Crear grupos de salas de datos en Dropbox DocSend

Actualización Dec 10, 2025

Descripción general

A nuestras salas de datos virtuales (VDR) las llamamos “espacios”, y ofrecen una forma de agrupar, organizar y compartir grandes volúmenes de contenido con otras personas mediante un solo enlace. Ahora puedes compartir salas de datos con solo enviar una invitación grupal. Los grupos simplifican la configuración de seguridad para que solo las personas aprobadas puedan acceder a los documentos de una sala de datos o colaborar en dichos documentos.

Crear grupos de salas de datos

Los Espacios, o salas de datos, te permiten compartir grandes volúmenes de contenido con otras personas de dos maneras distintas. Puedes crear un grupo con una lista de miembros aprobados o puedes crear enlaces a tu sala de datos.

Los grupos agilizan la seguridad al facilitar que solo las personas autorizadas puedan acceder al contenido de una sala de datos. Las personas deben pertenecer a la lista de miembros de una sala de datos y autenticarse con su correo electrónico para poder acceder a una sala de datos. Los enlaces pueden proporcionar una configuración similar con la lista de permisos y las opciones de autenticación por correo electrónico.

Nota: A diferencia de los enlaces, que se pueden compartir copiándolos y pegándolos, las invitaciones grupales se envían directamente desde DocSend a la dirección de correo electrónico del destinatario. Más información sobre la diferencia entre grupos y enlaces.

Cómo configurar un grupo:

Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
Haz clic en la pestaña Espacios de la barra lateral izquierda.
Selecciona la sala de datos para la que quieras crear un grupo.
Haz clic en Compartir.
Pulsa en Crear grupo.
Introduce un nombre para el grupo.
Activa los permisos que desees en Configuración de seguridad.
- Permitir descargas: permite a quienes acceden a la sala de datos descargar los contenidos dentro de ella.
- Añadir marca de agua: coloca una marca de agua dinámica en los documentos de la sala de datos.
- Requerir acuerdo para ver: exige a los visitantes que firmen un acuerdo de confidencialidad antes de visualizar un documento.
  - Nota: La configuración de seguridad se aplica a toda la sala de datos.

Pulsa en Crear grupo.

Una vez creado un grupo, podrás aplicar permisos a carpetas y archivos específicos haciendo clic en el icono de candado junto a la sala de datos.

Cómo invitar a miembros del grupo a tu Espacio (sala de datos)

Notas:
La cantidad de personas que puedes invitar por día depende de tu plan:

Los clientes con una suscripción de pago a DocSend Advanced Data Rooms (ADR) pueden enviar hasta 2000 invitaciones grupales por día.
Los usuarios que estén disfrutando de una prueba pueden enviar hasta 50 invitaciones grupales al día.

Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
Haz clic en Permisos en la barra lateral izquierda.
Selecciona la pestaña Grupos en Permisos.
Haz clic en Invitar.
Añade direcciones de correo electrónico al campo Añadir correos electrónicos.
- Opcional: añade un mensaje.
Haz clic en Invitar.

Los destinatarios recibirán un correo electrónico con una invitación a la sala de datos.

Pertenencia a un grupo y autenticación de los visitantes

Si la dirección de correo electrónico de un visitante no figura en la lista de pertenencia de un grupo, no podrá ver el contenido de la sala de datos de ese grupo aunque tenga el enlace. Esto minimiza la posibilidad de que se produzca un acceso no autorizado o de que se exponga de forma accidental la información confidencial.

Cuando los miembros del grupo accedan a una sala de datos, se les pedirá que introduzcan y que autentiquen su dirección de correo electrónico.

Notas:

Los cambios en el grupo (por ejemplo, qué miembros se han invitado o eliminado), se pueden consultar en el registro de actividades. Más información sobre los registros de actividades de la sala de datos.
Los grupos no incluyen una lista de bloqueo porque siguen el principio de menor privilegio, lo que significa que deniegan el acceso por defecto y lo permiten como una excepción. Debe concederse explícitamente a los visitantes permiso de acceso al contenido del espacio (sala de datos) de tu grupo.
Al invitar a visitantes, puedes importar un archivo CSV con hasta 500 direcciones de correo electrónico si tienes el plan Advanced o hasta 2000 direcciones si tienes el plan Advanced Data Rooms.

Editar la configuración y los permisos del grupo

Hay varias formas de personalizar un grupo:

Nombre del grupo: puedes establecer y guardar un nombre único para identificar tu grupo.
Permitir descargas: esta opción se puede activar para permitir a los visitantes descargar e imprimir todos los documentos dentro de tu Espacio.
Añadir una marca de agua: esta opción se puede activar para colocar una marca de agua en los documentos.
Requerir acuerdo para ver: al activar esta opción, los miembros deberán firmar un acuerdo antes de visualizar un documento en tu Espacio.
Enviar recordatorio por correo electrónico: envía correos electrónicos de recordatorio a los visitantes que aún no hayan visitado el espacio. Puedes programar este correo electrónico para que se envíe en una fecha posterior.

Notas:

El registro de actividades muestra quién ha creado un correo electrónico de recordatorio, cuándo se envió el recordatorio y quién lo recibe.
Solo los propietarios y colaboradores pueden crear y editar grupos.

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