Gestionar las carpetas de contenido de Dropbox DocSend

En la Biblioteca de Contenido, puedes aprovechar las carpetas para organizar tu contenido. Puedes crear carpetas para separar el contenido por equipo, cliente potencial o cliente, o incluso por tipo de documento.

• Las carpetas del equipo se pueden utilizar para almacenar y organizar el contenido público al que tu equipo tiene acceso. Cuando los archivos ubicados en las carpetas del equipo se agreguen a un Espacio, todos los miembros del equipo que tengan acceso a ese Espacio podrán verlos. Las carpetas del equipo se encuentran en la sección Carpetas del equipo de la página Biblioteca de contenido.

• Las carpetas personales son perfectas para almacenar documentos privados o confidenciales. This section is private to each user and won’t be visible or accessible to other users on the account.
  • Cuando el contenido almacenado en una carpeta personal se agrega a un espacio, los miembros del equipo solo verán el nombre del archivo con un ícono de candado, que les indica que el acceso está restringido.

Crear una carpeta

Puedes crear con facilidad una nueva carpeta o subcarpeta en la Biblioteca de contenido:

Para crear una nueva carpeta:

1. Haz clic en Biblioteca de contenido en la barra lateral izquierda.
2. Haz clic en Carpetas del equipo o Carpetas personales.
3. Haz clic en Crear carpeta.
4. Asígnale un nombre a tu carpeta.
5. Haz clic en Agregar carpeta.
6. Haz clic en Confirmar. 

Ahora podrás cargar contenido a la nueva carpeta, o bien arrastrar y soltar contenido existente en ella.

La Biblioteca de contenido muestra el recuento combinado de visitas recientes a cada archivo de tu carpeta, lo que refleja tanto la actividad de la empresa como la de los visitantes externos.

Para crear una carpeta dentro de un Espacio:

1. Haz clic en el Espacio en el que quieres crear una carpeta.
2. Haz clic en el ícono de carpeta (agregar carpeta) en la esquina superior derecha.
3. Asígnale un nombre a tu carpeta.
4. Haz clic en Crear o Importar desde CSV.

Puedes ver cuántos elementos hay en una carpeta y los tipos de archivos dentro de un Espacio.

Administrar carpetas

En la página Contenido, puedes realizar otras acciones para administrar tus carpetas de contenido. Cuando pases el cursor sobre una carpeta y hagas clic en el ícono “…” (más opciones), podrás hacer lo siguiente:

• Compartir: crea un vínculo de espacio que contenga todos los documentos en la carpeta.
• Agregar carpeta: crea una nueva carpeta o subcarpeta.
• Cambiar nombre: cambia el nombre de una carpeta.
• Solicitar archivos: usa el formulario para solicitar archivos a una cuenta.
• Eliminar: elimina una carpeta. Cuando lo hagas, aparecerá un mensaje de confirmación antes de que se elimine la carpeta.

Para mover contenido, también puedes arrastrarlo y soltarlo en otra carpeta. Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta al mover el contenido a diferentes carpetas:

• Por lo general, mover contenido de una carpeta del equipo a otra no tiene ningún efecto en el contenido ni en su visibilidad.
• Mover contenido de una carpeta personal a una carpeta del equipo hace que el contenido se comparta de inmediato con tu equipo y permite que otros usuarios puedan visualizarlo.
• Al mover el contenido de una carpeta de equipo a una carpeta personal, se quitan de inmediato los vínculos de los compañeros de equipo y se evita que otros usuarios accedan al contenido. Aparecerá un mensaje de confirmación antes de que se mueva el contenido.
  
  

Descargar el índice de un espacio

El índice de sala de datos contiene un árbol de contenido con un desglose de todas las carpetas y archivos de un espacio. Los administradores, colaboradores y visitantes externos pueden descargar el índice de un Espacio en un archivo CSV, que incluye metadatos para cada elemento que contiene. Más información sobre cómo descargar el índice de un Espacio.

• Para facilitar la colaboración, usa las carpetas del equipo para los documentos que requieran la revisión de varios miembros del equipo.
• Para documentos confidenciales o en borrador, usa carpetas personales. Esto te permitirá mantener el control sobre quién puede acceder a ellos.
• Revisa con regularidad el contenido de tus carpetas personales y del equipo para asegurarte de que los usuarios que de verdad necesitan acceder a cada archivo tengan acceso a ellos.
• Puedes arrastrar y soltar archivos de una carpeta del equipo a una carpeta personal, y viceversa. Más información sobre las carpetas de contenido.
  • Nota: La configuración de privacidad y acceso cambiará si mueves los archivos de una carpeta del equipo a una carpeta personal y viceversa.