Sincronización inteligente

La Sincronización inteligente de Dropbox permite a los miembros de un equipo liberar fácilmente espacio del disco duro moviendo archivos y carpetas de sus ordenadores a la nube (solo en línea).

Los archivos y carpetas almacenados con Sincronización inteligente aparecerán en la carpeta de Dropbox del miembro del equipo en su ordenador, en la aplicación de Dropbox para móviles y en dropbox.com para facilitar la administración de archivos. Para acceder a un archivo almacenado con Sincronización inteligente, los miembros del equipo deben hacer doble clic en él y Dropbox lo descargará y abrirá rápidamente en su ordenador. 

La función Sincronización inteligente también puede ayudar a ahorrar espacio de forma automática identificando los archivos y carpetas que se utilizan con poca frecuencia y moviéndolos a la nube.

Como administrador, puedes elegir si quieres que los archivos nuevos se descarguen automáticamente en los ordenadores de tu equipo o que solo estén disponibles en línea en un principio. Con la Sincronización inteligente, puedes dedicarle menos tiempo a gestionar el espacio de almacenamiento de tu equipo y más tiempo a trabajar en lo que realmente importa.

Cómo: sincronizar de forma inteligente

 

1. Haz clic en el icono de Dropbox en la barra de tareas (Windows) o en la barra de menús (Mac).
2. Haz clic en el icono de carpeta.
3. Busca el contenido que deseas que esté solo en línea o guardado de forma local.
4. Pulsa Control y haz clic o haz clic con el botón derecho en el elemento.
5. Selecciona
Sincronización inteligente.
6. Elige
Solo en línea o Local.

 

Más información sobre cómo seleccionar un ajuste predeterminado para el contenido nuevo con la función Sincronización inteligente

¿Cómo funciona el controlador y la extensión del sistema?

Abre un archivo de la manera habitual a través de su aplicación nativa, el Explorador de archivos (Windows) o el Finder (Mac). El archivo se descargará de forma inmediata en tu ordenador y seguirá sincronizándose con tu cuenta de Dropbox (y ocupará espacio de tu disco duro).

1.  Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en 
Configuración en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en 
Sincronización inteligente.
5. Selecciona un valor predeterminado para la Sincronización inteligente:
- Sincronización local
- Solo en línea

Nota: no necesitas definir una configuración predeterminada para que los miembros del equipo utilicen la Sincronización inteligente. Aunque la configuración del administrador es inicialmente la predeterminada, los miembros del equipo pueden cambiarla en sus dispositivos.

Sincronización selectiva

La sincronización selectiva es otra función de Dropbox que permite a los miembros de un equipo elegir qué archivos quieren eliminar de sus discos duros. Se podrá acceder a los archivos en dropbox.com, pero no aparecerán en los ordenadores de los miembros del equipo. La sincronización selectiva ayuda a liberar espacio en el disco duro sin eliminar nada de la cuenta de Dropbox.

Descubre cómo configurar la sincronización selectiva para tu equipo, una función que permite a los administradores crear un ajuste de sincronización predeterminado para las carpetas del equipo.

Compartir con Dropbox

Los administradores configuran y gestionan las opciones para compartir de forma automática para las carpetas del equipo. También puedes personalizar reglas aplicables a todo el equipo para todas las carpetas compartidas creadas por tu equipo. En la Consola de administración, puedes prohibir a los usuarios que compartan contenido con personas ajenas al equipo o que se unan a carpetas ajenas al equipo.

Uso compartido con presencia de marca

Puedes usar el uso compartido con presencia de marca para añadir el nombre y el logotipo de tu organización a los archivos y carpetas que se compartan fuera de tu equipo. Cuando los miembros de tu equipo envíen un enlace compartido o una invitación para compartir directamente, los destinatarios verán los elementos de personalización de marca que hayas añadido a los ajustes de tu cuenta. 

Los administradores de los equipos de Dropbox Business Advanced y Enterprise pueden añadir elementos de marca para todo el equipo, o permitir a los miembros del equipo personalizar las opciones de uso compartido con presencia de marca en sus propios archivos y carpetas.

Cómo: Gestionar el uso compartido con presencia de marca

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Perfil del equipo y desplázate hasta Uso compartido con presencia de marca.
5. Haz clic en Añadir logotipo junto a Logotipo de la empresa para subir el logotipo de tu organización.
6. Haz clic en Elegir imagen junto a Imagen de fondo. La imagen que subas aparecerá en la pantalla de presentación que se muestra cuando un destinatario abre un enlace a tus archivos compartidos. 

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Perfil del equipo y desplázate hasta Uso compartido con presencia de marca.
5. Cambia Los miembros pueden definir su propia marca personalizada a Desactivado o Activado. Los miembros del equipo pueden gestionar el uso compartido con presencia de marca en los ajustes de su cuenta.

Notas:
- Solo los administradores de los equipos de Dropbox Business Advanced y Enterprise pueden permitir a los miembros del equipo personalizar las opciones del uso compartido con presencia de marca.

- Si los administradores permiten a los miembros del equipo personalizar su marca y los miembros no añaden ningún logotipo ni ninguna imagen de fondo en sus ajustes, no aparecerá ninguna personalización de la marca en sus enlaces compartidos.

Copia de seguridad del ordenador

Copia de seguridad del ordenador permite a los miembros del equipo crear copias de seguridad de carpetas importantes de sus ordenadores de forma automática. Se podrá seguir accediendo a carpetas como “Escritorio”, “Documentos” y “Descargas” desde el mismo sitio en cada ordenador, aunque también existirá una copia de seguridad de ellas en Dropbox. Los administradores pueden elegir si los miembros del equipo pueden habilitar o no la función de copia de seguridad del ordenador.

Cómo: Gestionar la configuración de la copia de seguridad del ordenador

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Copias de seguridad.
5. Activa o desactiva la opción ¿Permitir que tu equipo habilite la copia de seguridad del ordenador?.

Nota: los cambios pueden tardar una hora en aplicarse.

Dropbox Paper

Mantén a tu equipo al tanto de todo con los controles administrativos de Dropbox Paper. 

Gestiona ajustes de Paper para todo el equipo, como:
- Si tu equipo puede crear y compartir documentos de Paper o solo verlos
- El modo en que los miembros del equipo pueden compartir documentos de Paper

Como administrador también puedes:
- Obtener visibilidad sobre la actividad de los usuarios consultando los eventos de Paper en el registro de actividad
Iniciar sesión como usuario para ver documentos de Paper como un miembro del equipo

Más información sobre el uso de Dropbox Paper

Dropbox Transfer

Dropbox Transfer le permite a tu equipo enviar fácilmente archivos grandes para entregas finales. 

Además de enviar archivos individuales, los miembros de los equipos pueden incluir varios archivos y carpetas en una sola transferencia, personalizar transferencias con logotipos, añadir fechas de caducidad y contraseñas, y monitorizar la actividad de descarga de las transferencias que creen. Los destinatarios no necesitan tener una cuenta de Dropbox para recibir archivos transferidos, lo que permite a Dropbox Transfer enviar de forma sencilla propuestas, contratos y trabajo terminado. 

Los administradores de equipo pueden gestionar los ajustes de las transferencias para el equipo y vigilar la actividad de las transferencias en la Consola de administración.

Cómo: Dropbox Transfer

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Configuración.
4. Haz clic en Compartir.
5. Activa o desactiva Compartir archivos con Dropbox Transfer.

Nota: cuando se inhabiliten las transferencias, los enlaces a transferencias que hubiera dejarán de ser accesibles.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en Actividad.
4. Añade la fecha, el miembro del equipo y los criterios de contenido si lo deseas.
5. Haz clic en Añadir actividad para seleccionar la actividad de transferencia de archivos que deseas ver.

Integración de aplicaciones

Cientos de terceros usan la robusta API de Dropbox para desarrollar aplicaciones que funcionan a la perfección con Dropbox. Desde Google, Microsoft y Adobe hasta Zoom, Slack y Salesforce (entre otros), es muy posible que exista una integración de Dropbox para ayudar a tu equipo a centrarse y evitar los cambios de herramientas.

Los administradores pueden gestionar las integraciones de las aplicaciones desde la Consola de administración y los miembros del equipo pueden conectar y gestionar las aplicaciones de terceros desde los ajustes de configuración de sus cuentas. Los miembros del equipo de Dropbox Standard y Advanced también pueden usar Dropbox App Center para descubrir y conectar aplicaciones.

Dropbox admite una red de terminales de API para acelerar tu flujo de trabajo administrativo y ayudar a tus aplicaciones a integrarse con Dropbox. Consulta las API y crea tus aplicaciones.

Siguiente: seguridad en Dropbox

Hemos visto cómo se comparte y colabora con Dropbox, y ahora explicaremos las funciones y los ajustes de seguridad, como la autenticación del usuario, las ubicaciones y los límites de almacenamiento, los ajustes predeterminados para compartir, y cómo añadir o eliminar miembros de un equipo.