Crear grupos de salas de datos en Dropbox DocSend

A nuestras salas de datos virtuales (VDR) las llamamos "Espacios". Las salas de datos te permiten organizar y compartir grandes volúmenes de contenido a través de un único enlace. Además, puedes compartir el acceso a través de grupos, lo que te permite invitar a personas específicas y controlar quién puede ver tu sala de datos o contribuir a ella.

 

Crear grupos de salas de datos

Puedes compartir una sala de datos de dos maneras:

• Grupos: invita a personas específicas y controla el acceso a través de un listado de miembros.
• Enlaces: comparte el acceso a través de un enlace con una configuración de seguridad opcional.

Los grupos ofrecen más control al garantizar que solo los miembros aprobados puedan acceder a la sala de datos. Los visitantes deben añadirse al grupo y autenticarse con su correo electrónico para obtener acceso. A diferencia de los enlaces, que se pueden compartir libremente, las invitaciones grupales se envían directamente desde DocSend a la dirección de correo electrónico de cada destinatario. Más información sobre la diferencia entre grupos y enlaces.

Cómo crear un grupo

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios en el menú de la barra lateral izquierda.
3. Selecciona la sala de datos para la que quieras crear un grupo.
4. Haz clic en Compartir.
5. Pulsa en Crear grupo. 
6. Introduce un nombre para el grupo. 
7. Configurar los ajustes de seguridad:
   
   • Permitir descargas: permite a los visitantes descargar contenido.
   • Añadir una marca de agua: añade una marca de agua a los documentos.
   • Requerir acuerdo para visualizar: exige a los visitantes que firmen un acuerdo de confidencialidad antes de acceder al contenido. 
     • Nota: Esta configuración se aplica a toda la sala de datos.

8. Pulsa en Crear grupo. 

Después de crear un grupo, puedes aplicar permisos a archivos y carpetas específicos haciendo clic en (bloquear un archivo o carpeta).

Cómo invitar a miembros del grupo a tu Espacio (sala de datos)

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Permisos en la barra lateral izquierda. 
3. Haz clic en Grupos.
4. Haz clic en Invitar.
5. Escribe las direcciones de correo electrónico. 
   • Opcional: añade un mensaje.
6. Haz clic en Invitar.

Los destinatarios recibirán un correo electrónico con una invitación para acceder a la sala de datos.

Los límites de las invitaciones pueden variar en el caso de los usuarios nuevos y aumentar a lo largo del tiempo. Si necesitas límites más altos, contacta con el equipo de asistencia. En los planes Advanced Data Rooms, puedes importar direcciones de correo electrónico con un archivo CSV.

Acceso al grupo y autenticación

El acceso al grupo está restringido solo a los usuarios invitados:

• Solo los usuarios que pertenezcan al grupo pueden acceder a la sala de datos.
• El acceso requiere autenticación por correo electrónico, incluso si el usuario tiene el enlace.
• Los cambios en la membresía del grupo (por ejemplo, a qué miembros se ha invitado o cuáles se han eliminado), se pueden encontrar en el registro de actividades.  Más información sobre los registros de actividades de las salas de datos. 
• Con el fin de evitar el uso indebido, DocSend usa sistemas automatizados para detectar actividades sospechosas. Si recibimos un aviso sobre una cuenta, es posible que se restrinja la capacidad de enviar nuevas invitaciones a grupos o de añadir a nuevos miembros, aunque se podrán seguir gestionando los grupos existentes (por ejemplo, quitando miembros o borrando grupos).

Editar la configuración y los permisos del grupo

Solo los propietarios y colaboradores pueden crear y gestionar grupos. 

• Nombre del grupo: puedes establecer y guardar un nombre único para identificar tu grupo.
• Permitir descargas: activa esta opción para permitir a los visitantes descargar e imprimir todos los documentos dentro de tu Espacio. 
• Añadir una marca de agua: activa esta opción para colocar una marca de agua en los documentos.
• Solicitar acuerdo para ver: activa esta opción para solicitar que los miembros firmen un acuerdo antes de visualizar el contenido de tu Espacio.
  
• Enviar recordatorio por correo electrónico: envía correos de recordatorio a los visitantes que aún no hayan visitado el Espacio. Puedes programar el mensaje para que se envíe en una fecha posterior. 
  • Nota: La actividad relacionada con los correos electrónicos de recordatorio se documenta en el registro de actividades.