El espacio de tu equipo

Con Dropbox Business, tu equipo dispone de un espacio de trabajo que funciona como una unidad de uso compartido. Para optimizar de inmediato el proceso de trabajo de tu equipo, organiza carpetas y grupos.

En esta sección, veremos los tipos de carpetas que pueden crear los administradores en el espacio del equipo, y veremos cómo configurar los permisos del equipo.

Si eres el administrador de un equipo de Dropbox Business con más de 250 miembros, consulta la guía de introducción para equipos de gran tamaño.

Carpetas de equipo y grupos

Dropbox Business es más eficiente si la estructura del espacio de tu equipo refleja la estructura de la organización. Antes de invitar colegas a unirse al equipo, los administradores suelen definir una estructura de carpetas y crean los grupos de usuarios que quieren asignar a esas carpetas. Para comenzar, veamos qué son las carpetas de equipo y los grupos.

Grupos de usuarios

Un grupo de usuarios es un grupo de compañeros de equipo que necesitan acceso a la misma información, ya sea por equipo, departamento o proyecto. Usarás estos grupos para asignar acceso a las carpetas del equipo.

Cómo usar grupos de usuarios

Solo los administradores de Dropbox Business pueden crear grupos administrados por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en
Grupos en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en
Crear grupo.
5. Asígnale un nombre al grupo.
- Ese nombre se mostrará a todos los miembros del equipo. Como
gerente del grupo, podrás modificar el nombre del grupo en cualquier momento
6. Elige si el grupo será administrado por la empresa o administrado por los usuarios.
7. Haz clic en
Crear grupo.

Solo los administradores pueden agregar miembros a un grupo administrado por la empresa. Los miembros del equipo no pueden solicitar unirse a un grupo administrado por la empresa.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tus credenciales de administrador.
2. Haz clic en
Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en
Grupos en la barra lateral izquierda.
4. Selecciona el nombre del grupo al que quieres agregarle miembros.
5. Haz clic en
Agregar miembros.
6. Ingresa el nombre de la persona que quieres invitar y haz clic en
Agregar miembros.

Obtén información sobre cómo agregar miembros a un grupo y cómo quitarlos

Carpetas del equipo

Considera una carpeta de equipo como un lugar centralizado para compartir contenido. Al agregar un archivo a una carpeta de equipo, estará disponible de forma automática para todos los miembros del grupo que tengan acceso a ella. Solo los administradores pueden configurar y gestionar las carpetas de equipo. Los administradores también pueden invitar personas ajenas al grupo para que visualicen o editen archivos y carpetas específicos dentro de una carpeta del equipo.

Tus compañeros de trabajo pueden colaborar con personas específicas, puesto que cualquiera puede configurar carpetas compartidas adicionales.

Cómo crear una carpeta de equipo

En el administrador de contenido, puedes organizar la estructura de carpetas en tu nuevo espacio del equipo, y los administradores de equipos también pueden administrar la membresía del contenido compartido.

1. Inicia sesión en dropbox.com con tu cuenta de administrador.
2. Haz clic en 
Consola de administración en la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en 
Contenido en la barra lateral izquierda.
4. Haz clic en 
Nueva carpeta.
5. Selecciona si quieres que todos los miembros del equipo o solo algunos miembros o grupos específicos tengan acceso a la carpeta.
6. Selecciona si los miembros tendrán el permiso de acceso 
Puede editar o Puede ver en el contenido de la carpeta.
Puede editar: Los miembros pueden ver, editar y administrar el acceso al contenido de la carpeta.
Puede ver: Los miembros solo pueden ver (y descargar) el contenido de la carpeta.
7. Haz clic en 
Crear.

Nota: De forma predeterminada, cualquier persona con permiso de edición en una carpeta tendrá permiso de edición en todas las subcarpetas que se encuentran dentro de ella. Por ejemplo, si los miembros de un grupo pueden editar la carpeta “Diseño”, podrán editar también las carpetas dentro de ella, a menos que limites el acceso a esa carpeta específica.

Organizar las carpetas del equipo

Considera crear una estructura de carpetas inicial; para ello, agrega carpetas de equipo por cada departamento, como Contabilidad, Ventas y Marketing. Una vez que le hayas asignado una carpeta de equipo a un grupo, se mostrará de forma automática en las cuentas de Dropbox de los miembros.

A continuación: configuración del equipo

Ya vimos cómo organizar el espacio y compartir contenido, ahora aprenderemos sobre las herramientas y los ajustes que facilitan la sincronización y la colaboración.