Cara mengelola folder konten Dropbox DocSend

Di Pustaka konten, Anda dapat memanfaatkan folder untuk menata konten Anda. Anda dapat membuat folder untuk memisahkan konten berdasarkan tim, prospek atau pelanggan, atau bahkan jenis dokumen.

• Folder tim dapat digunakan untuk menyimpan dan mengatur konten publik yang dapat diakses oleh tim Anda. Ketika file yang terletak di folder tim ditambahkan ke Ruang, file tersebut akan terlihat oleh semua orang di tim yang memiliki akses ke Ruang tersebut. Folder tim dapat ditemukan di bagian Folder Tim di halaman Pustaka konten.

• Folder Pribadi sangat cocok untuk menyimpan dokumen pribadi atau dokumen sensitif. Bagian ini bersifat pribadi untuk setiap pengguna dan tidak akan terlihat atau dapat diakses oleh pengguna lain di akun tersebut.
  • Ketika konten yang disimpan di folder pribadi ditambahkan ke Ruang, anggota tim hanya akan melihat nama file dengan ikon gembok, yang menunjukkan aksesnya dibatasi.

Buat folder

Anda dapat dengan mudah membuat folder atau subfolder baru di Pustaka konten:

Untuk membuat folder baru:

1. Klik Pustaka konten di bilah sisi kiri.
2. Klik Folder tim atau Folder pribadi.
3. Klik Buat folder.
4. Namai folder Anda.
5. Klik Tambahkan folder.
6. Klik Konfirmasi.

Sekarang Anda dapat mengunggah konten ke folder baru atau menarik dan menaruh konten yang ada ke folder tersebut.

Pustaka Konten menunjukkan jumlah gabungan kunjungan terbaru ke setiap file di folder Anda, yang mencerminkan aktivitas perusahaan dan pengunjung eksternal.

Untuk membuat folder di dalam Ruang:

1. Klik Ruang yang di dalamnya ingin Anda buat folder.
2. Klik ikon folder (tambahkan folder) di sudut kanan atas.
3. Namai folder Anda.
4. Klik Buat atau Impor dari CSV.

Anda dapat melihat jumlah item dalam folder dan jenis file dalam Ruang.

Kelola folder

Di halaman Konten, Anda dapat melakukan tindakan tambahan untuk mengelola folder konten Anda. Saat Anda mengarahkan kursor ke folder dan mengklik “…” (opsi lainnya), Anda dapat:

• Membagikan: Buat tautan Ruang yang berisi semua dokumen di folder.
• Menambahkan folder: Buat folder atau subfolder baru.
• Mengubah nama: Ubah nama folder.
• Meminta file:Gunakan formulir untuk meminta file dari akun.
• Menghapus: Hapus folder. Saat Anda menghapus, pesan konfirmasi akan muncul sebelum folder dihapus.

Anda juga dapat memindahkan konten dengan menarik dan menaruhnya ke folder lain. Berikut beberapa hal yang perlu diingat saat memindahkan konten ke folder lain:

• Memindahkan konten dari folder tim ke folder tim biasanya tidak memengaruhi konten atau visibilitasnya.
• Memindahkan konten dari folder pribadi ke folder tim akan langsung membagikan konten dengan tim Anda dan memungkinkan pengguna lain untuk melihatnya.
• Memindahkan konten dari folder tim ke folder pribadi akan langsung menghapus tautan rekan tim dan mencegah pengguna lain mengakses konten. Pesan konfirmasi akan muncul sebelum konten dipindahkan.
  
  

Mengunduh indeks Space (ruang data)

Indeks ruang data berisi pohon konten yang mencakup perincian semua folder dan file di suatu ruang. Admin, kolaborator, dan pengunjung eksternal dapat mengunduh indeks Space dalam file CSV, yang mencakup metadata untuk setiap item yang dimilikinya. Ketahui selanjutnya tentang mengunduh indeks Space.

• Untuk memfasilitasi kolaborasi, gunakan folder tim untuk dokumen yang memerlukan peninjauan dari beberapa anggota tim.
• Untuk dokumen yang bersifat rahasia atau dalam bentuk draf, gunakan folder pribadi untuk mempertahankan kontrol atas siapa yang dapat mengaksesnya.
• Periksa konten di folder pribadi dan tim Anda secara berkala untuk memastikan bahwa file yang tepat dapat diakses oleh pengguna yang benar-benar membutuhkan akses ke file tersebut.
• Anda dapat menarik dan melepaskan file dari folder tim ke folder pribadi, dan sebaliknya. Ketahui selanjutnya tentang folder konten.
  • Catatan: Pengaturan privasi dan akses akan berubah jika Anda memindahkan file dari folder tim ke folder pribadi dan sebaliknya.