Guía para administradores de Dropbox

Dropbox Business es el lugar ideal para almacenar todo el trabajo de tu equipo. Gracias a una Consola de administración intuitiva, un espacio de trabajo centralizado y características de seguridad avanzadas, Dropbox te ofrece todas las herramientas que necesitas para poner en marcha tu equipo.

Como administrador de la cuenta de tu empresa, tienes privilegios especiales. Puedes agregar o quitar miembros del equipo, supervisar la actividad de uso compartido, consultar la información de facturación y proteger los datos de tu empresa.

En esta guía, presentamos las características, los permisos y los controles de seguridad que gestionarás como administrador nuevo. Para obtener más información sobre los aspectos básicos de Dropbox, como la sincronización y el uso compartido, consulta la Guía para miembros del equipo.

Primero configuremos tu equipo.

Dropbox en la nube

Dropbox almacena tu trabajo de forma segura en línea, en la nube. Puedes guardar tus archivos importantes, acceder a ellos y compartirlos estés donde estés, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.

Al almacenar un archivo en la nube, ya no dependes de tu disco duro ni de un dispositivo específico para acceder a él. Todo lo que agregues a tu cuenta de Dropbox se actualiza en dropbox.com y en cualquier computadora, teléfono o tablet en los que hayas iniciado sesión. ¿Hiciste un cambio o eliminaste un documento? Eso también se verá reflejado. Deja de preocuparte: Dropbox te cubre las espaldas.

Dropbox en la nube

Acceder a tu cuenta

Puedes acceder a tu cuenta de Dropbox de tres formas: en dropbox.com, con la experiencia de Dropbox para escritorio y con la aplicación de Dropbox para dispositivos móviles. Para comenzar, inicia sesión en tu cuenta en dropbox.com. A continuación, instala las aplicaciones en tu computadora, tablet y teléfono para aprovechar tu cuenta al máximo. Obtén más información sobre las aplicaciones en la Guía para miembros del equipo.

 

dropbox.com

En esta guía, nos centraremos en dropbox.com. Inicia sesión en tu cuenta de Dropbox para agregar y compartir archivos, obtener actualizaciones del equipo, administrar la configuración del equipo y las preferencias de tu cuenta, acceder a características como Paper, y administrar la configuración de tu cuenta.

Más información

Asegúrate de leer más información sobre características específicas. Tan solo haz clic en Más información y obtendrás más detalles, instrucciones paso a paso y recursos del Centro de ayuda en la misma página.

Inicia sesión en dropbox.com.

Al crear una cuenta de Dropbox Business, tendrás que configurar una cuenta en dropbox.com como administrador de equipo. Para usar Dropbox, inicia sesión en tu cuenta con las credenciales que seleccionaste durante la configuración inicial.

Cómo iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox

Cómo iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox con el “Inicio de sesión con Google”

Tengo dificultades para iniciar sesión en mi cuenta de Dropbox

Administradores secundarios

No es necesario que trabajes a tiempo completo para el equipo de soporte de tu empresa para ser un administrador exitoso. Tampoco es necesario que configures el equipo tú solo. Recomendamos que todos los equipos tengan al menos dos administradores que puedan ayudar con tareas específicas, como administrar la seguridad de la cuenta o incorporar nuevos usuarios. Si hay otra persona que puede ayudarte a incorporar al equipo, desígnala como administrador o cambia de administrador.

Consola de administración de Dropbox

La Consola de administración de dropbox.com es un espacio centralizado que te facilita visibilidad y control de todo. En función de tu rol de administrador y tu cuenta de Dropbox Business, se mostrarán diferentes pestañas que te ayudarán a supervisar usuarios y procesos de trabajo de tu equipo, y a invitar miembros del equipo a crear cuentas.

Cómo acceder a la Consola de administración

En la Consola de administración, podrás configurar los controles y los permisos de todo el equipo, encontrar información sobre tu cuenta y obtener ayuda. Explora cada área de la Consola de administración antes de configurar tu equipo:

  • Miembros: agrega o elimina miembros del equipo, supervisa sus actividades e implementa acciones rápidas (por ejemplo, restaurar contraseñas o designar a otro miembro como administrador). (Todos los administradores)

  • Actividad: Consulta eventos específicos o crea informes exhaustivos para supervisar el proceso de trabajo de tu equipo. Para acceder a información más detallada, haz clic en el nombre de un miembro del equipo. (Administradores de gestión de usuarios y de equipos)

  • Contenido: Administra y supervisa las carpetas de equipo, las carpetas compartidas y los espacios compartidos de Dropbox Spaces. Los administradores pueden agregar, eliminar y copiar carpetas compartidas y carpetas de equipo, así como administrar la membresía de las carpetas. (Solo para administradores de equipos*)
  • Grupos: les permiten a los administradores y los miembros del equipo crear listas de personas con acceso a los mismos archivos, carpetas y espacios de Dropbox Spaces (por departamentos, equipos o proyectos). (Todos los administradores)

  • Cuenta: Agrega más licencias a tu plan, actualiza los datos de facturación y revisa tu historial de facturación. (Solo para administradores de equipos)

  • Ayuda: obtén acceso a recursos, como el Centro de ayuda y esta guía, o comunícate con el equipo de tu cuenta para obtener más información. (Todos los administradores)

* Disponible para todos los administradores de equipos de Dropbox Enterprise.

Más información sobre los diferentes tipos de administradores

 

 

Glosario

  • @mención: método para informar a alguien de un comentario o una tarea en un archivo, un documento de Paper o una descripción general.
  • consola de administración: área de dropbox.com donde los administradores pueden supervisar los procesos de trabajo, administrar usuarios y ajustar la configuración de sus equipos.
  • roles de administrador: conjuntos de permisos que puede tener un administrador: administrador de soporte, administrador de gestión de usuarios o administrador de equipo.
  • avatar: imagen que representa tu usuario o tu cuenta; se muestra como foto del perfil, iniciales o icono de persona.
  • nube: red de ubicaciones de almacenamiento que te permite acceder al contenido a través de Internet, en lugar de hacerlo desde un disco duro o desde un dispositivo de almacenamiento extraíble.
  • almacenamiento en la nube: espacio de almacenamiento en línea accesible desde diferentes dispositivos vinculados.
  • contenido: cualquier tipo de archivo y carpeta que creas y almacenas en tus dispositivos.
  • contenido en la nube: archivos creados y almacenados en línea, como documentos de Dropbox Paper y GSuite, o archivos de Microsoft Online.
  • panel de estadísticas: pantalla de la Consola de administración donde los administradores pueden gestionar las invitaciones de miembros al equipo, agregar licencias, supervisar la actividad de los miembros y consultar las estadísticas de uso.
  • Dropbox App Center: espacio en dropbox.com donde puedes buscar, vincular y administrar aplicaciones de terceros.
  • Dropbox Business: planes de Dropbox diseñados para empresas con varios usuarios. Hay disponibles cuatro planes: Dropbox Standard, Dropbox Advanced, Dropbox Enterprise y Dropbox Education.
  • Dropbox Paper: espacio de trabajo en línea con herramientas de escritura, uso compartido y colaboración fáciles de usar.
  • Dropbox Transfer: característica que permite enviar archivos y carpetas de gran tamaño o que no requieren colaboración.
  • acceso de edición: forma de compartir archivos y carpetas con otras personas para que puedan editar tu contenido.
  • plantillas de correo electrónico: mensajes de correo electrónico estandarizados que los administradores pueden usar para invitar e incorporar miembros al equipo.
  • solicitud de archivos: invitación que puedes enviarles a otras personas para solicitarles que carguen archivos en tu cuenta de Dropbox.
  • estructura de carpetas: forma en que se organizan las carpetas del equipo dentro del espacio del equipo, ya sea compartidas con todos o con grupos específicos.
  • grupos: grupos de miembros del equipo definidos por administradores o usuarios para simplificar el uso compartido de contenido con todo el equipo.
  • miembro: cualquier usuario con una cuenta de Dropbox Business que no tiene permisos de administrador.
  • autenticación de varios factores: característica de seguridad que incorpora protección mediante la solicitud de un código, además de tu contraseña, para iniciar sesión.
  • piloto: período de prueba durante el cual un administrador puede seleccionar un número reducido de usuarios para probar las herramientas de Dropbox antes de incorporar a todo el equipo.
  • anclar: característica que muestra un archivo específico en la parte superior de una carpeta para que puedas acceder a él con facilidad.
  • recuperar: restaurar un archivo o una carpeta eliminados de tu cuenta de Dropbox.
  • restaurar: revertir un archivo a una versión anterior guardada en tu cuenta de Dropbox.
  • administrador secundario: administrador que brinda soporte y comparte responsabilidades con el administrador principal del equipo. 
  • sincronización selectiva: característica que te ayuda a ahorrar espacio en el disco duro marcando contenido solo en línea para almacenarlo en la nube y poder acceder a él en dropbox.com.
  • sincronización inteligente: característica que te permite almacenar archivos y carpetas en línea, con la posibilidad de verlos y acceder a ellos desde tu computadora o dispositivo móvil.
  • SSO: sigla en inglés que hace referencia a “inicio de sesión único”, un método de acceso que puede configurar un administrador para que los miembros del equipo inicien sesión a través de un proveedor de servicios único, como Google.
  • destacar: característica que facilita la búsqueda de archivos mostrándolos en una sola lista, con independencia de la carpeta en la que estén almacenados.
  • administrador de soporte: usuario con privilegios para controlar algunos ajustes de miembros y grupos.
  • sincronizar: proceso que actualiza tu contenido de forma local y en la nube, de modo que puedas acceder a la versión más reciente en cualquier dispositivo.
  • actividad del equipo: resumen que se muestra en la Consola de administración con información sobre la actividad de los miembros, por ejemplo, miembros activos, espacio usado, vínculos, carpetas activas y dispositivos activos. 
  • administrador de equipo: usuario con privilegios para administrar una cuenta de equipo o de empresa, y la configuración de los usuarios.
  • carpetas de equipo: carpetas que simplifican el uso compartido poniendo el contenido a disposición de todos los miembros que tengan acceso.
  • configuración del equipo: ajuste que pueden usar los administradores de equipos para controlar la forma en que el equipo usa las características y las herramientas, como la sincronización y las integraciones con aplicaciones.
  • espacio de equipo: carpeta o conjunto de carpetas creadas por un administrador de equipo para simplificar el uso compartido y organizar el contenido.
  • reglas del equipo: ajuste que pueden usar los administradores para controlar la forma en que los miembros del equipo comparten contenido, tanto dentro como fuera del equipo.
  • administrador de gestión de usuarios: usuario con privilegios para controlar la mayoría de los ajustes de miembros.
  • permisos de solo lectura: forma de compartir tus archivos y carpetas con otras personas para que puedan ver tu contenido, pero sin editarlo.

A continuación: espacio del equipo de Dropbox

El espacio del equipo de Dropbox es el lugar donde tu equipo podrá compartir archivos y colaborar con otros miembros. A continuación, aprenderás cómo incorporar a los miembros de tu equipo, organizar carpetas en el espacio del equipo, configurar permisos de uso compartido, vincular aplicaciones de terceros y administrar los parámetros predeterminados de seguridad y sincronización, y Dropbox Paper.

 

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