如何管理 Dropbox DocSend 內容資料夾

在 [內容] 庫中，您可以利用資料夾來整理內容。您可以建立資料夾，按工作團隊、潛在客戶、用戶或甚至文件類型分類內容。

• 團隊資料夾可用來儲存和整理您的工作團隊有權存取的公開內容。當團隊資料夾中有檔案新增到 Space 協作區的時候，所有能存取該 Space 協作區的團隊成員都能看到。團隊資料夾位於 [內容庫] 頁面的 [團隊資料夾] 部分。

• 個人資料夾是儲存私人或敏感文件的完美地點。這個部分是每位使用者的私人資料夾，且帳戶中的其他使用者無法查看或存取。
  • 當存於個人資料夾的內容被新增到 Space 協作區時，工作團隊的成員只會看到檔案名稱和上鎖的圖示，表示存取權設有限制。

建立資料夾

您可以在 [內容庫] 輕鬆建立新的資料夾或子資料夾：

若要建立新的資料夾，請按照以下方式操作：

1. 按一下左側邊欄中的 [內容庫]。
2. 按一下 [團隊資料夾] 或 [個人資料夾]。
3. 按一下 [建立新資料夾]。
4. 為您的資料夾命名。
5. 按一下 [新增資料夾]。
6. 按一下 [確認]。

現在，您可以將內容上傳到新的資料夾，或將現有的內容拖放到資料夾中。

內容庫會顯示您資料夾中每個檔案的近期造訪次數，反映公司和外部訪客的活動。

若要在 Space 協作區中建立資料夾，請按照以下方式操作：

1. 按一下您想建立資料夾的 Space 協作區。
2. 按一下右上角的資料夾圖示（新增資料夾）。
3. 為您的資料夾命名。
4. 按一下 [建立] 或 [從 CSV 匯入]。

您可以查看資料夾中的項目數量和 Space 協作區中的檔案類型。

管理資料夾

在 [內容] 頁面上，您可以執行其他操作來管理內容資料夾。將游標懸浮在資料夾上，然後按一下「…」（更多選項），即可：

• 共享：建立一個 Spacr 協作區連結，用來納入資料夾中的所有文件。
• 新增資料夾：建立新的資料夾或子資料夾。
• 重新命名：重新命名資料夾。
• 請求檔案：使用表單向帳戶請求檔案。
• 刪除：刪除資料夾。在刪除資料夾之前，系統會顯示確認訊息。

您也可以將內容拖放到不同的資料夾中。將內容拖放到不同的資料夾時，請注意以下幾點：

• 在不同團隊資料夾中移動內容，通常不會影響內容或查看權限。
• 將內容從個人資料夾移動到團隊資料夾後，系統會立即與您的工作團隊分享內容，並允許其他使用者查看。
• 將內容從團隊資料夾移動到個人資料夾，系統會立即移除任何成員的連結，並防止其他使用者存取內容。在移動內容之前，系統會顯示確認訊息。
  
  

下載 Space 協作區索引

資料室索引包含內容樹，其中包含 Space 協作區中所有資料夾與檔案的細項。管理員、協作者和外部訪客可以下載 Space 協作區索引的 CSV 檔案，其中包含每個項目的中繼資料。進一步瞭解如何下載 Space 協作區索引。

• 若有文件需要多位團隊成員審核，請使用團隊資料夾處理以利協作。
• 對於機密或草稿形式的文件，請使用個人資料夾來管控可以存取的人員。
• 定期檢查個人和團隊資料夾中的內容，確保真正需要某份檔案的使用者可以存取。
• 您可以將檔案從團隊資料夾拖放到個人資料夾，反之亦然。深入瞭解內容資料夾。
  • 請注意：如果您將檔案從團隊資料夾移動到個人資料夾，隱私權和存取權設定也會變更，反之亦然。