Dropbox DocSend で AI organize を使用する方法

AI organize は、フォルダツリーの作成やファイルの分類を行う組み込み型のインテリジェントアシスタントで、スペースを整理された状態に保ち、検索しやすく、共有できる状態に整えるのに役立ちます。

スペース（データルーム）の 管理 方法と カスタマイズ 方法をご紹介します。

AI organize の機能

フォルダ ツリー生成機能

フォルダツリー生成機能は、作成しているデータルームの種類に基づいて、推奨されるフォルダ構造を作成します。 フォルダツリーを生成した後、変更を適用する前にプレビューすることができます。必要に応じて、現行バージョン内でフォルダ名の変更など、インライン編集を行うことができます。

並べ替えと分類機能

並べ替えと分類機能は、AIを使用してファイル名とメタデータを確認し、各ファイルの配置場所を提案します。 財務資料、法務資料、人事ファイルなどの関連するドキュメントを自動的にグループ化します。変更が適用される前に、提案された整理内容を確認し、承認することができます。 各ファイルについて、どこから移動されたかを確認できるため、更新内容を簡単に追跡できます。不明なファイルや認識されないファイルは個別に処理されるため、情報が失われることはありません。

すべての適用された変更は監査ログに記録され、監査やトラブルシューティングの際に参照できます。

AI organize を使用する方法 

AI Organize のプロンプトを使用して、空のスペースにフォルダ構造を作成する

1. docsend.com にログインします。
2. スペース をクリックします。
3. スペースを作成をクリックします。 
4. 何を作成しますか？ の下にあるボックスに、作成したいデータ ルームについて説明するプロンプトを入力します。
   • 注： 説明は詳細にし、必要な機能を必ず記載してください。
5.  （送信）をクリックして、プロンプトを送信します。 
6. 変更を行うには、フォルダ構造を直接編集してください。
7. スペースに追加 をクリックして完了します。

AI Organize を使用して、既存のスペース内にフォルダ構造を作成する方法。

1. docSend.com にログインします。
2. 整理したいスペースをクリックします。
3. ［整理］をクリックします。
4. AI で整理を選択します。
5. AI に編集とフォルダ作成を任せるを選択します。

6. ニーズに応じて編集し、 適用をクリックします。

• 注： 変更を破棄をクリックすると、ファイル構造の提案が再生成され、より多くの選択肢を確認できます。

AI Organize を使用して、既存のフォルダを整理する方法。

1. docsend.com にログインします。
2. 整理したいスペースをクリックします。
3. ［整理］をクリックします。
4. AI で整理を選択します。
5. 既存のフォルダを使用] を選択します。

AI Organize は、スペースにすでに存在するフォルダにファイルを並べ替えます。

提案されたフォルダ構造を編集する

AI Organize がフォルダ構造を生成した後、変更を適用する前に内容を確認し、カスタマイズすることができます。

構造は、次のようなさまざまな方法で調整できます。

• フォルダやサブフォルダの名前変更、追加、削除、再配置などを行い、フォルダ構造を直接編集する。
• 新しいフォルダを追加して、構造を拡張する。
• フォルダを折りたたんだり展開したりして、構造のさまざまなレベルを確認する。
• 変更を破棄をクリックして提案を再生成し、新しい構造を生成する。

また、次のような追加のコンテキストを提供して、検索結果を改善することもできます。 

• スペースの用途を説明する。
• 類似したスペースがどのように整理されているかを参照する。
• テンプレートを使用したり、CSV ファイルからフォルダ構造をインポートしたりする。

すべての変更は、スペースに適用する前に確認できます。

AI organize でできないこと

AI organize は、データルームの構造を作成し整理するのに役立ちますが、ユーザーの承認なしに変更を加えることは決してありません。

コンテンツの安全性とワークフローの予測可能性を保つために、AI organize にはいくつかできないことがあります。

• 変更は自動的には適用されず、常にすべての変更を確認して承認することができる。
• アカウントのファイルを削除または除去することはできない。
• 設定で AI 機能がオフになっている場合、この機能は表示されない。