Creare gruppi in una data room in Dropbox DocSend

Le nostre data room virtuali (VDR) sono anche definite “Spazi”. Le data room ti consentono di organizzare e condividere grandi volumi di contenuti tramite un unico link. Puoi anche condividere l'accesso tramite i gruppi, che ti consentono di invitare persone specifiche e controllare chi può visualizzare o contribuire alla tua data room.

 

Creare gruppi in una data room

Puoi condividere una data room in due modi:

• Gruppi: invita persone specifiche e controlla l'accesso tramite un elenco di membri.
• Link: condividi l'accesso tramite un link con impostazioni di sicurezza opzionali.

I gruppi offrono un maggiore controllo, garantendo che solo i membri approvati possano accedere alla data room. I visitatori devono essere aggiunti al gruppo e autenticarsi con il loro indirizzo email per ottenere l'accesso. A differenza dei link, che si possono condividere liberamente, DocSend invia gli inviti di gruppo direttamente agli indirizzi email di ciascun destinatario. Scopri di più sulla differenza tra gruppi e link.

Come creare un gruppo

1. Accedi a docsend.com.
2. Fai clic su Spazi nella barra laterale sinistra.
3. Fai clic sulla data room per cui vuoi creare un gruppo.
4. Fai clic su Condividi.
5. Fai clic su Crea gruppo. 
6. Inserisci un Nome per il gruppo. 
7. Configura le impostazioni di sicurezza:
   
   • Consenti i download: consente ai visitatori di scaricare i contenuti.
   • Aggiungi filigrana: aggiunge una filigrana ai documenti.
   • Richiedi accordo per la visualizzazione: richiede ai visitatori di firmare un accordo di non divulgazione (NDA) prima di accedere ai contenuti. 
     • Nota: queste impostazioni si applicano all'intera data room.

8. Fai clic su Crea gruppo. 

Dopo aver creato un gruppo, puoi impostare autorizzazioni per determinati file o cartelle facendo clic su (blocca un file o una cartella).

Come invitare membri del gruppo in uno Spazio (data room)

1. Accedi a docsend.com.
2. Fai clic su Autorizzazioni nella barra laterale sinistra. 
3. Fai clic su Gruppi.
4. Fai clic su Invita.
5. Digita gli indirizzi email. 
   • Facoltativo: aggiungi un messaggio.
6. Fai clic su Invita.

I destinatari riceveranno un invito via email per accedere alla data room.

I limiti di invito possono variare per i nuovi utenti e aumentare nel tempo. Se hai bisogno di limiti più elevati, contatta il supporto. Con i piani Advanced Data Rooms, puoi importare indirizzi email utilizzando un file CSV.

Accesso e autenticazione del gruppo

L'accesso di gruppo è riservato esclusivamente agli utenti invitati:

• Solo gli utenti aggiunti al gruppo possono accedere alla data room.
• L'accesso richiede l'autenticazione tramite email, anche se l'utente dispone del link.
• Eventuali modifiche ai membri del gruppo (inviti, rimozioni e così via) vengono elencate nel registro di audit.  Scopri di più sui registri di audit delle data room. 
• Per prevenire gli usi illeciti, DocSend si serve di sistemi automatizzati per rilevare le attività sospette. Se un account viene segnalato, la possibilità di inviare nuovi inviti a gruppi o di aggiungere nuovi membri potrebbe essere limitata, mentre i gruppi esistenti possono ancora essere gestiti (ad esempio, rimuovendo membri o eliminando gruppi).

Modificare impostazioni e autorizzazioni del gruppo

Solo proprietari e collaboratori possono creare e gestire i gruppi. 

• Nome del gruppo: puoi impostare e salvare un nome univoco per identificarlo.
• Consenti i download: attiva questa opzione per consentire ai visitatori di scaricare e stampare i documenti presenti nello Spazio. 
• Aggiungi una filigrana: attiva questa opzione per aggiungere la filigrana ai documenti.
• Richiedi firma di un accordo per visualizzare: attiva questa opzione per richiedere ai membri di sottoscrivere un accordo per poter visualizzare i contenuti nello Spazio.
  
• Invia email di promemoria: invia email di promemoria ai visitatori che non hanno ancora visitato lo Spazio. Puoi programmare l'invio di questa email in un secondo momento. 
  • Nota: l'attività relativa alle email di promemoria viene monitorata nel registro di audit.