Usar Organizar con IA en Dropbox DocSend

Organizar con AI es un asistente inteligente integrado que puede crear un árbol de carpetas y clasificar los archivos para ayudar a mantener su Espacio estructurado, fácil de buscar y listo para compartir. 

Aprende a administrar y personalizar tu Espacio (sala de datos).

Características de Organizar con IA

Generador de árbol de carpetas

El generador de árbol de carpetas crea una estructura de carpetas recomendada en función del tipo de sala de datos que estés creando.  Después de generar el árbol de carpetas, puedes obtener una vista previa antes de realizar cualquier cambio. Si es necesario, puedes realizar modificaciones directas, como cambiar el nombre de las carpetas, dentro de la versión actual.

Organizar y clasificar

La característica para organizar y clasificar usa la IA para revisar los nombres y los metadatos de sus archivos y luego sugiere dónde debe colocarse cada archivo. Agrupa automáticamente los documentos relacionados, como los archivos financieros, los documentos legales y los archivos de recursos humanos. Antes de que se realice cualquier cambio, puedes revisar y confirmar la organización sugerida. En el caso de cada archivo, verás de dónde se movió para que puedas realizar un seguimiento de las actualizaciones con facilidad. Los archivos desconocidos o no reconocidos se gestionan por separado para que no se pierda nada.

Todos los cambios aplicados se registran en un registro de auditoría, que puedes consultar para realizar auditorías o solucionar problemas.

Usar Organizar con IA 

Usa la indicación de Organizar con IA para crear una estructura de carpetas en un Espacio vacío

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios. 
3. Haz clic en Crear espacio. 
4. Escribe una indicación en el recuadro situado debajo de ¿Qué vas a compilar? para describir la sala de datos que quieres crear.
   • Nota: Asegúrate de que tu descripción sea detallada y de enumerar las características necesarias.
5. Haga clic en   (enviar) para enviar la indicación. 
6. Para hacer cambios, modifica la estructura de carpetas directamente o usa indicaciones conversacionales.
7. Haz clic en Agregar al Espacio para finalizar.

Usar Organizar con IA para crear una estructura de carpetas en un Espacio actual.

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en el Espacio que quieres organizar.
3. Haz clic en Organizar.
4. Selecciona Organizar con IA.
5. Selecciona Permitir que la IA edite y cree carpetas.

6. Para hacer cambios, modifica la estructura de carpetas directamente o usa indicaciones conversacionales.

• Nota: Haz clic en Descartar cambios y pide que vuelva a generar sugerencias para la estructura de archivos para obtener más opciones. 

7. Haz clic en Solicitar para conservar los cambios.

Usar Organizar con IA para organizar carpetas existentes.

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en el Espacio que quieres organizar.
3. Haz clic en Organizar.
4. Selecciona Organizar con IA.
5. Selecciona Usar las carpetas actuales.

La característica Organizar con IA clasificará tus archivos en las carpetas que ya existen en tu espacio. 

Editar una estructura de carpetas sugerida

Después de que Organizar con IA genere una estructura de carpetas, puedes revisarla y personalizarla antes de aplicar cualquier cambio.

Puedes modificar la estructura de varias maneras:

• Editar las carpetas directamente cambiando el nombre, agregando, quitando o reorganizando carpetas y subcarpetas.
• Agregar nuevas carpetas para ampliar la estructura.
• Contrae o expande las carpetas para revisar los distintos niveles de la estructura.
• Usa indicaciones conversacionales para solicitar cambios específicos. 
• Para volver a generar sugerencias, haz clic en Descartar cambios y genera una nueva estructura.

Además, puedes proporcionar contexto adicional para mejorar los resultados, por ejemplo: 

• Describir para qué sirve el Espacio.
• Indicar cómo se organizan los espacios similares.
• Usar plantillas o importar una estructura de carpetas desde un archivo CSV.

Puedes revisar todos los cambios antes de aplicarlos a tu Espacio.

Indicaciones conversacionales 

Si quieres usar indicaciones conversacionales para solicitar a la función Organizar con IA que edite una estructura de carpetas: 

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios. 
3. Haz clic en Crear espacio. 
4. Escribe una indicación en el recuadro situado debajo de ¿Qué vas a compilar? para describir la sala de datos que quieres crear.
5. Cuando se generen las carpetas, escribe tus indicaciones en el recuadro situado debajo de ¿Necesitas algún cambio? para describir cualquier modificación que quieras realizar.
6. Para deshacer o guardar los cambios que hayas hecho: 
   • Haz clic en Deshacer para revertir los cambios y volver la versión anterior.
   • Haz clic en Solicitar para guardar los cambios.

¿Qué no hace Organizar con IA?

La característica Organizar con IA te ayuda a crear una estructura y ordenar tu sala de datos, pero nunca realiza cambios sin tu aprobación. 

Para mantener tu contenido seguro y tu flujo de trabajo predecible, hay algunas cosas que esta característica no hará:

• No aplica los cambios automáticamente; siempre podrás revisar y confirmar cualquier cambio.
• No elimina ni borra archivos de tu cuenta.
• No aparecerá si las características de IA están desactivadas en la configuración de tu cuenta.