Zo gebruik je AI Organize op Dropbox DocSend

AI Organize is een ingebouwde, intelligente assistent die een mappenstructuur kan opstellen en bestanden kan classificeren om je Space overzichtelijk, doorzoekbaar en klaar voor delen te houden. 

Meer informatie over het beheren en aanpassen van je Space (gegevensruimte).

Functies van AI Organize

Mappenstructuurgenerator

De mappenstructuurgenerator maakt een aanbevolen mappenstructuur aan op basis van het type gegevensruimte dat je aan het opbouwen bent.  Nadat de mappenstructuur is gegenereerd, kun je er een voorbeeld van bekijken voordat je eventuele wijzigingen aanbrengt. Indien nodig kun je binnen de huidige versie bewerkingen uitvoeren, zoals het hernoemen van mappen.

Sorteren en classificeren

Sorteren en classificeren maakt gebruik van AI om je bestandsnamen en metagegevens te controleren en vervolgens voor te stellen waar elk bestand thuishoort. De functie groepeert automatisch gerelateerde documenten, zoals financiële gegevens, juridisch materiaal en HR-bestanden. Voordat er wijzigingen worden aangebracht, kun je de voorgestelde indeling controleren en bevestigen. Je ziet voor elk bestand waar het vandaan komt, zodat je wijzigingen eenvoudig kunt bijhouden. Onbekende of niet-herkende bestanden worden afzonderlijk behandeld, zodat er niets verloren gaat.

Alle wijzigingen worden vastgelegd in een controlelogboek, dat je kunt raadplegen ter controles of om problemen op te lossen.

Zo gebruik je AI Organize 

De prompt AI Organize gebruiken om een mappenstructuur aan te maken in een lege Space

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces. 
3. Klik op Space aanmaken. 
4. Voer in het vak onder Wat ben je aan het bouwen een prompt in waarin je de gegevensruimte beschrijft die je wilt aanmaken.
   • Opmerking: Maak een gedetailleerde beschrijving en noem de benodigde functies.
5. Klik op   (verzenden) om de prompt te verzenden. 
6. Om wijzigingen aan te brengen, bewerkt u de mappenstructuur rechtstreeks of gebruikt u conversationele prompts.
7. Klik op Toevoegen aan Space om het proces af te ronden.

Zo gebruik je AI Organize om een mappenstructuur aan te maken in een bestaande Space.

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op de Space die je wilt ordenen.
3. Klik op Organiseren.
4. Selecteer Ordenen met AI.
5. Selecteer AI mappen laten bewerken en aanmaken.

6. Om wijzigingen aan te brengen, bewerkt u de mappenstructuur rechtstreeks of gebruikt u conversationele prompts.

• Opmerking: Klik op Wijzigingen annuleren en laat de AI opnieuw suggesties voor de bestandsstructuur genereren om meer opties te krijgen. 

7. Klik op Toepassen om de wijzigingen te behouden.

Zo gebruik je AI Organize om bestaande mappen te ordenen.

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op de Space die je wilt ordenen.
3. Klik op Organiseren.
4. Selecteer Ordenen met AI.
5. Selecteer Bestaande mappen gebruiken.

AI Organize sorteert je bestanden in de mappen die al in je Space staan. 

Een voorgestelde mappenstructuur bewerken

Nadat AI Organize een mappenstructuur heeft gegenereerd, kun je deze controleren en aanpassen voordat je de wijzigingen toepast.

Je kunt de structuur op verschillende manieren aanpassen:

• Mappen rechtstreeks bewerken door mappen en submappen te hernoemen, toe te voegen, te verwijderen of te herschikken.
• Nieuwe mappen toevoegen om de structuur uit te breiden.
• Mappen samenvouwen of uitvouwen om verschillende niveaus van de structuur te bekijken.
• Gebruik conversationele prompts om specifieke wijzigingen aan te vragen. 
• Genereer opnieuw suggesties door op Wijzigingen annuleren te klikken en een nieuwe structuur te genereren.

Je kunt ook extra context geven om de resultaten te verbeteren, zoals: 

• Beschrijven waar de Space voor bedoeld is.
• Vermelden hoe vergelijkbare Spaces zijn georganiseerd.
• Sjablonen gebruiken of een mappenstructuur importeren uit een CSV-bestand.

Alle wijzigingen kunnen worden gecontroleerd voordat ze op je Space worden toegepast.

Conversationele prompts 

Zo gebruik je conversationele prompts om AI Organize te vragen een mappenstructuur te bewerken: 

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces. 
3. Klik op Space aanmaken. 
4. Voer in het vak onder Wat ben je aan het bouwen een prompt in waarin je de gegevensruimte beschrijft die je wilt aanmaken.
5. Wanneer de mappen zijn gegenereerd, voer je je prompts in in het vak onder Wijzigingen nodig , waarin je de bewerkingen beschrijft die je wilt aanbrengen.
6. Wijzigingen ongedaan maken of opslaan: 
   • Klik op Ongedaan maken om terug te keren naar de vorige versie.
   • Klik op Toepassen om de wijzigingen op te slaan.

Wat AI Organize niet doet

AI Organize helpt je om structuur en orde in je gegevensruimte te brengen, maar brengt nooit wijzigingen aan zonder jouw toestemming. 

Om je materiaal veilig en je workflow voorspelbaar te houden, zijn er een paar dingen die deze functie niet doet:

• De functie past wijzigingen niet automatisch toe; je kunt eventuele wijzigingen altijd controleren en bevestigen.
• De functie verwijdert geen bestanden uit je account.
• De functie wordt niet weergegeven als AI-functies zijn uitgeschakeld in je instellingen.