Slik bruker du KI-organisering i Dropbox DocSend

KI-organisering er en innebygd, intelligent assistent som kan lage utkast til et mappetre og klassifisere filer for å bidra til å holde datarommet strukturert, søkbart og klart til deling. 

Finn ut hvordan du administrerer og tilpasser Space (datarommet).

Funksjonene i KI-organisering

Mappetregenerator

Mappetregeneratoren oppretter en anbefalt mappestruktur basert på typen datarom du setter opp.  Etter at mappetreet er generert, kan du forhåndsvise det før du gjør eventuelle endringer. Hvis det er nødvendig, kan du foreta direkte redigeringer, for eksempel endre navn på mapper, i den gjeldende versjonen.

Sortering og klassifisering

KI brukes ved sortering og klassifisering for å gjennomgå filnavn og metadata, og kommer deretter med forslag om plassering av filene. Funksjonen grupperer automatisk relaterte dokumenter, for eksempel økonomiske dokumenter, juridisk materiale og HR-filer. Før det gjøres noen endringer, kan du gå gjennom og bekrefte den foreslåtte organiseringen. For alle filene ser du hvor de ble flyttet fra, slik at du enkelt kan spore oppdateringer. Ukjente eller ikke gjenkjente filer håndteres separat, slik at ingenting går tapt.

Alle utførte endringer registreres i en tilsynslogg som kan brukes som referanse ved tilsyn eller feilsøking.

Slik bruker du KI-organisering 

Bruk KI-organiseringskommandoen til å opprette en mappestruktur i et tomt datarom

1. Logg på docsend.com.
2. Klikk på Spaces. 
3. Klikk på Opprett Space. 
4. Skriv inn en kommando i boksen under Hva setter du opp? som beskriver datarommet du ønsker å opprette.
   • Merk: Sørg for at beskrivelsen er detaljert, og oppfør nødvendige funksjoner.
5. Klikk på   (send) for å sende kommandoen. 
6. For å gjøre endringer må du redigere mappestrukturen direkte.
7. Klikk på Legg til i Space for å fullføre.

Slik bruker du KI-organisering til å opprette en mappestruktur i et eksisterende datarom.

1. Logg på to docsend.com.
2. Klikk på datarommet du ønsker å organisere.
3. Klikk på Organiser.
4. Velg Organiser med KI.
5. Velg La KI redigere og opprette mapper.

6. Rediger etter behov, og klikk deretter på Bruk.

• Merk: Klikk på Forkast endringer og la verktøyet generere nye forslag til filstruktur for å få flere alternativer. 

Slik bruker du KI-organisering til å organisere eksisterende mapper.

1. Logg på docsend.com.
2. Klikk på datarommet du ønsker å organisere.
3. Klikk på Organiser.
4. Velg Organiser med KI.
5. Velg Bruk eksisterende mapper.

KI-organisering sorterer filene i mappene som allerede finnes i datarommet. 

Redigere et forslag til mappestruktur

Etter at KI-organisering har generert en mappestruktur, kan du gå gjennom og tilpasse den før du gjennomfører eventuelle endringer.

Du kan justere strukturen på flere måter:

• Rediger mapper direkte ved å endre navn på, legge til, fjerne eller omorganisere mapper og undermapper.
• Legg til nye mapper for å utvide strukturen.
• Skjul eller utvid visning av mapper for å gjennomgå ulike nivåer i strukturen.
• Generer nye forslag ved å klikke på Forkast endringer, og en ny struktur genereres.

Du kan også oppgi ytterligere kontekst for å forbedre resultatene, for eksempel: 

• En beskrivelse av hva datarommet skal brukes til.
• En henvisning til hvordan lignende datarom er organisert.
• Bruke maler eller importere en mappestruktur fra en CSV-fil.

Alle endringer kan gjennomgås før de brukes i datarommet.

Dette gjør KI-organisering ikke

KI-organisering hjelper deg med å skape struktur og orden i datarommet, men foretar aldri endringer uten din godkjenning. 

For å ivareta innholdets sikkerhet og holde arbeidsflyten forutsigbar, er det noen ting funksjonen ikke gjør:

• Den gjennomfører ikke endringer automatisk. Du kan alltid gå gjennom og bekrefte eventuelle endringer.
• Den sletter eller fjerner ikke filer fra kontoen.
• Den vises ikke hvis KI-funksjonene er slått av i innstillingene.