Gestionar las carpetas de contenido de Dropbox DocSend

En la Biblioteca de contenido, puedes utilizar las carpetas para organizar el contenido por equipo, cliente potencial o cliente, o incluso por tipo de documento.

• Las carpetas del equipo se pueden utilizar para almacenar y organizar el contenido público al que tu equipo tiene acceso. Cuando los archivos ubicados en las carpetas del equipo se añadan a un Espacio, todos los miembros que tengan acceso a ese Espacio podrán verlos. Las carpetas del equipo se encuentran en la sección Carpetas del equipo de la página Biblioteca de contenido.

• Las carpetas personales son perfectas para almacenar documentos privados o confidenciales. Esta sección es privada para cada usuario y no será visible ni accesible para otros usuarios de la cuenta.
  • Cuando el contenido almacenado en una carpeta personal se añade a un Espacio, los miembros del equipo solo verán el nombre del archivo con un icono de candado, que les indica que el acceso está restringido.

Crear una carpeta

Puedes crear con facilidad una nueva carpeta o subcarpeta en la Biblioteca de contenido:

Para crear una nueva carpeta:

1. Haz clic en Biblioteca de contenido en la barra lateral izquierda.
2. Pulsa en Carpetas del equipo o Carpetas personales.
3. Haz clic en Crear carpeta.
4. Da un nombre a tu carpeta.
5. Haz clic en Añadir carpeta.
6. Haz clic en Confirmar.

Ahora podrás subir contenido a la nueva carpeta, o bien arrastrar y soltar contenido existente en ella.

La Biblioteca de contenido muestra el recuento total de visitas recientes a cada archivo de tu carpeta, lo que refleja tanto la actividad de la empresa como la de los visitantes externos.

Para crear una carpeta dentro de un Espacio:

1. Haz clic en el Espacio en el que quieres crear una carpeta.
2. Pulsa en el icono de carpeta (añadir carpeta) en la esquina superior derecha.
3. Da un nombre a tu carpeta.
4. Selecciona Crear o Importar desde CSV.

Puedes ver cuántos elementos hay en una carpeta y los tipos de archivos dentro de un Espacio.

Gestionar carpetas

En la página Contenido, puedes realizar otras acciones para gestionar tus carpetas. Cuando pases el cursor sobre una carpeta y hagas clic en el icono “…” (más opciones), podrás hacer lo siguiente:

• Compartir: crea un enlace de espacio que contenga todos los documentos de la carpeta.
• Añadir carpeta: crea una nueva carpeta o subcarpeta.
• Cambiar nombre: cambia el nombre de una carpeta.
• Solicitar archivos: usa el formulario para solicitar archivos a una cuenta.
• Eliminar: elimina una carpeta. Al hacerlo, aparecerá un mensaje de confirmación antes de que se elimine la carpeta.

Para mover contenido, también puedes arrastrarlo y soltarlo en otra carpeta. Estos son algunos aspectos que debes tener en cuenta al mover el contenido a diferentes carpetas:

• Por lo general, mover contenido de una carpeta del equipo a otra no tiene ningún efecto en el contenido ni en su visibilidad.
• Mover contenido de una carpeta personal a una carpeta del equipo hace que el contenido se comparta de inmediato con tu equipo y permite que otros usuarios puedan visualizarlo.
• Al mover el contenido de una carpeta del equipo a una personal, se eliminan de inmediato los enlaces de los compañeros y se evita que otros usuarios accedan al contenido. Aparecerá un mensaje de confirmación antes de completar la acción.
  
  

Descargar el índice de un espacio

El índice de la sala de datos contiene un árbol de contenido con un desglose de todas las carpetas y archivos de un espacio. Los administradores, colaboradores y visitantes externos pueden descargar el índice de un Espacio en un archivo CSV, que incluye metadatos para cada elemento que contiene. Más información sobre cómo descargar el índice de un Espacio.

• Para facilitar la colaboración, usa las carpetas del equipo para los documentos que tengan que revisar varias personas.
• Para los documentos confidenciales o en borrador, usa las carpetas personales. De ese modo, podrás decidir quién tiene acceso a ellos.
• Revisa con regularidad el contenido de tus carpetas personales y del equipo para que los usuarios que necesitan consultar los archivos tengan acceso a ellos.
• Puedes arrastrar y soltar archivos de una carpeta del equipo a una personal, y viceversa. Más información sobre las carpetas de contenido.
  • Nota: La configuración de privacidad y acceso cambiará si mueves los archivos de una carpeta del equipo a una carpeta personal y viceversa.