Guide de l'administrateur informatique

À l'automne 2019, Dropbox a lancé une nouvelle expérience de bureau avec sa nouvelle application de bureau ainsi que des améliorations apportées à Dropbox dans la zone de notification et la barre de menus et au dossier Dropbox de l'Explorateur de fichiers et du Finder.

Ce guide offre un aperçu des tout derniers changements introduits. Son objectif ? Aider les administrateurs informatiques à faire adopter cette nouvelle expérience de bureau à leurs équipes et à se tenir informés des dernières fonctionnalités et intégrations.

Nouvelle expérience de bureau Dropbox

La nouvelle expérience de bureau Dropbox offre aux utilisateurs un espace de travail intelligent qui leur permet de regrouper leurs fichiers traditionnels, contenus cloud, documents Dropbox Paper et raccourcis Web.

L'expérience de bureau Dropbox s'articule autour de trois composants :

Composants de l'application de bureau Dropbox

Sections dans cet article:

Application de bureau Dropbox

La nouvelle application de bureau affiche l'ensemble des fichiers et dossiers du dossier Dropbox dans l'Explorateur de fichiers (Windows) ou le Finder (Mac) ainsi que sur dropbox.com, mais dans un espace de travail encore mieux organisé et encore plus puissant.

Il suffit aux utilisateurs de faire glisser et de déposer des fichiers et dossiers pour les ajouter à l'application. Ces contenus apparaissent alors dans le dossier Dropbox et sont synchronisés sur dropbox.com et avec tous ceux avec qui ils sont partagés.

Application de bureau Dropbox

Fonctionnalités de l'application de bureau

Avec la nouvelle application de bureau Dropbox, les utilisateurs :

Accès des utilisateurs

La nouvelle application de bureau Dropbox est déjà accessible à tous ceux qui utilisent les dernières versions bêta des clients de bureau Windows ou Mac.

Il est également possible de la télécharger sur le site www.dropbox.com/downloading.

Première expérience de l'utilisateur

L'icône Dropbox dans la zone de notification (Windows) ou la barre de menus (Mac) reste accessible aux utilisateurs lorsqu'ils commencent à interagir avec la nouvelle expérience de bureau.

Le dossier Dropbox quant à lui figure également dans l'Explorateur de fichiers (Windows) ou le Finder (Mac), exactement comme avant.

Ainsi, les utilisateurs continuent d'interagir avec Dropbox via la zone de notification ou la barre de menus. Par défaut, lorsqu'ils cliquent sur l'icône du dossier à cet endroit-là, ils ouvrent le dossier Dropbox dans l'Explorateur de fichiers (Windows) ou le Finder (Mac).

Remarque : les administrateurs peuvent modifier les paramètres par défaut de l'équipe et les utilisateurs peuvent changer leurs préférences pour ouvrir les dossiers dans l'application de bureau et non plus dans l'Explorateur de fichiers ou le Finder.

Lancement de l'icône de dossier

Présentation auprès des utilisateurs

Lorsqu'ils accèdent pour la première fois à la nouvelle application de bureau Dropbox, les utilisateurs se voient proposer la présentation suivante :

Fonctionnalités et modifications

Dropbox dans la zone de notification ou la barre de menus

Dans la zone de notification (Windows) et la barre de menus (Mac), Dropbox propose toujours les onglets Activité récente et Notifications.

Mais ce n'est pas tout. Les utilisateurs accèdent également à l'onglet Pour vous. Ce dernier propose une liste intelligente et personnalisée de fichiers et dossiers, notamment Suggestions personnalisées, Favoris et les événements et réunions figurant dans l'agenda.

Remarque : les utilisateurs peuvent indiquer à Dropbox quels fichiers ne les intéressent pas. Pour cela, ils cliquent avec le bouton droit sur une suggestion, puis sur Masquer l'élément.

Les utilisateurs peuvent aussi :

  • mentionner dans les favoris, partager ou créer des liens en déplaçant le curseur sur les éléments des onglets Activité récente ou Pour vous
  • cliquer sur le signe + (plus) pour créer des contenus avec Dropbox Paper, G Suite et Microsoft Office
  • associer leur agenda pour accéder à des réunions et conférences créées avec Google Hangouts, Google Meet ou Zoom
Dropbox dans la zone de notification/barre de menus

Dropbox Spaces

Dropbox Spaces offre aux utilisateurs des espaces avec en-tête qui leur permettent d'organiser leurs contenus et de toujours rester informés, par exemple sur l'activité relative aux fichiers, les commentaires et les tâches.

Le simple fait d'ajouter un en-tête ou certaines fonctionnalités à un dossier dans un compte Dropbox le transforme en Dropbox Space. Une fois ajoutées, ces fonctionnalités (par exemple, les épingles, notes, listes, tâches, @mentions et liens) sont présentées à tous les utilisateurs qui ouvrent cet espace dans l'application de bureau Dropbox, l'application mobile ou dropbox.com.

Présentations de Dropbox Spaces

Les utilisateurs peuvent accorder à d'autres personnes un accès en écriture ou en lecture seule à un espace Dropbox, exactement comme pour un dossier. De plus, lorsqu'ils transforment un dossier en Dropbox Space, celui-ci est partagé avec les mêmes personnes et les mêmes autorisations. Seules les personnes disposant d'un accès en écriture au Dropbox Space peuvent y apporter des modifications.

Les utilisateurs peuvent créer un Dropbox Space en ajoutant les éléments suivants :

Dropbox Transfer

Dropbox Transfer constitue, pour les utilisateurs, un moyen simple d'envoyer des fichiers sur lesquels ils n'ont pas besoin de collaborer, par exemple un produit terminé ou un contrat signé avec un client. 

Avec Dropbox Transfer, les utilisateurs :

  • envoient jusqu'à 100 Go par transfert selon leur forfait
  • protègent leurs transferts au moyen d'un mot de passe
  • définissent les délais de validité des transferts
  • reçoivent des notifications au moment où leurs transferts sont téléchargés
  • ont accès aux statistiques sur les consultations et téléchargements de chaque transfert 
  • ajoutent un logo personnalisé et un arrière-plan aux transferts

Activation de Dropbox Transfer

Les administrateurs d'équipe peuvent activer Dropbox Transfer pour leurs équipes dans l'interface d'administration.

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la colonne de gauche.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Partage.
  5. Faites défiler jusqu'à l'option Partage de fichiers avec Dropbox Transfer, puis activez-la.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les modifications.
Interface d'administration de Dropbox

Intégrations Slack et Zoom

Les intégrations entre Dropbox, Slack et Zoom aident les utilisateurs à regrouper leurs contenus et conversations. Les administrateurs peuvent gérer les intégrations d'applications de leur équipe dans l'interface d'administration.

Slack dans Dropbox

Avec l'intégration Slack, les utilisateurs partagent des fichiers et envoient des messages dans Slack, directement depuis un fichier Dropbox. Les utilisateurs peuvent voir qui a partagé leurs fichiers dans Slack, le moment où ils ont été partagés et les canaux sur lesquels ils l'ont été. Une fois la connexion établie, ces informations apparaissent dans la section Activité de l'aperçu du fichier.

Remarque : si le propriétaire des fichiers n'a pas accès à la chaîne ni au message dans lesquels les fichiers ont été partagés, l'activité concernant Slack s'affiche sans détails spécifiques.

Zoom dans Dropbox

Avec l'intégration Zoom, les utilisateurs peuvent présenter des fichiers dans Zoom, envoyer des messages à des personnes dans Zoom, et créer et rejoindre des réunions Zoom, tout cela directement à partir de Dropbox. Les utilisateurs peuvent accéder à des réunions Zoom depuis la nouvelle application de bureau Dropbox sans ouvrir Zoom, et une fois leur agenda associé, ajouter des réunions Zoom directement depuis l'application de bureau. Pour voir qui d'autre a présenté leurs fichiers dans Zoom, il leur suffit de consulter la section Activité de l'aperçu d'un fichier.

Recherche d'images

Avec la recherche d'images, votre équipe peut retrouver des images plus vite en fonction de leur contenu, quel que soit le nom du fichier. 

Recherche dans les images

Les utilisateurs gagnent ainsi du temps. En effet, ils n'ont pas à parcourir tous les emplacements et noms de fichier. Ils trouvent les images directement depuis la nouvelle application de bureau ou dropbox.com. Votre équipe n'aura plus besoin d'ajouter des mots-clés ni de renommer les fichiers pour trouver des images dans votre compte Dropbox.

Remarque : cette fonctionnalité est disponible en avant-première.  

Application mobile Dropbox

La plupart des nouveautés de la nouvelle application de bureau Dropbox sont également disponibles dans l'application mobile Dropbox. Grâce à elles, votre équipe organise ses contenus et reste sur la même longueur d'onde, où qu'elle se trouve.

Présentation de l'application mobile

Configuration et paramètres par défaut

Configuration des paramètres par défaut de la nouvelle application de bureau Dropbox

Par défaut, le fait de cliquer sur l'icône de dossier dans Dropbox, dans la zone de notification (Windows) ou la barre de menus (Mac) entraîne l'ouverture du dossier Dropbox dans l'Explorateur de fichiers ou le Finder.

Les administrateurs d'équipe peuvent configurer l'application de bureau Dropbox comme navigateur de fichiers par défaut des utilisateurs. Pour modifier ce paramètre défini par défaut :

  1. Connectez-vous à dropbox.com avec vos identifiants d'administrateur.
  2. Cliquez sur Interface d'administration dans la colonne de gauche.
  3. Cliquez sur Paramètres.
  4. Cliquez sur Paramètres par défaut de l'application de bureau Dropbox.
  5. Sélectionnez Application de bureau Dropbox dans le menu déroulant des paramètres de configuration.
  6. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer les modifications.
Configuration des paramètres par défaut de l'application de bureau

Découverte par l'utilisateur de l'application de bureau Dropbox

Si aucun administrateur n'a défini l'application de bureau Dropbox comme visionneuse de fichiers par défaut, les utilisateurs peuvent néanmoins en découvrir les fonctionnalités :

  • en sélectionnant Afficher dans ma Dropbox depuis une entrée de Dropbox dans la zone de notification (Windows) ou la barre de menus (Mac)
  • en relançant Dropbox depuis le menu des applications, lorsque le client est en cours d'exécution
  • en étant @mentionnés par un autre utilisateur qui utilise l'application de bureau
  • en modifiant leurs préférences par défaut pour ouvrir les dossiers dans l'application de bureau Dropbox

Remarque : une fois affichée, la nouvelle application de bureau Dropbox devient le mode d'affichage par défaut. Pour modifier à nouveau ce paramètre, les administrateurs doivent intervenir dans l'interface d'administration.

Préférences Dropbox

Accès à l'application de bureau Dropbox

Dès qu'un administrateur permet d'ouvrir par défaut les fichiers et dossiers dans l'application de bureau Dropbox et non plus dans l'Explorateur de fichiers (Windows) ou le Finder (Mac), les utilisateurs accèdent à l'application de plusieurs façons. 

  • Ils ouvrent Dropbox dans la zone de notification (Windows) ou la barre de menus (Mac) et cliquent sur l'icône de dossier.
  • Ils ouvrent un dossier depuis Dropbox, dans la zone de notification ou la barre de menus.
Accès à l'application de bureau

Remarque : quel que soit le paramètre défini par défaut, les utilisateurs peuvent choisir où ouvrir les dossiers depuis Dropbox dans la zone de notification (Windows) ou la barre de menus (Mac) :

  1. Cliquez sur l'icône de dossier.
  2. Sélectionner un dossier
  3. Cliquez sur l'icône représentant trois points () et sélectionnez Afficher dans ma Dropbox, Afficher dans l'Explorateur de fichiers/le Finder ou Afficher sur dropbox.com.

Paramètres par défaut de l'utilisateur pour l'application de bureau Dropbox

Dès qu'un administrateur a configuré l'application de bureau Dropbox comme visionneuse de fichiers par défaut, ou qu'un utilisateur l'a utilisée pour la première fois, il est possible de remplacer ce paramètre.

Pour ouvrir de nouveau les dossiers Dropbox dans l'Explorateur de fichiers (Windows) ou le Finder (Mac) :

  1. Cliquez sur l'icône Dropbox dans la zone de notification (Windows) ou la barre de menus (Mac). 
  2. Cliquez sur l'image de profil ou les initiales.
  3. Cliquez sur Préférences.
  4. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Ouvrir les dossiers dans : et choisissez Finder/Explorateur de fichiers.

Ressources

FAQ

Non. La nouvelle application de bureau Dropbox ne change en rien la façon dont les fichiers se synchronisent sur l'ordinateur. Les utilisateurs peuvent continuer à utiliser le dossier Dropbox dans le Finder (Mac) ou l'Explorateur de fichiers (Windows) comme ils l'ont toujours fait.

Non. La configuration système requise pour l'application de bureau Dropbox n'a pas changé. Pour réduire la consommation de mémoire et de ressources processeur, les utilisateurs peuvent choisir d'ouvrir automatiquement les dossiers dans le dossier Dropbox plutôt que dans l'application de bureau.

Non. Nous ne prévoyons pas de rendre la nouvelle application de bureau Dropbox accessible sur Linux.

Oui. La nouvelle application de bureau ne change rien au dossier Dropbox du Finder ou de l'Explorateur de fichiers. Les utilisateurs peuvent continuer à l'utiliser exactement comme ils le faisaient auparavant. Ils peuvent même modifier leurs préférences pour ouvrir par défaut le dossier Dropbox ou l'application de bureau.

Non. Actuellement, les administrateurs peuvent configurer le dossier Dropbox comme visionneuse de fichiers par défaut dans l'Explorateur de fichiers ou le Finder, mais ils ne peuvent pas désactiver entièrement l'application de bureau. Libre aux utilisateurs de modifier ce paramètre par défaut à titre individuel s'ils préfèrent utiliser l'application de bureau. Nous n'excluons pas de permettre aux administrateurs de désactiver cette application à l'avenir.

Non. Actuellement, il n'existe aucun moyen de centraliser le suivi d'utilisation de la nouvelle application de bureau Dropbox.

Non. Actuellement, les dossiers d'équipe peuvent uniquement être créés dans l'interface d'administration.

Oui. Depuis l'interface d'administration, les administrateurs peuvent gérer les intégrations d'applications comme Trello, G Suite, Slack et Zoom. Les administrateurs peuvent activer ou désactiver les intégrations pour toute l'équipe ou pour certains utilisateurs.

Les commentaires sont synchronisés entre l'application de bureau Dropbox, l'application mobile et dropbox.com. Ils s'affichent sur la droite du fichier lorsqu'ils sont sélectionnés dans l'application de bureau, sur la droite de l'aperçu du fichier sur dropbox.com et sous l'aperçu du fichier dans l'application mobile Dropbox.

Non. Actuellement, les administrateurs ne peuvent pas gérer l'ajout de commentaires depuis l'application de bureau.

Il suffit aux utilisateurs de faire glisser et de déposer les fichiers dans le dossier ou Dropbox Space dans lequel ils seront stockés et synchronisés. Il n'existe pas de bouton “transférer” ni de processus du même type dans l'application de bureau.

Le fait d'ajouter un en-tête à un dossier existant le transforme en Dropbox Space. Il est possible de créer des descriptions de texte, listes, @mentions et liens dans l'en-tête et de les rendre visibles à tous ceux avec qui cet espace est partagé. 

Non. Tous les utilisateurs possédant des autorisations de modification peuvent modifier les en-têtes dans Dropbox Spaces. Pour empêcher qui que ce soit de modifier l'en-tête d'un espace, le propriétaire peut définir les autorisations de partage sur lecture seule. Les autres utilisateurs pourront alors le consulter, mais pas le modifier.

Non. L'en-tête et les fonctionnalités des Dropbox Spaces peuvent être consultés sur dropbox.com, dans l'application de bureau Dropbox et dans l'application mobile Dropbox.

Oui. Le fait de supprimer l'en-tête, notamment les contenus épinglés, permet de retransformer un Dropbox Space en dossier.

Dropbox travaille sans relâche à étendre les capacités d'aperçu, toutes plateformes confondues. La liste des types de fichiers actuellement pris en charge figure dans le centre d'assistance. 

Non. Actuellement, les utilisateurs ne peuvent pas déplacer des fichiers G Suite dans Dropbox. Toutefois, ils peuvent copier et coller des fichiers dans un nouveau fichier G Suite créé dans Dropbox. 

Pour toute autre question, nous vous invitons à contacter votre responsable relation clients ou à écrire à l'adresse support@dropbox.com.

Ressources du centre d'assistance

Découvrez d'autres ressources et les analyses dont faire profiter votre équipe avec un espace de travail intelligent tel que celui proposé par Dropbox.

Comment passer au nouveau Dropbox ?

Qu'est-ce qui change dans le nouveau Dropbox ?

Aperçu de l'application de bureau Dropbox

Dropbox Spaces

Comment utiliser Dropbox Transfer

Association d'agendas et de réunions à Dropbox

Intégrations à des applications tierces

Centre d'assistance de Dropbox

Guides de démarrage rapide Dropbox

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