Datenraumgruppen in Dropbox DocSend erstellen

Wenn von Räumen die Rede ist, sind unsere virtuellen Datenräume (VDR) gemeint. Mit Datenräumen lassen sich große Mengen an Inhalten an einem Ort verwalten, organisieren und über einen einzigen Link mit anderen teilen. Jetzt ist das Teilen von ganzen Datenräumen mit einer Gruppeneinladung möglich. Die Gruppenarbeit vereinfacht erheblich die Sicherheitseinstellungen und ermöglicht ausschließlich zugelassenen Personen, auf Dokumente in einem Datenraum zuzugreifen oder einen Beitrag dazu zu leisten.

Erstellen von Datenraumgruppen

Räume (Datenräume) ermöglichen Ihnen, große Mengen an Inhalten mit anderen Personen auf zwei unterschiedliche Art und Weisen zu teilen. Sie können eine Gruppe mit einer Liste genehmigter Mitglieder erstellen oder Links zu Ihrem Datenraum erstellen.

Gruppen sorgen für mehr Sicherheit, indem sie es einfacher machen, sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Inhalte eines Datenraums erhalten können. Einzelnutzer müssen der Mitgliederliste eines Datenraums angehören und sich mit ihrer E-Mail-Adresse authentifizieren, um auf einen Datenraum zugreifen zu können. Links können ähnlich, mit einer Berechtigungsliste und E-Mail-Authentifizierung, konfiguriert werden.

So erstellen Sie eine Gruppe:

1. Melden Sie sich bei Ihrem DocSend-Konto an.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Räume. 
3. Klicken Sie auf den Datenraum, für den Sie eine Gruppe erstellen möchten.
4. Klicken Sie auf Teilen.
5. Klicken Sie auf Gruppe erstellen. 
6. Geben Sie einen Gruppennamen ein. 
7. Aktivieren Sie alle gewünschten Berechtigungen in den Sicherheitseinstellungen. 
   • Downloads zulassen: Ermöglicht den Besuchern des Datenraums, die enthaltenen Inhalte herunterzuladen.
   • Wasserzeichen hinzufügen: Legt ein dynamisches Wasserzeichen über Datenraumdokumente.
   • Vereinbarung zum Anzeigen erforderlich: Besucher müssen eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen, bevor sie auf ein Dokument zugreifen können. 
     • Hinweis: Die Sicherheitseinstellungen beziehen sich auf den gesamten Datenraum.

8. Klicken Sie auf Gruppe erstellen. 

Nachdem Sie eine Gruppe erstellt haben, können Sie Berechtigungen für bestimmte Dateien und Ordner festlegen, indem Sie auf das Vorhängeschloss-Symbol neben Ihrem Datenraum klicken.

So laden Sie Gruppenmitglieder zu Ihrem Raum (Datenraum) ein

1. Melden Sie sich bei Ihrem DocSend-Konto an.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Berechtigungen. 
3. Klicken Sie unter Berechtigungen auf den Tab Gruppen.
4. Klicken Sie auf Einladen.
5. Geben Sie im Feld E-Mail-Adressen hinzufügen die entsprechenden E-Mail-Adressen an. 
   • Optional: Fügen Sie eine Nachricht hinzu.
6. Klicken Sie auf Einladen.

Ihre Empfänger erhalten eine E-Mail mit einer Einladung zum Datenraum.

Gruppeneinstellungen und -berechtigungen bearbeiten

• Gruppenname: Wählen Sie einen eindeutigen Namen für Ihre Gruppe aus.
• Downloads zulassen: Aktivieren Sie diese Option, um Besuchern zu ermöglichen, alle Dokumente in Ihrem Raum herunterzuladen und zu drucken. 
• Wasserzeichen hinzufügen: Aktivieren Sie diese Option, um Ihren Dokumenten ein Wasserzeichen hinzuzufügen.
• Vereinbarung zum Anzeigen erforderlich: Aktivieren Sie diese Option, um die Mitglieder zur Unterzeichnung einer Vereinbarung aufzufordern, bevor sie ein Dokument in Ihrem Raum anzeigen können.
  
• Erinnerungs-E-Mail senden: Senden Sie Erinnerungs-E-Mails an Besucher, die den Raum noch nicht besucht haben. Sie können diese E-Mail so planen, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt versendet wird.