Ofrecemos varias guías y cursos de formación que facilitan la incorporación de los equipos y el uso de Dropbox para trabajar mejor. Invita a los miembros de tu equipo a completar los cursos de formación a través de esta plantilla.

Plantilla de invitación a los cursos de formación de Dropbox

   

Obtener ayuda

Dropbox tiene más cosas que ofrecer que lo que hemos podido cubrir aquí. Si bien esta guía te muestra los pasos más importantes para empezar a usar la aplicación, puedes aprender incluso más con nuestros recursos de ayuda.

Obtén respuesta a todas tus preguntas en el Centro de ayuda de Dropbox. Preguntas frecuentes, soluciones rápidas e información oficial sobre todas las funciones de Dropbox.

Encuentra rápidamente todo lo que necesitas.

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La comunidad de Dropbox es un lugar donde participar y colaborar en respuestas, soluciones e ideas sobre los productos y servicios que nos gustan y deseamos mejorar. También puedes consultar la conversación en Asistencia para Twitter.

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Siguiente: coordinar y crear

Hemos visto los ajustes de configuración y la incorporación. Veamos ahora cómo tú y tu equipo podéis empezar a trabajar y a organizaros con Dropbox Spaces y las funciones de la aplicación para escritorio. También veremos cómo un usuario individual puede crear y gestionar distintos tipos de contenido.