Comment utiliser l’organiseur IA dans Dropbox DocSend

L’organiseur IA est un assistant intelligent intégré capable de structurer une arborescence de dossiers et de classer les fichiers afin de vous aider à maintenir votre espace bien agencé, consultable et prêt à être partagé. 

Découvrez comment gérer et personnaliser votre espace (salle de données).

Fonctionnalités de l’Organiseur IA

Générateur d’arborescence de dossiers

Le générateur d’arborescence propose une structure de dossiers adaptée au type de salle de données que vous créez. Une fois l’arborescence générée, prévisualisez-la avant d’apporter des modifications. Si besoin, modifiez-la directement, par exemple en renommant les dossiers de la version en cours.

Tri et classification

Le tri et la classification s’appuient sur l’IA pour analyser les noms et métadonnées de vos fichiers, puis suggérer leurs emplacements. Les documents associés (financiers, juridiques, RH, etc.) sont automatiquement regroupés. Avant toute modification, vous pouvez vérifier et confirmer l’organisation proposée. Pour suivre facilement les modifications, les emplacements d’origine de chaque fichier seront affichés. Afin d’éviter toute perte, les fichiers inconnus ou non reconnus sont traités à part.

Toutes les modifications appliquées sont enregistrées dans un journal d’audit, que vous pouvez consulter pour vérifier ou résoudre un problème.

Comment utiliser l’organiseur IA 

Envoyez une requête à l’Organiseur AI lui demandant de créer une structure de dossiers dans un espace vide.

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur Espaces. 
3. Cliquez sur Créer un espace. 
4. Dans le champ sous Que souhaitez-vous créer ?, décrivez la salle de données que vous souhaitez mettre en place.
   • Remarque : veillez à fournir une description détaillée et à préciser les fonctionnalités attendues.
5. Cliquez sur  (envoyer) pour envoyer la requête. 
6. Pour apporter des modifications, changez directement la structure des dossiers.
7. Cliquez sur Ajouter à l’espace pour finaliser l’opération.

Comment créer une structure de dossiers dans un espace existant avec l’organiseur IA

1. Connectez-vous à votre compte sur docsend.com.
2. Cliquez sur l’espace à organiser.
3. Cliquez sur Organiser.
4. Choisissez Organiseur IA.
5. Sélectionnez Autoriser l’IA à modifier et à créer des dossiers.

6. Apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Appliquer.

• Remarque : cliquez sur Abandonner les modifications et demandez à l’IA de générer de nouvelles suggestions de structure. 

Comment organiser des dossiers existants avec l’organiseur IA

1. Connectez-vous à docsend.com.
2. Cliquez sur l’espace à organiser.
3. Cliquez sur Organiser.
4. Choisissez Organiseur IA.
5. Sélectionnez Utiliser les dossiers existants.

L’organiseur IA classe vos fichiers dans les dossiers déjà présents dans votre espace. 

Modifier une structure de dossiers suggérée

Une fois la structure générée, vous pouvez la consulter et la personnaliser avant d’appliquer les modifications.

Pour cela, il existe plusieurs façons :

• Modifier directement les dossiers : renommer, ajouter, supprimer ou réorganiser dossiers et sous-dossiers.
• Ajouter de nouveaux dossiers pour enrichir la structure.
• Réduire ou développer les dossiers pour consulter les différents niveaux de la structure.
• Générer de nouvelles suggestions en cliquant sur Abandonner les modifications

Vous pouvez aussi fournir plus de contexte pour affiner les résultats, par exemple :

• En expliquant quel est l’objectif de cet espace.
• En indiquant la façon dont des Espaces similaires sont organisés.
• En utilisant des modèles ou en important une structure de dossiers depuis un fichier CSV.

Toutes les modifications peuvent être examinées avant d’être appliquées à votre espace.

Ce que l’Organiseur IA ne peut pas faire

L’organiseur IA aide à structurer et à mettre de l’ordre dans votre salle de données, mais elle n’apporte jamais de modifications sans votre approbation. 

Pour garantir la sécurité de votre contenu et la prévisibilité de votre flux de travail, voici ce que cette fonctionnalité ne fait pas :

• Elle n’applique jamais de modifications automatiquement : il vous revient toujours de les vérifier et de les confirmer.
• Elle ne supprime aucun fichier de votre compte.
• Si les fonctionnalités d’IA sont désactivées dans vos paramètres, elle n’apparaît pas.