Como usar a organização por IA no Dropbox DocSend

A organização por AI é um assistente inteligente integrado capaz de criar uma estrutura de pastas e classificar arquivos para ajudar a manter seu espaço organizado, pesquisável e pronto para ser compartilhado. 

Saiba como gerenciar e personalizar seu espaço (sala de dados).

Recursos da organização por IA

Gerador de estrutura de pastas

O gerador de estrutura de pastas cria uma estrutura recomendada com base no tipo de sala de dados que você está criando.  Depois de gerar a estrutura de pastas, você pode visualizá-la antes de fazer qualquer alteração. Se necessário, você pode fazer edições em linha, como renomear pastas dentro da versão atual.

Ordenação e classificação

A ordenação e classificação usa IA para revisar os nomes e os metadados dos seus arquivos e, em seguida, sugere para onde cada arquivo deve ir. Ele agrupa automaticamente documentos relacionados, como financeiros, materiais jurídicos e arquivos de RH. Antes de fazer qualquer alteração, você pode revisar e confirmar a organização sugerida. Você verá de onde cada arquivo foi movido para poder acompanhar as atualizações facilmente. Os arquivos desconhecidos ou não reconhecidos são tratados separadamente para que nada se perca.

Todas as alterações aplicadas são registradas em um registro de auditoria, que você pode consultar para fins de auditoria ou solução de problemas.

Como usar a organização por IA 

Use o comando da organização por IA para criar uma estrutura de pastas em um espaço vazio

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Espaços. 
3. Clique em Criar Espaço. 
4. Insira um prompt na caixa abaixo de O que você está criando, descrevendo a sala de dados que deseja criar.
   • Observação: verifique se a sua descrição está bem detalhada e liste os recursos necessários.
5. Clique em   (enviar) para enviar o prompt. 
6. Para fazer alterações, edite a estrutura de pastas diretamente ou use prompts conversacionais.
7. Clique em Adicionar ao Espaço para concluir.

Como usar a organização por IA para criar uma estrutura de pastas em um espaço existente.

1. Acesse o site docsend.com.
2. Clique no espaço que você quer organizar.
3. Clique em Organizar.
4. Selecione Organizar com IA.
5. Selecione Permitir que a IA edite e crie pastas.

6. Para fazer alterações, edite a estrutura de pastas diretamente ou use prompts conversacionais.

• Observação: clique em Descartar alterações e peça que gere novas sugestões para a estrutura de arquivos para ter mais opções. 

7. Clique em Aplicar para manter as alterações.

Como usar a organização por IA para organizar pastas existentes.

1. Entre no docsend.com.
2. Clique no espaço que você quer organizar.
3. Clique em Organizar.
4. Selecione Organizar com IA.
5. Selecione Usar pastas existentes.

A organização por IA ordenará seus arquivos nas pastas que já existem no seu espaço. 

Edição de uma estrutura de pastas sugerida

Depois que a organização por IA gerar uma estrutura de pastas, você pode revisá-la e personalizá-la antes de aplicar qualquer alteração.

Você pode ajustar a estrutura de várias maneiras:

• Editar pastas diretamente renomeando, adicionando, removendo ou reorganizando pastas e subpastas.
• Adicione novas pastas para expandir a estrutura.
• Recolha ou expanda as pastas para revisar diferentes níveis da estrutura.
• Use prompts conversacionais para solicitar alterações específicas. 
• Gere novas sugestões clicando em Descartar alterações e gerando uma nova estrutura.

Você também pode fornecer contexto adicional para melhorar os resultados, como: 

• Descrever para que serve o espaço.
• Fazer referência a como espaços semelhantes são organizados.
• Usar modelos ou importar uma estrutura de pastas de um arquivo CSV.

Todas as alterações podem ser revisadas antes de serem aplicadas ao seu espaço.

Prompts conversacionais 

Para usar prompts conversacionais para solicitar que a organização por IA edite uma estrutura de pastas: 

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Espaços. 
3. Clique em Criar Espaço. 
4. Insira um prompt na caixa abaixo de O que você está criando, descrevendo a sala de dados que deseja criar.
5. Quando as pastas forem geradas, insira seus prompts na caixa abaixo de Precisa de alguma alteração, descrevendo as edições desejadas.
6. Desfaça ou salve as alterações feitas: 
   • Clique em Desfazer para reverter para a versão anterior.
   • Clique em Aplicar para salvar as alterações.

O que a organização por IA não faz

A organização por IA ajuda você a criar estrutura e ordem na sua sala de dados, mas nunca faz alterações sem a sua aprovação. 

Para manter seu conteúdo seguro e seu fluxo de trabalho previsível, há algumas coisas que ela não faz:

• Não aplica alterações automaticamente. Você sempre pode revisar e confirmar qualquer alteração.
• Não exclui ou remove arquivos da sua conta.
• Não aparecerá se os recursos de IA estiverem desativados nas suas configurações.