Sådan bruger du AI-organisering i Dropbox DocSend

AI-organisering er en indbygget, intelligent assistent, der kan oprette et mappetræ og klassificere filer for at hjælpe med at sikre, at dit Space er struktureret, søgbart og klart til deling. 

Få mere at vide om, hvordan du administrerer og tilpasser dit Space (datarum).

Funktioner i AI-organisering

Mappestrukturgenerator

Mappestrukturgeneratoren opretter en anbefalet mappestruktur på baggrund af den type datarum, du er ved at oprette.  Når mappestrukturen er oprettet, kan du se en forhåndsvisning af den, før du foretager eventuelle ændringer. Hvis det er nødvendigt, kan du foretage inline-redigeringer, f.eks. omdøbe mapper, i den aktuelle version.

Sortering og klassificering

Sortering og klassificering bruger AI til at gennemgå dine filnavne og metadata og foreslår derefter, hvor hver fil skal placeres. Funktionen grupperer automatisk relaterede dokumenter, f.eks. regnskabsdokumenter, juridiske dokumenter og HR-filer. Før der foretages ændringer, kan du gennemgå og bekræfte den foreslåede organisering. For hver fil får du vist, hvor den blev flyttet fra, så du nemt kan spore opdateringer. Ukendte eller ikke-genkendte filer håndteres særskilt, så intet går tabt.

Alle foretagne ændringer registreres i en overvågningslog, som du kan bruge som reference i forbindelse med overvågning eller fejlfinding.

Sådan bruger du AI-organisering 

Brug AI Organiser-prompten til at oprette en mappestruktur i et tomt Space

1. Log på docsend.com.
2. Klik på Spaces. 
3. Klik på Opret Space. 
4. Indtast en prompt i feltet under Hvad er du ved at oprette, som beskriver det datarum, du ønsker at oprette.
   • Bemærk: Sørg for, at din beskrivelse er detaljeret, og angiv de nødvendige funktioner.
5. Klik på   (send) for at sende prompten. 
6. Hvis du vil foretage ændringer, skal du redigere mappestrukturen direkte.
7. Klik på Føj til Space for at færdiggøre processen.

Sådan bruger du AI-organisering til at oprette en mappestruktur i et eksisterende Space.

1. Log på docsend.com.
2. Klik på det Space, du ønsker at organisere.
3. Klik på Organiser.
4. Vælg Organiser med AI.
5. Vælg Lad AI redigere og oprette mapper.

6. Rediger i henhold til dine behov, og klik derefter på Anvend.

• Bemærk: Klik på Kassér ændringer, og lad funktionen generere forslag til filstrukturen igen for at få flere valgmuligheder. 

Sådan bruger du AI-organisering til at organisere eksisterende mapper.

1. Log på docsend.com.
2. Klik på det Space, du ønsker at organisere.
3. Klik på Organiser.
4. Vælg Organiser med AI.
5. Vælg Brug eksisterende mapper.

AI Organiser sorterer dine filer i de mapper, der allerede findes på dit Space. 

Redigering af en foreslået mappestruktur

Når AI Organiser har oprettet en mappestruktur, kan du gennemgå og tilpasse den, før du foretager eventuelle ændringer.

Du kan ændre strukturen på flere måder:

• Rediger mapper direkte ved at omdøbe, tilføje, fjerne eller omorganisere mapper og undermapper.
• Tilføj nye mapper for at udvide strukturen.
• Skjul eller udvid mapper for at gennemgå forskellige niveauer i strukturen.
• Generer forslag igen ved at klikke på Kassér ændringer og generere en ny struktur.

Du kan også tilføje yderligere kontekst for at forbedre resultaterne, f.eks.: 

• Beskrive, hvad Space er til.
• Henvise til, hvordan lignende Spaces er organiseret.
• Bruge skabeloner eller importere en mappestruktur fra en CSV-fil.

Du kan gennemgå alle ændringer, før du anvender dem på dit Space.

Det gør AI-organisering ikke

AI-organisering hjælper dig med at skabe struktur og orden i dit datarum, men den foretager aldrig ændringer uden din godkendelse. 

For at beskytte dit indhold og gøre din arbejdsgang forudsigelig er der et par ting, som funktionen ikke vil gøre:

• Den foretager ikke ændringer automatisk. Du kan altid gennemgå og bekræfte eventuelle ændringer.
• Den sletter eller fjerner ikke filer fra din konto.
• Den vises ikke, hvis AI-funktionerne er slået fra i dine indstillinger.