Jak korzystać z funkcji porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji w Dropbox DocSend

Porządkowanie z wykorzystaniem sztucznej inteligencji to wbudowany, inteligentny asystent, który potrafi utworzyć drzewo folderów i odpowiednio sklasyfikować pliki, aby Twoja przestrzeń Space była uporządkowana, umożliwiała wyszukiwanie i była gotowa do udostępniania. 

Dowiedz się, jak zarządzać swoją przestrzenią Space (pokojem danych) i jak ją dostosowywać.

Funkcje dostępne w ramach porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

Generator drzewa folderów

Generator drzewa folderów tworzy zalecaną strukturę folderów na podstawie typu pokoju danych, który chcesz utworzyć.  Po wygenerowaniu drzewa folderów możesz wyświetlić jego podgląd przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian. W razie potrzeby możesz wprowadzić zmiany bezpośrednio w bieżącej wersji, np. zmienić nazwy folderów.

Sortowanie i klasyfikacja

Funkcja sortowania i klasyfikacji wykorzystuje sztuczną inteligencję, aby poznać nazwy oraz metadane plików, a następnie sugeruje, gdzie należy umieścić poszczególne pliki. Funkcja ta automatycznie grupuje powiązane dokumenty, takie jak dane finansowe, materiały prawne i pliki dotyczące HR. Przed wprowadzeniem zmian możesz zapoznać się z proponowanym sposobem uporządkowania plików i go zatwierdzić. Będziesz widzieć, skąd poszczególne pliki zostały przeniesione, co ułatwia śledzenie zmian. Nieznane lub nierozpoznane pliki są obsługiwane oddzielnie, dzięki czemu nic nie ginie.

Wszystkie wprowadzone zmiany są zapisywane w dzienniku inspekcji, który może Ci pomóc w rozwiązaniu problemów.

Jak korzystać z funkcji porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji 

Użyj promptu w funkcji porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, aby utworzyć strukturę folderów w pustej przestrzeni Space

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij Przestrzenie Space. 
3. Kliknij Utwórz przestrzeń Space. 
4. W polu Co chcesz utworzyć? wpisz prompt opisujący pokój danych, który chcesz utworzyć.
   • Uwaga: pamiętaj, aby opis był szczegółowy i uwzględniał wymagane funkcjonalności.
5. Kliknij   (wyślij), aby wysłać prompt. 
6. Aby wprowadzić zmiany, edytuj strukturę folderów bezpośrednio.
7. Aby zakończyć, kliknij Dodaj do przestrzeni Space.

Jak korzystać z funkcji porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, aby utworzyć strukturę folderów w istniejącej przestrzeni Space.

1. Zaloguj się w witrynie docsend.com.
2. Kliknij przestrzeń Space, którą chcesz uporządkować.
3. Kliknij Uporządkuj.
4. Wybierz Uporządkuj z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
5. Wybierz Pozwól sztucznej inteligencji edytować i tworzyć foldery.

6. Zmień według swoich potrzeb, a następnie kliknij Zastosuj.

• Uwaga: kliknij Odrzuć zmiany i poproś o ponowne wygenerowanie sugestii w zakresie struktury plików, aby uzyskać więcej opcji. 

Jak korzystać z funkcji porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji, aby uporządkować istniejące foldery.

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij przestrzeń Space, którą chcesz uporządkować.
3. Kliknij Organizuj.
4. Wybierz Uporządkuj z wykorzystaniem sztucznej inteligencji.
5. Wybierz opcję Użyj istniejących folderów.

Funkcja porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji posortuje Twoje pliki do folderów, które już istnieją w Twojej przestrzeni Space. 

Edytowanie proponowanej struktury folderów

Po wygenerowaniu struktury folderów przez funkcję porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji możesz się z nią zapoznać i odpowiednio ją dostosować przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian.

Możesz dostosować strukturę na kilka sposobów:

• Edytuj foldery bezpośrednio, zmieniając nazwy, dodając, usuwając lub zmieniając układ folderów i podfolderów.
• Dodaj nowe foldery, aby rozbudować strukturę.
• Zwiń lub rozwiń foldery, aby przejrzeć różne poziomy struktury.
• Ponownie wygeneruj propozycje, klikając Odrzuć zmiany i generując nową strukturę.

Możesz również podać dodatkowy kontekst, aby uzyskać lepsze wyniki, na przykład: 

• Opisując, do czego służy przestrzeń Space.
• Wskazując, w jaki sposób uporządkowane są podobne przestrzenie Space.
• Korzystając z szablonów lub importując strukturę folderów z pliku CSV.

Wszystkie zmiany można przejrzeć przed ich zastosowaniem w przestrzeni Space.

Czego nie robi funkcja porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji

Funkcja porządkowania z wykorzystaniem sztucznej inteligencji pomaga stworzyć strukturę i utrzymać porządek w Twoim pokoju danych, ale nigdy nie wprowadza zmian bez Twojej zgody. 

Aby zapewnić bezpieczeństwo zawartości i przewidywalność przepływu pracy, funkcja ta nie będzie wykonywać kilku czynności:

• Nie wprowadza zmian automatycznie – zawsze masz możliwość zapoznania się z wszelkimi zmianami i ich zatwierdzenia.
• Nie usuwa plików z Twojego konta.
• Funkcja nie będzie widoczna, jeśli funkcje związane ze sztuczną inteligencją są wyłączone w ustawieniach.