Come gestire le cartelle dei contenuti di Dropbox DocSend

Nella Libreria dei contenuti, puoi utilizzare le cartelle per organizzare i tuoi contenuti. Puoi crearle per separare i contenuti in base a team, potenziale cliente o cliente o persino per tipologia di documento.

• Le cartelle personali sono perfette per archiviare documenti privati o sensibili. Questa sezione è privata per ogni utente e non sarà visibile o accessibile ad altri utenti nell'account.
  • Quando il contenuto archiviato in una cartella personale viene aggiunto a uno Spazio, i membri del team vedranno solo il nome del file con un'icona a forma di lucchetto, che indica l'accesso limitato.
• Le cartelle del team possono essere utilizzate per archiviare e organizzare i contenuti pubblici a cui il tuo team ha accesso. Quando i file che si trovano nelle cartelle del team vengono aggiunti a uno spazio, saranno visibili a tutti i membri del team che hanno accesso a tale spazio. Le cartelle del team sono disponibili nella sezione Cartelle del team della pagina Libreria dei contenuti.

Crea una cartella

Puoi creare facilmente una nuova cartella o sottocartella nella Libreria dei contenuti:

Per creare una nuova cartella:

1. Fai clic su Libreria dei contenuti nella barra laterale sinistra.
2. Fai clic su Cartelle del team o Cartelle personali.
3. Fai clic su Crea cartella.
4. Assegna un nome alla cartella.
5. Fai clic su Aggiungi cartella.
6. Fai clic su Conferma.

Ora puoi caricare i contenuti nella nuova cartella o trascinare nella cartella i contenuti esistenti.

La Libreria dei contenuti mostra il conteggio totale delle visite recenti a ciascun file nella cartella, considerando sia l'attività dell'azienda che quella dei visitatori esterni.

Gestisci cartelle

Nella pagina Contenuti, puoi eseguire ulteriori azioni per gestire le cartelle dei contenuti. Quando passi il mouse su una cartella e fai clic su "..." (altre opzioni), puoi:

• Condividere come Spazio: crea un link allo Spazio contenente tutti i documenti nella cartella. Scopri di più su come creare uno Spazio dalle cartelle dei Contenuti.
• Aggiungere una cartella: crea una nuova cartella o sottocartella.
• Rinominare: rinomina una cartella.
• Richiedere file: utilizza il modulo per richiedere file a un account.
• Eliminare: elimina una cartella. Quando esegui questa operazione, verrà visualizzato un messaggio di conferma prima che la cartella venga eliminata.
• Spazi collegati: mostra gli Spazi collegati ai file. 

Filtri

• Team: mostra solo i contenuti del team.
• Personale: mostra solo i contenuti personali. 
• Cartelle condivise: mostra i contenuti condivisi con altri.

Spostare più file in una cartella

1. Seleziona le caselle accanto ai file che desideri spostare.
2. Fai clic e trascina i file nella cartella desiderata. 
   • Nota: puoi fare clic su Sposta alla posizione originale nella finestra di stato inferiore per annullare questa azione.

Spostare un singolo file in una cartella

1. Seleziona il file da spostare.
2. Fai clic e trascina il file nella cartella desiderata. 
   • Nota: puoi fare clic su Sposta alla posizione originale nella finestra di stato inferiore per annullare questa azione.

Spostare file e cartelle in una cartella specifica

1. Seleziona i file e le cartelle che desideri spostare.
2. Fai clic e trascina il contenuto nella cartella desiderata. 

Eliminare più file e cartelle

1. Seleziona le caselle accanto ai file che desideri eliminare.
2. Fai clic su Elimina. 
   • Apparirà una finestra per confermare l’azione.
3. Fai nuovamente clic su Elimina per confermare.
   • Nota: questa operazione rimuoverà l'accesso per tutti gli utenti invitati e disattiverà tutti i link attivi a questi file e cartelle.

Spostamento di contenuti in cartelle con impostazioni di privacy diverse

• Lo spostamento del contenuto tra cartelle del team in genere non ha alcun effetto sul contenuto o sulla visibilità.
• Lo spostamento del contenuto da una cartella personale a una cartella del team consente di condividere immediatamente il contenuto con il team e permette ad altri utenti di visualizzarlo.
• Lo spostamento di contenuti da una cartella del team a una personale rimuove immediatamente i collegamenti di tutti i colleghi del team e impedisce ad altri utenti di accedervi. Verrà visualizzato un messaggio di conferma prima che i contenuti vengano spostati.
  
  

• Per facilitare la collaborazione, utilizza le cartelle del team per i documenti che richiedono la revisione da parte di più membri.
• Per i documenti riservati o in bozza, utilizza le cartelle personali per monitorare chi può accedervi.
• Controlla regolarmente il contenuto delle cartelle personali e del team per assicurarti che i giusti file siano accessibili agli utenti che hanno davvero bisogno di accedervi.
• Puoi trascinare i file da una cartella del team a una personale e viceversa. Scopri di più sulle cartelle dei contenuti.
  • Nota: le impostazioni di privacy e accesso cambiano se si spostano i file da una cartella del team a una cartella personale e viceversa.