如何在 Dropbox DocSend 上使用 AI 整理功能

AI 整理是一項內建的智慧型輔助功能，可以建立資料夾樹狀結構並對檔案進行分類，協助您保持空間井然有序、便於搜尋，並隨時可供分享。

瞭解如何管理和自訂您的 Space 協作區（資料室）。

AI 整理功能

資料夾樹產生器

資料夾樹狀結構產生器會根據您要建立的資料室類型，建立建議的資料夾結構。建立資料夾樹狀結構後，您可以在進行任何變更之前先進行預覽。如有需要，您可以在目前版本中進行內嵌編輯，例如重新命名資料夾。

排序與分類

排序和分類功能會使用人工智慧檢查您的檔案名稱和中繼資料，然後建議每個檔案應該放在哪裡。它會自動將相關文件（例如財務資料、法律資料和人資檔案）分組。在作出任何變更之前，您可以檢查並確認建議的整理方式。您會看到每個檔案原本的位置，因此可以輕鬆追蹤更新情況。未知或無法辨識的檔案會單獨處理，因此不會遺失任何內容。

所有套用的變更都會記錄在稽核紀錄檔中，您可以在進行稽核或疑難排解時參考此紀錄檔。

如何使用 AI 整理功能

使用 AI 整理提示在空白的 Space 協作區中建立資料夾結構

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 按一下 [建立 Space 協作區]。
4. 在 [您想建立什麼？] 下方的方塊中輸入提示，描述您想建立的資料室。
   • 請注意：請確保您的描述足夠詳細，並列出所需的功能。
5. 按一下 （傳送）以傳送提示。
6. 如要變更，請直接編輯資料夾結構或使用對話式提示。
7. 按一下 [新增至 Space 協作區] 即可完成。

如何使用 AI 整理功能在現有的 Space 協作區中建立資料夾結構。

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下您要整理的 Space 協作區。
3. 按一下 [整理]。
4. 選擇 [使用 AI 整理]。
5. 選擇 [讓 AI 編輯並建立資料夾]。

6. 如要變更，請直接編輯資料夾結構或使用對話式提示。

• 請注意：按一下 [捨棄變更]，讓 AI 重新產生檔案結構建議，以獲得更多選項。

7. 按一下 [套用] 即可保留變更。

如何使用 AI 整理功能來整理現有資料夾。

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下您要整理的 Space 協作區。
3. 按一下 [整理]。
4. 選擇 [使用 AI 整理]。
5. 選擇 [使用現有資料夾]。

「AI 整理」會將您的檔案排序到您儲存空間中已存在的資料夾中。

編輯建議的資料夾結構

在 AI 整理建立資料夾結構後，您可以在套用任何變更之前先進行檢查和自訂。

您可以透過多種方式調整資料夾結構：

• 透過重新命名、新增、移除或重新整理資料夾和子資料夾，直接編輯資料夾。
• 新增資料夾以擴展結構。
• 折疊或展開資料夾，以檢視結構的不同層級。
• 使用對話式提示要求進行特定變更。
• 按一下 [捨棄變更] 並產生新的結構，即可重新產生建議。

您也可以提供額外的背景資訊，以改善搜尋結果，例如：

• 描述此 Space 協作區的用途。
• 提供類似 Space 協作區的整理方式作為參考。
• 使用範本或從 CSV 檔案匯入資料夾結構。

在套用至您的 Space 協作區之前，您可以檢閱所有變更。

對話式提示

若要使用對話式提示要求 AI 整理功能編輯資料夾結構：

1. 登入 docsend.com。
2. 按一下 [Space 協作區]。
3. 按一下 [建立 Space 協作區]。
4. 在 [您想建立什麼？] 下方的方塊中輸入提示，描述您想建立的資料室。
5. 產生資料夾後，在 [需要變更嗎？] 下方的方塊中輸入提示，描述您想編輯的內容。
6. 復原或儲存您所做的任何變更：
   • 按一下 [復原] 以還原至以前的版本。
   • 按一下 [套用] 即可儲存變更。

AI 整理功能不會執行的操作

AI 整理功能可協助您在資料室中建立結構和秩序，但未經您的核准，該功能絕不會進行任何變更。

為了保護您內容的安全並確保工作流程可預測，此功能不會執行以下幾項操作：

• 它不會自動套用變更，您隨時都可以檢查並確認任何變更。
• 不會從您的帳戶中刪除或移除檔案。
• 如果您在設定中關閉了 AI 功能，此功能將不會顯示。