Dropbox DocSend でデータ ルーム グループを作成する

スペースとは、当社の仮想データルーム（VDR）を指します。データ ルームでは大量のコンテンツをグループ化し、整理し、1 つのリンクを使用して他のユーザーと共有できます。このたび、グループに招待状を送信してデータ ルームを共有できるようになりました。グループ化することで、セキュリティ設定が簡略化され、承認された人のみがデータ ルーム内のドキュメントにアクセスしたり共同編集できるようになります。

データ ルーム グループを作成する

スペース（データ ルーム）を使用すると、大量のコンテンツを他のユーザーと共有できます。これには 2 つの方法があります。承認済みのメンバーのリストを使用してグループを作成するか、データ ルームへのリンクを作成することで、大量のコンテンツを他のユーザーと共有できます。

グループを使用すると、認証されたユーザーのみがデータ ルームのコンテンツにアクセスできるように簡単に設定できるため、セキュリティを効率化できます。ユーザーがデータ ルームにアクセスするには、データ ルームのメンバー リストに登録されており、メール アドレスを使用して認証する必要があります。リンクは、許可リストとメール認証オプションと同様の設定を提供できます。

グループの設定方法：

1. DocSend アカウントにログインします。
2. 左側のサイドバーで［スペース］をクリックします。 
3. グループを作成するデータ ルームをクリックします。
4. ［共有］をクリックします。
5. ［グループを作成］をクリックします。 
6. グループ名を入力してください。 
7. セキュリティ設定で必要な権限を切り替えます。 
   • ダウンロードを許可する：データ ルームの訪問者にデータ ルームのアセットのダウンロードを許可します。
   • 透かしを追加する：データ ルームのドキュメント上に透かしを表示します。
   • 閲覧に同意を必須とする：訪問者はドキュメントを閲覧する前に秘密保持契約（NDA）に署名する必要があります。 
     • 注：セキュリティ設定はデータ ルーム全体に適用されます。

8. ［グループを作成］をクリックします。 

グループを作成したら、データ ルームの横にある南京錠のアイコンをクリックすることで、特定のファイルとフォルダに権限を適用することができます。

スペース（データ ルーム）にグループ メンバーを招待する方法

1. DocSend アカウントにログインします。
2. 左側のサイドバーで［権限］をクリックします。
3. ［権限］の下にある［グループ］タブをクリックします。
4. ［招待］をクリックします。
5. ［メール アドレスを追加］フィールドにメール アドレスを追加します。 
   • オプション：メッセージを追加します。
6. ［招待］をクリックします。

受信者にデータ ルームへの招待を含むメールが届きます。

グループの設定と権限を編集する

• グループ名：グループを識別するための固有の名前を設定して保存できます。
• ダウンロードの許可：このオプションをオンにすると、訪問者はスペース内のすべてのドキュメントをダウンロードおよび印刷できます。 
• 透かしの追加：このオプションをオンにすると、ドキュメントに透かしを入れることができます。
• 閲覧には同意が必要：このオプションをオンにすると、メンバーはスペース内のドキュメントを閲覧する前に同意書への署名を求められます。
  
• リマインダー メールを送信：スペースにまだアクセスしていない訪問者にリマインダー メールを送信します。このメールを後日送信するようにスケジュールすることができます。