Создание групп для комнат данных в Dropbox DocSend

Пространства — это наши виртуальные комнаты данных. Комнаты данных позволяют упорядочивать большие объемы содержимого и делиться им с помощью всего одной ссылки. Кроме того, доступ можно предоставлять с помощью групп, что позволяет приглашать определенных пользователей и контролировать, кто может просматривать содержимое комнаты данных или вносить в него изменения.

 

Создание групп для комнат данных

Предоставить доступ к комнате данных можно следующими двумя способами.

• Группы: приглашайте определенных пользователей и контролируйте доступ с помощью списка участников.
• Ссылки: предоставьте доступ с помощью ссылки с дополнительными настройками безопасности.

Группы обеспечивают более полный контроль, позволяя получить доступ к комнате данных только одобренным участникам. Чтобы получить доступ, посетители должны быть добавлены в группу и пройти проверку подлинности с помощью своего адреса электронной почты. В отличие от ссылок, которыми можно свободно делиться, приглашения для группы отправляются участникам непосредственно из DocSend на адрес электронной почты каждого получателя. Подробнее о разнице между доступом для группы и доступом по ссылке.

Как создать подгруппу

1. Войдите на сайт docsend.com.
2. Нажмите Spaces (Пространства) на боковой панели слева.
3. Выберите комнату данных, для которой необходимо создать группу.
4. Нажмите Поделиться.
5. Нажмите Create group (Создать группу). 
6. Введите название группы в поле Group name. 
7. Настройте следующие параметры безопасности.
   
   • Allow downloading (Разрешить скачивание): посетители могут скачивать содержимое.
   • Add watermark (Добавлять водяной знак): в документы будет добавлен водяной знак.
   • Require agreement to view (Требовать соглашение для просмотра): чтобы получить доступ к содержимому, пользователи должны будут сначала подписать соглашение о неразглашении информации (NDA). 
     • Примечание. Эти параметры применяются ко всему содержимому комнаты данных.

8. Нажмите Create group (Создать группу). 

После создания группы можно настроить разрешения для отдельных файлов и папок. Для этого нажмите соответствующий значок, чтобы заблокировать файл или папку.

Как пригласить участников группы в пространство (комнату данных)

1. Войдите на сайт docsend.com.
2. Нажмите Permissions (Разрешения) на панели слева. 
3. Нажмите Подгруппы.
4. Нажмите Пригласить.
5. Введите адреса электронной почты. 
   • Необязательно: добавьте сообщение.
6. Нажмите Пригласить.

Адресаты получат электронное письмо с приглашением в комнату данных.

Ограничения на количество приглашений для новых пользователей могут отличаться и увеличиваться со временем. Если требуются более высокие ограничения, обратитесь в службу поддержки. При использовании тарифных планов Advanced Data Rooms можно импортировать адреса электронной почты с помощью файла CSV.

Доступ для группы и проверка подлинности

Доступом для группы могут воспользоваться только приглашенные пользователи.

• Только пользователи, добавленные в группу, могут получить доступ к комнате данных.
• Для доступа требуется проверка подлинности по электронной почте, даже если у пользователя есть ссылка.
• Изменения в списке участников группы (например, какие участники были приглашены или удалены) можно посмотреть в журнале аудита.  Подробнее о журналах аудита комнаты данных. 
• В целях предотвращения неправомерного использования DocSend использует автоматизированные системы для обнаружения подозрительной активности. Если аккаунт помечен, возможность отправлять новые групповые приглашения или добавлять новых участников может быть ограничена, при этом управление существующими группами (например, удаление участников или групп) по-прежнему будет возможно.

Изменение настроек и разрешений группы

Создавать группы и управлять ими могут только их владельцы и соавторы. 

• Group name (Название группы): можно задать уникальное название группы и сохранить его.
• Allow downloading (Разрешить скачивание): включите этот параметр, чтобы посетители вашего пространства могли скачивать и распечатывать все документы из него. 
• Add a watermark (Добавлять водяной знак): включите этот параметр, чтобы наложить водяной знак на ваши документы.
• Require Agreement to view (Требовать соглашение для просмотра): включите этот параметр, чтобы участники должны были подписать соглашение, прежде чем они смогут просматривать содержимое в вашем пространстве.
  
• Send reminder email (Отправить эл. письмо с напоминанием): отправка электронных писем с напоминанием посетителям, которые еще не заходили в пространство. Можно запланировать отправку таких писем на более поздний срок. 
  • Примечание. Действия с электронными письмами с напоминаниями отслеживаются в журнале аудита.