Cara menggunakan pengaturan AI di Dropbox DocSend

Pengaturan AI adalah asisten cerdas bawaan yang dapat menyusun pohon folder dan mengklasifikasikan file untuk membantu menjaga agar Space Anda tetap tertata, dapat dicari, dan siap dibagikan. 

Pelajari cara mengelola dan menyesuaikan Space (ruang data) Anda.

Fitur pengaturan AI

Pembuat pohon folder

Pembuat pohon folder membuat struktur folder yang direkomendasikan berdasarkan jenis ruang data yang Anda buat.  Setelah membuat pohon folder, Anda dapat melihat pratinjaunya sebelum membuat perubahan apa pun. Jika perlu, Anda dapat melakukan pengeditan langsung, seperti mengganti nama folder, di dalam versi saat ini.

Penyortiran dan klasifikasi

Penyortiran dan klasifikasi menggunakan AI untuk meninjau nama file dan metadata Anda, lalu menyarankan tempat penyimpanan yang tepat untuk setiap file. Fitur ini secara otomatis mengelompokkan dokumen terkait, seperti dokumen keuangan, materi hukum, dan file SDM. Sebelum membuat perubahan apa pun, Anda dapat meninjau dan mengonfirmasikan penataan yang disarankan. Untuk setiap file, Anda akan melihat dari mana file tersebut dipindahkan sehingga Anda dapat melacak pembaruan dengan mudah. File yang tidak dikenal atau tidak dikenali ditangani secara terpisah sehingga tidak ada yang hilang.

Semua perubahan yang diterapkan dicatat dalam catatan audit, yang dapat Anda gunakan sebagai referensi untuk keperluan audit atau pemecahan masalah.

Cara menggunakan pengaturan AI 

Menggunakan prompt Pengaturan AI untuk membuat struktur folder di dalam Space yang kosong

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Space. 
3. Klik Buat Space. 
4. Ketik prompt di dalam kotak di bawah Apa yang Anda buat yang menjelaskan ruang data yang ingin Anda buat.
   • Catatan: Pastikan deskripsi Anda mendetail, dan cantumkan fitur yang diperlukan.
5. Klik   (kirim) untuk mengirim prompt. 
6. Untuk membuat perubahan, edit struktur folder secara langsung.
7. Klik Tambahkan ke Space untuk menyelesaikannya.

Cara menggunakan Pengaturan AI untuk membuat struktur folder di dalam Space yang sudah ada.

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Space yang ingin Anda atur.
3. Klik Kelola.
4. Pilih Kelola dengan AI.
5. Pilih Izinkan AI mengedit dan membuat folder.

6. Edit sesuai kebutuhan Anda, lalu klik Terapkan.

• Catatan: Klik Batalkan perubahan dan minta AI membuat kembali saran untuk struktur file agar Anda mendapatkan opsi lainnya. 

Cara menggunakan Pengaturan AI untuk mengatur folder yang sudah ada.

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Space yang ingin Anda atur.
3. Klik Tata.
4. Pilih Kelola dengan AI.
5. Pilih Gunakan folder yang sudah ada.

Pengaturan AI akan mengurutkan file Anda ke dalam folder yang sudah ada di ruang data Anda. 

Mengedit struktur folder yang disarankan

Setelah Pengaturan AI membuat struktur folder, Anda dapat meninjaunya dan menyesuaikannya sebelum menerapkan perubahan apa pun.

Anda bisa menyesuaikan struktur dengan beberapa cara:

• Edit folder secara langsung dengan mengganti nama, menambahkan, menghapus, atau menata ulang folder dan subfolder.
• Tambahkan folder baru untuk memperluas struktur.
• Menciutkan atau memperluas folder untuk meninjau berbagai level struktur.
• Buat kembali saran dengan mengklik Batalkan perubahan dan membuat struktur baru.

Anda juga dapat memberikan konteks tambahan untuk meningkatkan hasil, seperti: 

• Menjelaskan fungsi Space.
• Merujuk pada cara Space serupa ditata.
• Menggunakan templat atau mengimpor struktur folder dari file CSV.

Semua perubahan dapat ditinjau sebelum diterapkan ke Space Anda.

Hal yang tidak dilakukan oleh pengaturan AI

Pengaturan AI membantu Anda membuat struktur dan keteraturan di ruang data Anda, tetapi fitur ini tidak pernah melakukan perubahan tanpa persetujuan Anda. 

Agar konten Anda tetap aman dan alur kerja Anda dapat diprediksi, ada beberapa hal yang tidak akan dilakukan oleh fitur ini:

• Fitur ini tidak menerapkan perubahan secara otomatis, Anda akan selalu dapat meninjau dan mengonfirmasikan perubahan apa pun.
• Fitur ini tidak menghapus atau menyingkirkan file dari akun Anda.
• Fitur ini tidak akan muncul jika fitur AI dinonaktifkan di pengaturan Anda.