Come gestire le cartelle dei contenuti di Dropbox DocSend

Nella Libreria dei contenuti, puoi utilizzare le cartelle per organizzare i tuoi contenuti. Puoi crearle per separare i contenuti in base a team, potenziale cliente o cliente o persino per tipologia di documento.

• Le cartelle del team possono essere utilizzate per archiviare e organizzare i contenuti pubblici a cui il tuo team ha accesso. Quando i file che si trovano nelle cartelle del team vengono aggiunti a uno spazio, saranno visibili a tutti i membri del team che hanno accesso a tale spazio. Le cartelle del team sono disponibili nella sezione Cartelle del team della pagina Libreria dei contenuti.

• Le cartelle personali sono perfette per archiviare documenti privati o sensibili. Questa sezione è privata per ogni utente e non sarà visibile o accessibile ad altri utenti nell'account.
  • Quando il contenuto archiviato in una cartella personale viene aggiunto a uno Spazio, i membri del team vedranno solo il nome del file con un'icona a forma di lucchetto, che indica l'accesso limitato.

Crea una cartella

Puoi creare facilmente una nuova cartella o sottocartella nella Libreria dei contenuti:

Per creare una nuova cartella:

1. Fai clic su Libreria dei contenuti nella barra laterale sinistra.
2. Fai clic su Cartelle del team o Cartelle personali.
3. Fai clic su Crea cartella.
4. Assegna un nome alla cartella.
5. Fai clic su Aggiungi cartella.
6. Fai clic su Conferma.

Ora puoi caricare i contenuti nella nuova cartella o trascinare nella cartella i contenuti esistenti.

La Libreria dei contenuti mostra il conteggio totale delle visite recenti a ciascun file nella cartella, considerando sia l'attività dell'azienda che quella dei visitatori esterni.

Per creare una cartella all'interno di uno Spazio:

1. Fai clic sullo Spazio all'interno del quale desideri creare una cartella.
2. Fai clic sull’icona della cartella (aggiungi cartella) in alto a destra.
3. Assegna un nome alla cartella.
4. Fai clic su Crea o Importa da CSV.

Puoi vedere quanti elementi sono presenti in una cartella e i tipi di file all'interno di uno Spazio.

Gestisci cartelle

Nella pagina Contenuto, puoi eseguire ulteriori azioni per gestire le cartelle dei contenuti. Quando passi il mouse su una cartella e fai clic su "..." (altre opzioni), puoi:

• Condividere: crea un link allo Spazio contenente tutti i documenti nella cartella.
• Aggiungere una cartella: crea una nuova cartella o sottocartella.
• Rinominare: rinomina una cartella.
• Richiedere file: utilizza il modulo per richiedere file a un account.
• Eliminare: elimina una cartella. Quando esegui questa operazione, verrà visualizzato un messaggio di conferma prima che la cartella venga eliminata.

Puoi anche spostare il contenuto trascinandolo in un'altra cartella. Ecco alcune cose da tenere presenti quando si spostano i contenuti in cartelle diverse:

• Lo spostamento del contenuto tra cartelle del team in genere non ha alcun effetto sul contenuto o sulla visibilità.
• Lo spostamento del contenuto da una cartella personale a una cartella del team consente di condividere immediatamente il contenuto con il team e permette ad altri utenti di visualizzarlo.
• Lo spostamento del contenuto da una cartella del team a una personale rimuove immediatamente i collegamenti di tutti i colleghi del team e impedisce ad altri utenti di accedervi. Verrà visualizzato un messaggio di conferma prima che il contenuto venga spostato.
  
  

Scaricare l'indice di uno spazio

Un indice della data room contiene un albero di contenuti che include una suddivisione di tutte le cartelle e i file in uno spazio. Amministratori, collaboratori e visitatori esterni possono scaricare l'indice di uno Spazio in un file CSV, che include i metadati per ogni elemento in esso contenuto. Scopri di più su come scaricare l'indice di uno Spazio.

• Per facilitare la collaborazione, utilizza le cartelle del team per i documenti che richiedono la revisione da parte di più membri.
• Per i documenti riservati o in bozza, utilizza le cartelle personali per monitorare chi può accedervi.
• Controlla regolarmente il contenuto delle cartelle personali e del team per assicurarti che i giusti file siano accessibili agli utenti che hanno davvero bisogno di accedervi.
• Puoi trascinare i file da una cartella del team a una personale e viceversa. Scopri di più sulle cartelle dei contenuti.
  • Nota: le impostazioni di privacy e accesso cambiano se si spostano i file da una cartella del team a una cartella personale e viceversa.