Как использовать ИИ-органайзер в Dropbox DocSend

ИИ-органайзер — это встроенный интеллектуальный помощник, который может создавать дерево папок и классифицировать файлы, чтобы ваше пространство оставалось структурированным, удобным для поиска и готовым к совместному использованию. 

Узнайте, как управлять своим пространством (комнатой данных) и настраивать его.

Функции ИИ-органайзера

Генератор дерева папок

Генератор дерева папок создает рекомендуемую структуру папок в зависимости от типа создаваемой вами комнаты данных.  После создания дерева папок вы можете предварительно просмотреть его, прежде чем вносить какие-либо изменения. При необходимости вы можете вносить изменения прямо в текущей версии, например переименовывать папки.

Сортировка и классификация

Функция сортировки и классификации использует ИИ для анализа имен и метаданных файлов, а затем предлагает, куда следует поместить каждый файл. Эта функция автоматически группирует связанные документы, такие как финансовые отчеты, юридические материалы и кадровые файлы. Перед внесением каких-либо изменений вы можете проверить и подтвердить предложенную систему организации. Для каждого файла будет указано, откуда он был перемещен, чтобы вы могли легко отслеживать изменения. Неизвестные или нераспознанные файлы обрабатываются отдельно, поэтому ничего не теряется.

Все внесенные изменения фиксируются в журнале аудита, к которому можно обращаться для проверки данных или устранения неполадок.

Как использовать ИИ-органайзер 

Как создать структуру папок в пустом пространстве с помощью промпта ИИ-органайзеру

1. Войдите на сайт docsend.com.
2. Нажмите Пространства.
3. Нажмите Создать пространство. 
4. В поле Что вы создаете? введите промпт с описанием комнаты данных, которую необходимо создать.
   • Примечание. Убедитесь, что ваше описание достаточно подробное, и перечислите необходимые функции.
5. Нажмите  (отправить), чтобы отправить промпт. 
6. Чтобы внести изменения, отредактируйте структуру папок напрямую.
7. Для завершения нажмите Добавить в пространство.

Как создать структуру папок в существующем пространстве с помощью ИИ-органайзера.

1. Зайдите в свой аккаунт на сайте docsend.com.
2. Нажмите на пространство, которое хотите упорядочить.
3. Нажмите Упорядочить.
4. Выберите Упорядочить с помощью ИИ.
5. Выберите Разрешить ИИ редактировать и создавать папки.

6. Внесите необходимые изменения и нажмите Применить.

• Примечание. Нажмите Отменить изменения и попросите ИИ повторно создать предложения по структуре файлов, чтобы получить дополнительные варианты. 

Как упорядочить существующие папки с помощью ИИ-органайзера.

1. Войдите на сайт docsend.com.
2. Нажмите на пространство, которое хотите упорядочить.
3. Нажмите Упорядочить.
4. Выберите Упорядочить с помощью ИИ.
5. Выберите Использовать существующие папки.

ИИ-органайзер отсортирует файлы по уже существующим в пространстве папкам. 

Редактирование предложенной структуры папок

После того как ИИ-органайзер создаст структуру папок, вы можете проверить и скорректировать ее, прежде чем вносить какие-либо изменения.

Структуру можно настроить несколькими способами:

• Редактируйте папки напрямую, переименовывая, добавляя, удаляя или упорядочивая папки и вложенные папки.
• Добавляйте новые папки, чтобы расширить структуру.
• Сворачивайте или разворачивайте папки, чтобы просматривать различные уровни структуры.
• Создавайте предложения повторно, нажав Отменить изменения и сгенерировав новую структуру.

Кроме того, вы можете предоставить дополнительный контекст, чтобы улучшить результаты, например: 

• Описать, для чего предназначено пространство.
• Указать, как организованы похожие пространства.
• Использовать шаблоны или импортировать структуру папок из файла CSV.

Все изменения можно проверить, прежде чем применять их к вашему пространству.

Чего не делает ИИ-органайзер

ИИ-органайзер помогает создать структуру и порядок в комнате данных, но он никогда не вносит изменений без вашего одобрения. 

Чтобы обеспечить безопасность вашего содержимого и предсказуемость рабочего процесса, эта функция не выполняет следующие действия:

• Не вносит изменения автоматически: вы всегда сможете проверить и подтвердить любые изменения.
• Не удаляет файлы из вашего аккаунта.
• Функция не будет отображаться, если функции ИИ отключены в настройках.