Planifica tu implementación de Dropbox

Ya vimos cómo configurar grupos, carpetas del equipo y permisos de seguridad. A fin de garantizar una migración fluida de los miembros del equipo a Dropbox Business, desarrolla un plan para invitar a tus compañeros de trabajo y migrar los datos de la empresa. Este proceso de planificación y aprovisionamiento de usuarios puede llevar varias semanas, según la complejidad de tu organización. En esta etapa, debes definir el método y el enfoque de implementación (piloto, implementación en fases o invitación a todos a la vez), la habilidad técnica de tu equipo y las posibles integraciones.

Más información

Los administradores de equipos de Dropbox Enterprise pueden supervisar y administrar las cuentas de los miembros del equipo que usen una dirección de correo electrónico del trabajo para sus cuentas personales de Dropbox. 

Obtén más información sobre cómo usar las estadísticas del dominio y la captura de cuentas para evitar el uso no autorizado de Dropbox en el dominio de tu empresa.

Cómo ver y agregar licencias

Como administrador de una cuenta de Dropbox Business, puedes ver el número de licencias y el espacio disponible para tu equipo. Para ello, sigue estos pasos:

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en 
Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en 
Estadísticas en la barra lateral izquierda.

En esta página, podrás consultar el espacio disponible de tu equipo. También podrás ver la cantidad de licencias disponibles y comprar más si las necesitas.

Si tu equipo está por agotar el almacenamiento disponible, comunícate con el equipo de soporte de Dropbox. Es posible que podamos aumentar tu límite. Para ello, haz clic en la pestaña “Ayuda” en la Consola de administración.

Agregar licencias o espacio para tu equipo de Dropbox Business

Configurar una prueba

Antes de incorporar a todo tu equipo, asigna usuarios piloto de Dropbox para poner a prueba tu configuración. Por ejemplo, podrías probar la configuración de tu cuenta, las comunicaciones y el plan de capacitación con el equipo de TI o con un grupo de superusuarios de tu empresa. Después de invitar a algunos usuarios al equipo, concédeles varios días para validar los casos de prueba y confirmar que los requisitos cumplan con las expectativas del proceso de incorporación.

Cómo agregar miembros al equipo

Solo los administradores de equipos y los administradores de gestión de usuarios pueden invitar miembros a tu cuenta de Dropbox Business. Cada uno de los miembros que invitas usa una licencia de tu plan.

Puedes invitar miembros a través de la Consola de administración o de una integración (veremos esto a continuación). Te recomendamos usar la Consola de administración para invitar a usuarios piloto.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en 
Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en 
Miembros en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en 
Invitar miembros.
5. Ingresa los correos electrónicos de las personas que quieres invitar y, a continuación, haz clic en 
Enviar invitaciones.

Si un miembro del equipo ya tiene una cuenta de Dropbox que usa para el trabajo, podrá convertir su cuenta de Dropbox personal en una cuenta de Dropbox Business. Como alternativa, podrá crear una cuenta nueva.

Nota: Si un usuario de Dropbox ya forma parte de otro equipo de Dropbox Business, no podrás invitarlo a tu equipo con la misma dirección de correo electrónico. Prueba con otro correo electrónico.

Capacitar a tu equipo

Es fundamental educar a los usuarios y ayudarlos durante la migración a Dropbox para que la implementación sea todo un éxito. Si proporcionas una capacitación en Dropbox con antelación, podrás reducir la sobrecarga del equipo de TI y estimular la interacción en tu nuevo espacio del equipo. Dropbox ofrece experiencias de capacitación gratuitas y flexibles para diferentes necesidades y estilos de aprendizaje.

Te recomendamos que invites a tu equipo a completar la guía de incorporación de Dropbox diseñada para miembros del equipo. En esta guía, ayudamos a los nuevos usuarios de Dropbox Business a agregar y compartir archivos, encontrar recursos para la resolución de problemas y mucho más.

Otras capacitaciones

En nuestra biblioteca de aprendizaje autoguiado, los miembros de tu equipo podrán seleccionar temas y explorar las características de Dropbox a su propio ritmo y según sus necesidades. Como administrador, podrás asignar temas específicos a la capacitación con el fin de crear una guía de aprendizaje óptima para tu equipo.

Los nuevos miembros de tu equipo también podrán unirse a una sesión de capacitación sobre Dropbox en vivo, donde aprenderán las funciones principales de Dropbox en un aula virtual interactiva.

Invitar a todo tu equipo

Una vez que los usuarios piloto hayan probado tu configuración y tu capacitación, será el momento de incorporar a todo tu equipo a Dropbox Business. El método que usas para invitar usuarios depende de tu entorno actual, del tamaño de tu equipo y de cómo se administra el aprovisionamiento de TI en tu empresa. Puedes optar por invitar a los miembros a través de la Consola de administración o de una integración.

Cómo incorporar tu equipo a Dropbox Business

Recomendado para usuarios piloto y equipos pequeños.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en
Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en 
Miembros en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en 
Invitar miembros.
5. Ingresa los correos electrónicos de las personas que quieres invitar y, a continuación, haz clic en
Enviar invitaciones.

Nota: También puedes importar un archivo CSV o crear un vínculo de invitación al equipo si quieres invitar a varios miembros a la vez.

Recomendado si ya tienes inicio de sesión único (SSO) o si tienes pensado implementar esta solución.

Administra las solicitudes de membresía de tu equipo de Dropbox Business.

Plantillas de correo electrónico

Para optimizar tu implementación de Dropbox, comunícale tus expectativas a tu equipo durante el proceso. Para invitar miembros a tu equipo con facilidad, creamos algunas plantillas de correo electrónico con los puntos más importantes.

Explora nuestra lista de recomendaciones y échale un vistazo a las plantillas de mensajes para consultar las comunicaciones sugeridas para tu equipo de TI, ejecutivos, usuarios piloto y usuarios finales.

Plantillas de correo electrónico

Recomendamos que todos los administradores envíen un anuncio previo a la invitación una a dos semanas antes de la implementación de Dropbox Business.

Plantilla de correo electrónico previo a la invitación

Envía un correo electrónico el día que invites a tu equipo (o el día anterior) a través de la Consola de administración de Dropbox Business.

Plantilla de invitación de la Consola de administración

Si, al cabo de una semana, algunos miembros del equipo todavía no aceptaron la invitación, envíales un recordatorio.

Plantilla de recordatorio de la Consola de administración

Si integraste Dropbox con un proveedor de inicio de sesión único (SSO), usa esta plantilla para invitar a nuevos miembros para que se unan a tu equipo.

Plantilla de invitación a través del inicio de sesión único (SSO)

Si, al cabo de una semana, algunos miembros del equipo todavía no aceptaron la invitación a través del inicio de sesión único (SSO), envíales un recordatorio.

Plantilla de recordatorio del inicio de sesión único (SSO)

 

Nuestro producto Dropbox Business presenta nuevas características y complejidades para los miembros del equipo, ya sean usuarios de Dropbox nuevos o expertos. Te ofrecemos varias guías y capacitaciones para ayudarte a incorporar a los nuevos miembros de tu equipo y usar Dropbox con más eficiencia. Usa esta plantilla para invitar a los miembros de tu equipo a la capacitación.

Plantilla de invitación a una capacitación de Dropbox

   

Obtener ayuda

Además de las ventajas que mencionamos en esta guía, Dropbox ofrece mucho más. Si bien aquí te mostramos los pasos más importantes para comenzar a usar el producto, puedes obtener mucha más información con nuestros recursos de soporte.

Obtén respuestas a todas tus preguntas en el Centro de ayuda de Dropbox. Encontrarás información oficial, soluciones rápidas y P+F sobre todas las características de Dropbox.

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A continuación: coordinar y crear

Ya analizamos la configuración y la incorporación, ahora veremos cómo tú y tu equipo pueden trabajar y organizarse con las características de la aplicación para escritorio. Además, veremos cómo un usuario puede crear y administrar diferentes tipos de contenido.