Creare gruppi in una data room in Dropbox DocSend

Aggiornato Dec 05, 2025

Panoramica

Le nostre data room virtuali (VDR) sono anche definite “Spazi”. Offrono un modo per raggruppare, organizzare e condividere con altre persone grandi volumi di contenuti tramite un unico link. Ora è possibile condividere le data room inviando inviti di gruppo. I gruppi aiutano a semplificare le impostazioni di sicurezza: solo chi dispone delle approvazioni può accedere o contribuire ai documenti in una data room.

Creare gruppi in una data room

Gli Spazi, o data room, consentono di condividere volumi elevati di contenuti con altre persone in due modi. Si possono creare gruppi con elenchi dei membri approvati oppure creare link alla data room.

I gruppi garantiscono la sicurezza, facendo in modo che solo le persone autorizzate possano avere accesso ai contenuti di una data room. Le singole persone devono far parte dell'elenco di membri della data room e autenticarsi tramite il proprio indirizzo email per poter accedere alla data room. I link possono essere impostati in maniera similare tramite lista di contatti autorizzati e autenticazione tramite indirizzo email.

Nota: a differenza dei link, che si possono condividere copiandoli e incollandoli, DocSend invia gli inviti di gruppo direttamente agli indirizzi email dei destinatari. Scopri di più sulla differenza tra gruppi e link.

Come impostare un gruppo:

Accedi al tuo account DocSend.
Fai clic sulla scheda Spazi nella barra laterale sinistra.
Fai clic sulla data room per cui vuoi creare un gruppo.
Fai clic su Condividi.
Fai clic su Crea gruppo.
Inserisci un Nome per il gruppo.
Attiva o disattiva le autorizzazioni che desideri sotto Impostazioni di sicurezza.
- Consenti i download: consente a chi visita la data room di scaricarne le risorse.
- Aggiungi filigrana: sovrappone una filigrana dinamica ai documenti della data room.
- Richiedi firma di un accordo per visualizzare: i visitatori devono sottoscrivere un accordo di non divulgazione (NDA) per poter visualizzare i documenti.
  - Nota: le impostazioni di sicurezza si applicano all’intera data room.

Fai clic su Crea gruppo.

Una volta creato il gruppo, puoi impostare autorizzazioni per determinati file o cartelle facendo clic sull’icona del lucchetto accanto alla data room.

Come invitare membri del gruppo nel tuo Spazio (data room)

Note:
Il numero di persone che puoi invitare al giorno dipende dal tuo piano:

I clienti con un abbonamento a pagamento a DocSend Advanced Data Rooms (ADR) possono inviare fino a 2.000 inviti di gruppo al giorno.
Gli utenti in prova possono inviare fino a 50 inviti di gruppo al giorno.

Accedi al tuo account DocSend.
Fai clic su Autorizzazioni nella barra laterale sinistra.
Fai clic sulla scheda Gruppi sotto Autorizzazioni.
Fai clic su Invita.
Inserisci gli indirizzi email dei destinatari nel campo Aggiungi indirizzi email.
- Facoltativo: aggiungi un messaggio.
Fai clic su Invita.

I destinatari riceveranno un’email con un invito alla data room.

Autenticazione dei membri del gruppo e visitatori

Se l’indirizzo email di un visitatore non è presente nell’elenco dei membri del gruppo, quella persona non potrà visualizzare i contenuti della data room del gruppo, neanche con il relativo link. In questo modo si riduce al minimo il rischio di accessi non autorizzati o di divulgazione accidentale di dati sensibili.

I membri del gruppo che accedono alla data room dovranno inserire il proprio indirizzo email e autenticarlo.

Note:

Eventuali modifiche ai membri del gruppo (inviti, rimozioni e così via) vengono elencate nel registro di audit. Scopri di più sui registri di audit delle data room.
I gruppi non dispongono di elenchi di utenti bloccati, in quanto seguono il principio di privilegio minimo: l’accesso è negato per impostazione predefinita e consentito solo come eccezione. Per poter accedere ai contenuti dello Spazio (data room) di un gruppo, i visitatori devono avere un’autorizzazione esplicita.
Per invitare visitatori, puoi importare un file CSV contenente fino a 500 indirizzi email con il piano Advanced e 2.000 indirizzi email con il piano Advanced Data Rooms.

Modificare impostazioni e autorizzazioni del gruppo

Sono disponibili diverse opzioni per personalizzare i gruppi:

Nome del gruppo: puoi impostare e salvare un nome univoco per identificarlo.
Consenti i download: questa opzione può essere attivata per consentire ai visitatori di scaricare e stampare i documenti presenti nello Spazio.
Aggiungi una filigrana: questa opzione può essere attivata per aggiungere la filigrana ai documenti.
Richiedi firma di un accordo per visualizzare: quando questa opzione è attiva, i membri devono sottoscrivere un accordo per poter visualizzare i documenti nella data room.
Invia email di promemoria: invia email di promemoria ai visitatori che non hanno ancora visitato lo Spazio. Puoi programmare l'invio di questa email in un secondo momento.

Note:

Il registro di audit mostra chi crea un'email di promemoria, quando è stato inviato il promemoria e chi lo riceve.
Solo proprietari e collaboratori possono creare e modificare i gruppi.

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