Dropbox DocSend에서 AI 정리 기능을 사용하는 방법

AI 정리 기능은 폴더 트리를 작성하고 파일을 분류하여 스페이스를 체계적으로 정리하고, 검색 가능하게 만들고, 공유 준비가 되게 해주는 내장된 지능형 도우미입니다. 

스페이스(데이터룸)를 관리하고 맞춤 설정하는 방법을 알아보세요.

AI 정리의 기능

폴더 트리 생성기

폴더 트리 생성기는 사용자가 만드는 데이터룸의 유형을 기반으로 권장 폴더 구조를 생성합니다.  폴더 트리를 생성한 후에는 변경하기 전에 미리 볼 수 있습니다. 필요한 경우, 현재 버전 내에서 폴더 이름 변경과 같은 인라인 편집 작업을 수행할 수 있습니다.

정렬 및 분류

정렬 및 분류 기능은 AI를 사용하여 파일 이름과 메타데이터를 검토한 후 각 파일을 어디에 저장할지 제안합니다. 재무, 법률 자료, HR 파일 등 관련 문서를 자동으로 그룹화합니다. 변경이 이루어지기 전에 제안된 구성을 검토하고 확인할 수 있습니다. 각 파일에 대해 파일이 이동된 위치를 확인할 수 있으므로 업데이트 내역을 쉽게 추적할 수 있습니다. 알 수 없거나 인식할 수 없는 파일은 별도로 처리되므로 아무것도 사라지지 않습니다.

적용된 모든 변경 사항은 감사 로그에 기록되며, 감사 또는 문제 해결 시 이 로그를 참조할 수 있습니다.

AI 정리 기능을 사용하는 방법 

AI 정리 프롬프트를 사용하여 빈 스페이스에 폴더 구조를 만듭니다.

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 스페이스를 클릭합니다.
3. 스페이스 만들기를 클릭합니다. 
4. 무엇을 구축하시려고 하시나요? 아래의 입력란에 만들려는 데이터룸에 대한 설명을 입력합니다.
   • 참고: 설명이 상세하게 작성되어 있는지 확인하고, 필요한 기능을 나열하세요.
5.  (보내기)를 클릭하여 프롬프트를 보냅니다. 
6. 변경하려면 폴더 구조를 직접 편집합니다.
7. 스페이스에 추가를 클릭하여 완료합니다.

AI 정리 기능을 사용하여 기존 스페이스에 폴더 구조를 만드는 방법.

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 정리하려는 스페이스를 클릭합니다.
3. 정리를 클릭합니다.
4. AI로 정리를 선택합니다.
5. AI가 폴더를 수정하고 만들 수 있도록 허용을 선택합니다.

6. 필요에 따라 편집한 다음 적용을 클릭합니다.

• 참고: 변경 사항 취소를 클릭하고 파일 구조에 대한 제안을 다시 생성하여 추가 옵션까지 확인할 수 있습니다. 

AI 정리 기능을 사용하여 기존 폴더를 정리하는 방법.

1. docsend.com에 로그인합니다.
2. 정리하려는 스페이스를 클릭합니다.
3. 정리를 클릭합니다.
4. AI로 정리를 선택합니다.
5. 기존 폴더 사용을 선택합니다.

AI 정리 기능은 파일을 내 스페이스에 이미 존재하는 폴더로 분류합니다. 

AI가 제안한 폴더 구조 수정

AI 정리가 폴더 구조를 생성한 후에는 변경 사항을 적용하기 전에 해당 구조를 검토하고 사용자 지정할 수 있습니다.

다음과 같은 여러 가지 방법으로 구조를 조정할 수 있습니다.

• 폴더와 하위 폴더의 이름을 바꾸거나, 폴더를 추가, 제거, 재정리하여 폴더를 직접 수정합니다.
• 새 폴더를 추가하여 구조를 확장합니다.
• 폴더를 접거나 펼쳐 구조의 여러 계층을 검토합니다.
• 변경 사항 취소를 클릭하고 새 구조를 생성하여 제안을 다시 생성합니다.

또한, 다음과 같이 결과를 개선하기 위해 추가적인 맥락을 제공할 수도 있습니다. 

• 스페이스의 용도 설명하기.
• 유사한 스페이스가 어떻게 구성되어 있는지 언급하기.
• 템플릿을 사용하거나 CSV 파일에서 폴더 구조 가져오기.

모든 변경 사항은 검토한 후 스페이스에 적용할 수 있습니다.

AI 정리가 하지 않는 일

AI 정리는 데이터룸의 구조와 순서를 정하는 데 도움이 되지만, 사용자의 승인 없이 변경 작업을 수행하지는 않습니다. 

콘텐츠를 안전하게 보호하고 워크플로를 예측 가능하게 유지하기 위해 이 기능이 수행하지 않는 몇 가지 작업이 있습니다.

• 변경 사항을 자동으로 적용하지 않으므로, 사용자는 언제든지 변경 사항을 검토하고 확인할 수 있습니다.
• 이 기능은 내 계정에서 파일을 삭제하거나 제거하지 않습니다.
• 설정에서 AI 기능이 꺼져 있는 경우 이 기능은 표시되지 않습니다.