Criar grupos em salas de dados no Dropbox DocSend

Espaços são o que chamamos de salas de dados virtuais (VDRs). As salas de dados permitem organizar e compartilhar grandes volumes de conteúdo usando um único link. Você também pode compartilhar o acesso por meio de grupos, o que permite convidar pessoas específicas e controlar quem pode visualizar ou  contribuir para a sua sala de dados.

 

Como criar grupos em salas de dados

Você pode compartilhar uma sala de dados de duas maneiras:

• Grupos: convide pessoas específicas e controle o acesso por meio de uma lista de membros.
• Links: compartilhe o acesso por meio de um link com configurações de segurança opcionais.

Os grupos oferecem mais controle, garantindo que apenas membros aprovados possam acessar a sala de dados. Os visitantes devem ser adicionados ao grupo e usar o e-mail para autenticar e obter acesso. Diferentemente dos links, que podem ser compartilhados livremente, os convites de grupos são enviados diretamente do DocSend para o endereço de e‑mail de cada destinatário. Saiba mais sobre a diferença entre grupos e links.

Como criar um grupo

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Espaços no menu da barra lateral esquerda.  
3. Clique na sala de dados em que deseja criar o grupo.
4. Clique em Compartilhar.
5. Clique em Criar grupo. 
6. Insira o Nome do grupo. 
7. Definir configurações de segurança:
   
   • Permitir download: permite que os visitantes baixem conteúdo.
   • Adicionar marca d'água: adiciona uma marca d'água aos documentos.
   • Exigir contrato para visualizar: exige que os visitantes assinem um contrato de não divulgação (NDA) antes de acessar o conteúdo. 
     • Observação: essas configurações se aplicam à sala de dados como um todo.

8. Clique em Criar grupo. 

Após a criação do grupo, é possível aplicar permissões a arquivos e pastas específicos clicando em (bloquear um arquivo ou pasta).

Como convidar membros do grupo para um espaço (sala de dados)

1. Entre no docsend.com.
2. Clique em Permissões na barra lateral esquerda. 
3. Clique em Grupos.
4. Clique em Convidar.
5. Digite os endereços de e-mail. 
   • Opcional: adicione uma mensagem.
6. Clique em Convidar.

Os destinatários receberão um convite por e‑mail para acessar a sala de dados.

Os limites de convites podem variar para novos usuários e aumentar ao longo do tempo. Se precisar de limites maiores, entre em contato com o atendimento. Nos planos Advanced Data Rooms, você pode importar endereços de e-mail usando um arquivo CSV.

Acesso e autenticação de grupos

O acesso ao grupo é restrito apenas a usuários convidados:

• Apenas usuários adicionados ao grupo podem acessar a sala de dados.
• O acesso requer autenticação por e-mail, mesmo que o usuário tenha o link.
• No registro de auditoria, é possível encontrar informações sobre alterações na participação no grupo (como quais membros foram convidados ou removidos). Saiba mais sobre os registros de auditoria da sala de dados. 
• Para ajudar a evitar o uso indevido, o DocSend usa sistemas automatizados para detectar atividades suspeitas. Se uma conta for sinalizada, a capacidade de enviar novos convites de grupo ou adicionar novos membros pode ser restrita, mas os grupos existentes ainda poderão ser gerenciados (por exemplo, para remover membros ou excluir grupos).

Editar as configurações e permissões do grupo

Apenas proprietários e colaboradores podem criar e gerenciar grupos.

• Nome do grupo: você pode definir e salvar um nome exclusivo para identificar o grupo.
• Permitir downloads: ative para permitir que os visitantes baixem e imprimam todos os documentos dentro do seu Espaço. 
• Adicionar uma marca d'água: ative para sobrepor uma marca d'água nos seus documentos.
• Exigir contrato para visualizar: ative para exigir que os membros assinem um contrato antes de visualizar o conteúdo no seu Espaço.
  
• Enviar lembrete por e-mail: envie e-mails de lembrete aos visitantes que ainda não visitaram o espaço. Você pode agendar o e-mail para ser enviado em uma data posterior. 
  • Observação: as ações de lembretes por e-mail são monitoradas no registro de auditoria.