Как управлять папками с содержимым Dropbox DocSend

В разделе Библиотека содержимого можно упорядочить содержимое с помощью папок. Создавайте папки для разделения содержимого по рабочим группам, потенциальным или существующим клиентам или даже по типу документа.

• Папки рабочей группы можно использовать для хранения и упорядочивания общедоступного содержимого, к которому у вашей рабочей группы есть доступ. Если файлы, расположенные в папках рабочей группы, добавляются в пространство, они будут видны всем участникам группы, имеющим доступ к этому пространству. Папки рабочей группы можно найти в разделе Папки рабочей группы на странице «Библиотека содержимого».

• Личные папки идеально подходят для хранения любых личных или конфиденциальных документов. Этот раздел является личным для каждого пользователя и не будет виден или доступен другим пользователям аккаунта.
  • Если содержимое личной папки добавляется в пространство, участники рабочей группы увидят только имя файла со значком блокировки, указывающим на ограниченный доступ.

Как создать папку

Вы можете легко создать новую или вложенную папку в разделе Библиотека содержимого.

Чтобы создать новую папку, выполните следующие действия.

1. Нажмите Библиотека содержимого на боковой панели слева.
2. Нажмите Папки рабочей группы или Личные папки.
3. Нажмите Создать папку.
4. Дайте своей папке название.
5. Нажмите Добавить папку.
6. Нажмите Подтвердить.

Теперь можно загружать или перетаскивать содержимое в новую папку.

В библиотеке содержимого отображается общее количество недавних посещений для всех файлов в папке, отражающее активность как компании, так и внешних посетителей.

Чтобы создать папку в пространстве, выполните следующие действия.

1. Нажмите пространство, в котором хотите создать папку.
2. Нажмите значок папки (добавить папку) в правом верхнем углу.
3. Дайте своей папке название.
4. Нажмите Создать или импортировать из CSV.

Будет показано, сколько элементов находится в папке и какие типы файлов находятся в пространстве.

Управление папками

На странице «Содержимое» можно выполнять дополнительные действия для управления папками с содержимым. Наведите курсор на папку и нажмите «…» (дополнительные параметры), чтобы получить доступ к следующим командам.

• Поделиться: создать ссылку на пространство, содержащее все документы в папке.
• Добавить папку: создать новую или вложенную папку.
• Переименовать: переименовать папку.
• Запросить файлы: использовать форму для запроса файлов из аккаунта.
• Удалить: удалить папку. Перед удалением папки появится запрос на подтверждение.

Вы также можете переместить содержимое, перетащив его в другую папку. При перемещении содержимого в другие папки следует учитывать следующее:

• Перемещение содержимого из одной папки рабочей группы в другую обычно не влияет на содержимое или его видимость.
• При перемещении содержимого из личной папки в папку рабочей группы доступ к нему сразу же предоставляется вашей группе и другим пользователям.
• Перемещение содержимого из папки рабочей группы в личную папку немедленно удаляет ссылки всех участников рабочей группы и предотвращает доступ других пользователей к содержимому. Перед перемещением содержимого появится подтверждающее сообщение.
  
  

Скачивание индекса пространства

Индекс комнаты данных содержит дерево содержимого, которое включает разбивку всех папок и файлов в пространстве. Администраторы, соавторы и внешние посетители могут загрузить индекс пространства в CSV-файл, который включает метаданные для каждого элемента, который он содержит. Подробнее о загрузке индекса пространства.

• Чтобы облегчить совместную работу, используйте папки рабочей группы для документов, которые требуют проверки несколькими участниками рабочей группы.
• Для документов, которые являются конфиденциальными или находятся в черновом варианте, используйте личные папки, чтобы контролировать, кто может получить к ним доступ.
• Регулярно проверяйте содержимое личных папок и папок рабочей группы, чтобы убедиться, что нужные файлы доступны тем пользователям, которым они действительно нужны.
• Вы можете перетаскивать файлы из папки рабочей группы в личную папку и наоборот. Подробнее о папках с содержимым.
  • Примечание. Настройки конфиденциальности и доступа изменятся, если вы переместите файлы из папки рабочей группы в личную папку и наоборот.