Cómo usar la función Organizar con IA en Dropbox DocSend

Organizar con IA es un asistente inteligente integrado que puede crear un árbol de carpetas y clasificar los archivos para ayudarte a organizar tu Espacio y que puedas compartirlo y hacer búsquedas fácilmente. 

Descubre cómo gestionar y personalizar tu Espacio (sala de datos).

Funciones de Organizar con IA

Generador de árboles de carpetas

El generador de árboles crea una estructura de carpetas recomendada en función del tipo de sala de datos que quieras compilar.  Después de generar el árbol de carpetas, puedes previsualizarlo antes de hacer cualquier cambio. Si es necesario, puedes hacer modificaciones directamente, como cambiar el nombre de las carpetas, dentro de la versión actual.

Organizar y clasificar

La función para organizar y clasificar utiliza la IA para revisar los nombres y los metadatos de tus archivos y luego sugiere dónde debe colocarse cada uno. Agrupa automáticamente los documentos relacionados, como los archivos financieros, el contenido legal y el material de recursos humanos. Antes de que se realice cualquier cambio, puedes revisar y confirmar la organización que te proponga. Verás de dónde procede cada archivo para poder llevar un seguimiento de las actualizaciones con facilidad. Además, los archivos desconocidos o que no reconozcas se gestionan por separado para que no se pierda nada.

Todos los cambios aplicados se documentan en un registro de actividades, que puedes consultar para hacer auditorías o solucionar problemas.

Cómo usar Organizar con IA 

Utiliza la indicación "Organizar con IA" para crear una estructura de carpetas en un Espacio vacío

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios. 
3. Haz clic en Crear espacio. 
4. Escribe una indicación en el cuadro situado debajo de ¿Qué vas a compilar? para describir la sala de datos que quieres crear.
   • Nota: Asegúrate de que la descripción sea detallada y de enumerar las funciones necesarias.
5. Haz clic en  (enviar) para mandar la indicación. 
6. Para hacer cambios, modifica la estructura de carpetas directamente.
7. Haz clic en Añadir al espacio para finalizar.

Cómo usar la función Organizar con IA para crear una estructura de carpetas en un Espacio existente.

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en el Espacio que quieres organizar.
3. Haz clic en Organizar.
4. Selecciona Organizar con IA.
5. Selecciona Permitir que la IA edite y cree carpetas.

6. Haz los cambios que quieras y luego haz clic en Aplicar.

• Nota: Haz clic en Descartar cambios y pide que vuelva a generar sugerencias para la estructura de archivos para obtener más opciones. 

Cómo usar la función Organizar con IA para ordenar tus carpetas.

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en el Espacio que quieres organizar.
3. Haz clic en Organizar.
4. Selecciona Organizar con IA.
5. Selecciona Usar carpetas existentes.

La función Organizar con IA clasificará tus archivos en las carpetas que ya existen en tu espacio. 

Editar una estructura de carpetas sugerida

Después de que la función Organizar con IA genere una estructura de carpetas, puedes revisarla y personalizarla antes de aplicar cualquier cambio.

Puedes modificar la estructura de varias maneras:

• Editar las carpetas directamente cambiando el nombre de las carpetas y subcarpetas, añadiéndolas, eliminándolas o reorganizándolas.
• Añadir nuevas carpetas para ampliar la estructura.
• Contraer o expandir las carpetas para revisar los distintos niveles de la estructura.
• Para volver a generar sugerencias, haz clic en Descartar cambios y crea una nueva estructura.

Además, puedes proporcionar contexto adicional para mejorar los resultados, por ejemplo: 

• Describir para qué sirve el Espacio.
• Indicar cómo se organizan los Espacios similares.
• Usar plantillas o importar una estructura de carpetas desde un archivo CSV.

Puedes revisar todos los cambios antes de aplicarlos a tu Espacio.

¿Qué no hace la función Organizar con IA?

Esta función te ayuda a crear una estructura y a ordenar tu sala de datos, pero nunca hace cambios sin tu aprobación. 

Para proteger tu contenido y garantizar que tu flujo de trabajo sea predecible, esta función no hará lo siguiente:

• No aplica los cambios automáticamente; siempre podrás revisar y confirmar cualquier modificación.
• No elimina ni borra archivos de tu cuenta.
• No aparecerá si las funciones de IA están desactivadas en la configuración de tu cuenta.