Datenraumgruppen in Dropbox DocSend erstellen

Wenn von Räumen die Rede ist, sind unsere virtuellen Datenräume (VDR) gemeint. In Datenräumen können Sie große Datenmengen organisieren und über einen einzigen Link teilen. Sie können den Zugriff auch über Gruppen freigeben. So können Sie bestimmte Personen einladen und steuern, wer Ihren Datenraum anzeigen oder dazu beitragen kann.

 

Erstellen von Datenraumgruppen

Sie können einen Datenraum auf zwei Arten teilen:

• Gruppen: Laden Sie bestimmte Personen ein und kontrollieren Sie den Zugriff über eine Mitgliederliste.
• Links: Teilen Sie den Zugriff über einen Link mit optionalen Sicherheitseinstellungen.

Gruppen bieten mehr Kontrolle, da nur genehmigte Mitglieder auf den Datenraum zugreifen können. Besucher müssen der Gruppe hinzugefügt werden und sich mit ihrer E-Mail-Adresse authentifizieren, um Zugriff zu erhalten. Anders als bei Links, die frei geteilt werden können, werden Gruppeneinladungen direkt über DocSend an die E-Mail-Adressen der einzelnen Empfänger gesendet. Erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen Gruppen und Links.

Eine Gruppe erstellen

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Räume. 
3. Klicken Sie auf den Datenraum, für den Sie eine Gruppe erstellen möchten.
4. Klicken Sie auf Teilen.
5. Klicken Sie auf Gruppe erstellen. 
6. Geben Sie einen Gruppennamen ein. 
7. Sicherheitseinstellungen konfigurieren:
   
   • Herunterladen zulassen: Ermöglicht es Besuchern, Inhalte herunterzuladen.
   • Wasserzeichen hinzufügen: Fügt Dokumenten ein Wasserzeichen hinzu.
   • Vereinbarung zum Anzeigen erforderlich: Besucher müssen eine Vertraulichkeitsvereinbarung (Non-Disclosure Agreement, NDA) unterzeichnen, bevor sie auf Inhalte zugreifen können. 
     • Hinweis: Diese Einstellungen beziehen sich auf den gesamten Datenraum.

8. Klicken Sie auf Gruppe erstellen. 

Nachdem Sie eine Gruppe erstellt haben, können Sie Berechtigungen für bestimmte Dateien und Ordner festlegen, indem Sie auf (eine Datei oder einen Ordner sperren) klicken.

So laden Sie Gruppenmitglieder zu einem Raum (Datenraum) ein

1. Gehen Sie zu docsend.com und melden Sie sich an.
2. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Berechtigungen. 
3. Klicken Sie auf Gruppen.
4. Klicken Sie auf Einladen.
5. Geben Sie E-Mail-Adressen ein. 
   • Optional: Fügen Sie eine Nachricht hinzu.
6. Klicken Sie auf Einladen.

Die Empfänger erhalten eine E-Mail-Einladung, um auf den Datenraum zuzugreifen.

Die Einladungslimits können für neue Nutzer variieren und im Zeitverlauf erhöht werden. Wenn Sie höhere Limits benötigen, wenden Sie sich an den Support. Bei Advanced Data Rooms-Abos können Sie E-Mail-Adressen mithilfe einer CSV-Datei importieren.

Gruppenzugriff und Authentifizierung

Der Gruppenzugriff ist nur auf eingeladene Nutzer beschränkt:

• Nur Nutzer, die der Gruppe hinzugefügt wurden, können auf den Datenraum zugreifen.
• Für den Zugriff ist eine E-Mail-Authentifizierung erforderlich, auch wenn der Nutzer über den Link verfügt.
• Änderungen der Gruppenmitgliedschaft (z. B. welche Mitglieder eingeladen oder entfernt wurden) finden Sie im Audit-Protokoll. Erfahren Sie mehr über Audit-Protokolle von Datenräumen. 
• Um Missbrauch zu verhindern, verwendet DocSend automatisierte Systeme, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen. Wenn ein Konto markiert wird, kann die Möglichkeit, neue Gruppeneinladungen zu senden oder neue Mitglieder hinzuzufügen, eingeschränkt werden, während bestehende Gruppen weiterhin verwaltet werden können (z. B. Entfernen von Mitgliedern oder Löschen von Gruppen).

Gruppeneinstellungen und -berechtigungen bearbeiten

Nur Eigentümer und andere Nutzer können Gruppen erstellen und bearbeiten. 

• Gruppenname: Wählen Sie einen eindeutigen Namen für Ihre Gruppe aus.
• Downloads zulassen: Aktivieren Sie diese Option, um es Besuchern zu ermöglichen, alle Dokumente in Ihrem Raum herunterzuladen und auszudrucken. 
• Wasserzeichen hinzufügen: Aktivieren Sie diese Option, um Ihren Dokumenten ein Wasserzeichen hinzuzufügen.
• Vereinbarung zum Anzeigen erforderlich: Aktivieren Sie diese Option, um die Mitglieder zur Unterzeichnung einer Vereinbarung aufzufordern, bevor sie Inhalte in Ihrem Raum anzeigen können.
  
• Erinnerungs-E-Mail senden: Senden Sie Erinnerungs-E-Mails an Besucher, die den Raum noch nicht besucht haben. Sie können diese E-Mail so planen, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt versendet wird. 
  • Hinweis: Die Aktivitäten im Zusammenhang mit Erinnerungs-E-Mails werden im Audit-Protokoll nachverfolgt.