Come utilizzare AI Organize su Dropbox DocSend

AI Organize è un assistente intelligente integrato in grado di creare una struttura di cartelle e classificare i file, contribuendo a mantenere il tuo spazio strutturato, consultabile e pronto per la condivisione. 

Scopri come gestire e personalizzare il tuo spazio (data room).

Funzionalità di AI Organize

Generatore di strutture di cartelle

Il generatore di strutture di cartelle propone una struttura consigliata per le tue cartelle in base al tipo di data room che stai creando.  Dopo aver generato la struttura, puoi visualizzarla in anteprima prima di apportare eventuali modifiche. Se necessario, puoi eseguire in linea le tue correzioni, ad esempio rinominando le cartelle, all'interno della versione attuale.

Ordinamento e classificazione

La funzione di ordinamento e classificazione si avvale dell'intelligenza artificiale per esaminare i nomi e i metadati dei file, per poi suggerire dove collocare ciascun contenuto. Raggruppa automaticamente i documenti correlati, ad esempio file relativi a finanza, affari legali o risorse umane. Prima di apportare qualsiasi modifica, puoi rivedere e confermare l'organizzazione suggerita. Ti verrà mostrata la posizione originale da cui è stato spostato ogni file, così potrai monitorare gli aggiornamenti con facilità. I file sconosciuti o non riconosciuti vengono gestiti separatamente, in modo da non perdere nulla.

Tutte le modifiche apportate vengono inserite in un registro di audit, che puoi consultare per eseguire controlli o risolvere eventuali problemi.

Come utilizzare AI Organize 

Utilizza il prompt di AI Organize per creare una struttura di cartelle in uno spazio vuoto

1. Accedi a docsend.com.
2. Fai clic su Spazi. 
3. Fai clic su Crea Spazio. 
4. Nella casella sotto il testo “Cosa stai creando?”, digita un prompt che descriva la data room che desideri creare.
   • Nota: verifica che la tua descrizione sia dettagliata ed elenca le funzionalità necessarie.
5. Fai clic su   (invia) per inviare il prompt. 
6. Per apportare modifiche, modifica la struttura delle cartelle direttamente.
7. Fai clic su Aggiungi allo Spazio per completare l'operazione.

Come utilizzare AI Organize per creare una struttura di cartelle in uno spazio esistente.

1. Accedi a DocSend.com.
2. Fai clic sullo Spazio che desideri organizzare.
3. Fai clic su Organizza.
4. Seleziona  Organizza con l'IA.
5. Seleziona Consenti all'IA di modificare e creare cartelle.

6. Apporta le modifiche in base alle tue esigenze, quindi fai clic su Applica.

• Nota: per generare nuovamente i suggerimenti sulla struttura dei file e ottenere ulteriori opzioni, fai clic su Ignora modifiche. 

Come utilizzare AI Organize per organizzare le cartelle esistenti.

1. Accedi a docsend.com.
2. Fai clic sullo Spazio che desideri organizzare.
3. Fai clic su Organizza.
4. Seleziona  Organizza con l'IA.
5. Seleziona Utilizza le cartelle esistenti.

AI Organize ordinerà i tuoi file nelle cartelle già esistenti nel tuo spazio. 

Modificare una struttura di cartelle suggerita

Non appena AI Organize avrà generato la struttura di cartelle, puoi rivedere quest'ultima e personalizzarla prima di applicare eventuali modifiche.

È possibile modificare la struttura in diversi modi:

• Apporta le modifiche direttamente rinominando, aggiungendo, rimuovendo o riorganizzando cartelle e sottocartelle.
• Aggiungi nuove cartelle per espandere la struttura.
• Comprimi o espandi le cartelle per esaminare i diversi livelli della struttura.
• Per generare nuovamente i suggerimenti, fai clic su Ignora modifiche e crea una nuova struttura.

Per migliorare i risultati, puoi anche fornire ulteriore contesto, ad esempio: 

• Descrivere la funzione dello spazio.
• Fare riferimento all'organizzazione di spazi simili.
• Utilizzare modelli o importare una struttura di cartelle da un file CSV.

Tutte le modifiche possono essere esaminate prima di essere applicate allo spazio.

Cosa non fa AI Organize

AI Organize ti aiuta a creare struttura e ordine nella tua data room, ma non apporta mai modifiche senza la tua approvazione. 

Per mantenere al sicuro i tuoi contenuti e garantire la prevedibilità del tuo flusso di lavoro, questa funzionalità non esegue alcune operazioni:

• Non applica le modifiche automaticamente, ma potrai sempre esaminarle ed, eventualmente, confermarle.
• Non elimina né rimuove i file dal tuo account.
• Non viene visualizzata se le funzionalità di IA sono disattivate nelle impostazioni.