Tworzenie grup pokojów danych w Dropbox DocSend

Przestrzenie Space to nasze wirtualne pokoje danych (Virtual Data Rooms – VDR). Pokoje danych umożliwiają organizowanie i udostępnianie dużej ilości treści za pomocą jednego łącza. Możesz również udostępniać dostęp za pośrednictwem grup, co pozwala zapraszać określone osoby i kontrolować, kto może wyświetlać Twój pokój danych lub współtworzyć jego zawartość.

 

Tworzenie grup pokojów danych

Pokój danych można udostępnić na dwa sposoby:

• Grupy: zaproś określone osoby i kontroluj dostęp za pośrednictwem listy członków.
• Łącza: udostępnij dostęp za pośrednictwem łącza z opcjonalnymi ustawieniami zabezpieczeń.

Grupy dają Ci większą kontrolę, zapewniając, że tylko zatwierdzeni członkowie mogą uzyskać dostęp do pokoju danych. Osoby odwiedzające muszą zostać dodane do grupy i uwierzytelnić się za pomocą swojego adresu e-mail, aby uzyskać dostęp. W przeciwieństwie do łączy, które można udostępniać dowolnie, zaproszenia do grupy są wysyłane bezpośrednio z DocSend na adresy e-mail poszczególnych odbiorców. Więcej informacji na temat różnic pomiędzy grupami i łączami.

Jak utworzyć grupę

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij Przestrzenie Space w menu na pasku bocznym po lewej stronie.
3. Kliknij pokój danych, dla którego chcesz utworzyć grupę.
4. Kliknij Udostępnij.
5. Kliknij Utwórz grupę. 
6. Wpisz nazwę grupy. 
7. Skonfiguruj ustawienia zabezpieczeń:
   
   • Zezwól na pobieranie: pozwala osobom odwiedzającym pobierać zawartość.
   • Dodaj znak wodny: dodaje znak wodny do dokumentów.
   • Wymagaj umowy w celu wyświetlenia: wymaga od osób odwiedzających podpisania umowy o zachowaniu poufności (NDA) przed uzyskaniem dostępu zawartości. 
     • Uwaga: te ustawienia mają zastosowanie do całego pokoju danych.

8. Kliknij Utwórz grupę. 

Po utworzeniu grupy można zastosować uprawnienia do określonych plików i folderów, klikając (Zablokuj plik lub folder).

Jak zaprosić członków grupy do przestrzeni Space (pokoju danych)

1. Zaloguj się na stronie docsend.com.
2. Kliknij Uprawnienia na lewym pasku bocznym. 
3. Kliknij Grupy.
4. Kliknij Zaproś.
5. Wpisz adresy e-mail. 
   • Opcjonalnie: dodaj wiadomość.
6. Kliknij Zaproś.

Odbiorcy otrzymają wiadomość e-mail z zaproszeniem umożliwiającym dostęp do pokoju danych.

Limity zaproszeń mogą się różnić w przypadku nowych użytkowników i zwiększać się z upływem czasu. Jeśli potrzebujesz wyższych limitów, skontaktuj się z pomocą techniczną. W taryfach Advanced Data Rooms możesz importować adresy e-mail za pomocą pliku CSV.

Dostęp w ramach grupy i uwierzytelnianie

Dostęp w ramach grupy mogą uzyskać wyłącznie zaproszeni użytkownicy:

• Tylko użytkownicy dodani do grupy mogą uzyskać dostęp do pokoju danych.
• Dostęp wymaga uwierzytelnienia za pomocą adresu e-mail, nawet jeśli użytkownik ma odpowiednie łącze.
• Zmiany dotyczące członków grupy (np. którzy członkowie zostali zaproszeni lub usunięci) można znaleźć w dzienniku inspekcji.  Więcej informacji na temat dzienników inspekcji pokojów danych. 
• Aby zapobiec niewłaściwemu użyciu, DocSend wykorzystuje zautomatyzowane systemy do wykrywania podejrzanej aktywności. Jeśli konto zostanie oflagowane, możliwość wysyłania nowych zaproszeń do grup lub dodawania nowych członków może zostać ograniczona. Dalej będzie można zarządzać istniejącymi grupami (na przykład usuwać członków lub grupy).

Edycja ustawień i uprawnień grupy

Tylko właściciele i współpracownicy mogą tworzyć grupy i nimi zarządzać. 

• Nazwa grupy: możesz ustawić i zapisać unikalną nazwę, która pozwoli Ci zidentyfikować grupę.
• Zezwól na pobieranie: włącz tę opcję, aby umożliwić osobom odwiedzającym pobieranie i drukowanie wszystkich dokumentów znajdujących się w Twojej przestrzeni Space. 
• Dodaj znak wodny: włącz tę opcję, aby nałożyć na dokumenty znak wodny.
• Wymagaj umowy w celu wyświetlenia: włącz tę opcję, aby wymagać od członków podpisania umowy, zanim będą mogli wyświetlić zawartość Twojej przestrzeni Space.
  
• Wyślij wiadomość e-mail z przypomnieniem: wyślij wiadomości e-mail z przypomnieniem do osób odwiedzających, które jeszcze nie odwiedziły przestrzeni Space. Możesz zaplanować wysłanie tej wiadomości e-mail w późniejszym terminie. 
  • Uwaga: aktywność związana z wiadomościami e-mail z przypomnieniem jest śledzona w dzienniku inspekcji.