Jak zarządzać folderami zawierającymi treści w Dropbox DocSend

W Bibliotece zawartościmożesz organizować zawartość przy użyciu folderów. Możesz tworzyć foldery, aby rozdzielić zawartość poszczególnych zespołów, klientów lub potencjalnych klientów, a nawet dokumenty różnych typów.

• Foldery zespołu mogą służyć do przechowywania i porządkowania publicznej zawartości, do której Twój zespół ma dostęp. Gdy pliki znajdujące się w folderach zespołu zostaną dodane do przestrzeni Space, będą widoczne dla wszystkich członków zespołu, którzy mają dostęp do tej przestrzeni Space. Foldery zespołu można znaleźć w obszarze Foldery zespołu na stronie „Biblioteki zawartości”.

• Foldery osobiste doskonale się nadają do przechowywania wszelkich dokumentów prywatnych lub poufnych. Ten obszar jest prywatny dla każdego użytkownika i nie będzie widoczny ani dostępny dla innych użytkowników konta.
  • Gdy zawartość przechowywana w folderze osobistym zostanie dodana do przestrzeni Space, członkowie zespołu zobaczą tylko nazwę pliku z ikoną kłódki, oznaczającą ograniczony dostęp.

Utwórz folder

Możesz z łatwością utworzyć nowy folder lub podfolder w Bibliotece zawartości:

Aby utworzyć nowy folder:

1. Kliknij Biblioteka zawartości na lewym pasku bocznym.
2. Kliknij Foldery zespołu lub Foldery osobiste.
3. Kliknij Utwórz folder.
4. Określ nazwę folderu.
5. Kliknij Add folder (Dodaj folder).
6. Kliknij Potwierdź.

Teraz możesz przesłać zawartość do nowego folderu lub przeciągnąć i upuścić do niego istniejącą zawartość.

Biblioteka zawartości pokazuje łączną liczbę ostatnich odwiedzin każdego pliku w folderze, która obejmuje zarówno aktywność osób z firmy, jak i gości zewnętrznych.

Aby utworzyć folder w przestrzeni Space:

1. Kliknij przestrzeń Space, w której chcesz utworzyć folder.
2. Kliknij ikonę folderu (dodaj folder) w prawym górnym rogu.
3. Określ nazwę folderu.
4. Kliknij Utwórz lub Importuj z pliku CSV.

Możesz zobaczyć liczbę elementów znajdujących się w folderze oraz typy plików w przestrzeni Space.

Zarządzanie folderami

Na stronie „Zawartość” możesz wykonać dodatkowe czynności, aby zarządzać folderami zawierającymi treści. Po umieszczeniu wskaźnika myszy na folderze i kliknięciu „…” (więcej opcji) możesz wybrać następujące opcje:

• Udostępnij: utworzyć łącze do przestrzeni Space zawierającej wszystkie dokumenty znajdujące się w folderze.
• Dodaj folder: utworzyć nowy folder lub podfolder.
• Zmień nazwę: zmienić nazwę folderu.
• Poproś o pliki: użyć formularza, aby poprosić o pliki z konta.
• Usuń: usunąć folder. Przed usunięciem folderu pojawi się prośba o potwierdzenie.

Możesz również przenosić zawartość, przeciągając ją i upuszczając do innego folderu. Kilka rzeczy, o których warto pamiętać podczas przenoszenia zawartości do różnych folderów:

• Przeniesienie zawartości między folderami zespołu zwykle nie ma wpływu na zawartość ani jej widoczność.
• Przeniesienie zawartości z folderu osobistego do folderu zespołu powoduje natychmiastowe udostępnienie zawartości Twojemu zespołowi i sprawia, że staje się ona widoczna dla innych użytkowników.
• Przeniesienie zawartości z folderu zespołu do folderu osobistego powoduje natychmiastowe usunięcie łączy członków zespołu i uniemożliwia innym użytkownikom dostęp do zawartości. Przed przeniesieniem zawartości pojawi się prośba o potwierdzenie.
  
  

Pobieranie indeksu przestrzeni Space

Indeks pokoju danych zawiera drzewo zawartości z podziałem na wszystkie foldery i pliki w przestrzeni Space. Administratorzy, współpracownicy i użytkownicy zewnętrzni mogą pobrać indeks przestrzeni Space w pliku CSV, który zawiera metadane każdej zawartej w nim pozycji. Więcej informacji na temat pobierania indeksu przestrzeni Space.

• Aby ułatwić współpracę, użyj folderów zespołu dla dokumentów wymagających sprawdzenia przez wielu członków zespołu.
• W przypadku dokumentów, które są poufne lub w wersji roboczej, użyj folderów osobistych, aby zachować kontrolę nad tym, kto może uzyskać do nich dostęp.
• Regularnie sprawdzaj zawartość folderów osobistych i folderów zespołu, aby upewnić się, że odpowiednie pliki są dostępne dla użytkowników, którzy naprawdę potrzebują do nich dostępu.
• Możesz przeciągać i upuszczać pliki z folderu zespołu do folderu osobistego i odwrotnie. Więcej informacji na temat folderów zawierających treści.
  • Uwaga: ustawienia prywatności i dostępu zmienią się, jeśli przeniesiesz pliki z folderu zespołu do folderu osobistego i odwrotnie.