Opret datarumsgrupper i Dropbox DocSend

Spaces er vores virtuelle datarum (VDR'er). Med datarum kan du organisere og dele store mængder indhold via et enkelt link. Du kan også dele adgangen via grupper, hvor du kan invitere bestemte personer og styre, hvem der kan se eller bidrage til dit datarum.

 

Opret grupper til datarum

Du kan dele et datarum på to måder:

• Grupper: Inviter bestemte personer, og styr adgangen via en medlemsliste.
• Links: Del adgang via et link med valgfri sikkerhedsindstillinger.

Grupper giver større kontrol, da de sikrer, at kun godkendte medlemmer har adgang til datarummet. Besøgende skal føjes til gruppen og bekræfte deres identitet via deres e-mailadresse for at få adgang. I modsætning til links, som kan deles frit, sendes gruppeinvitationer direkte fra DocSend til hver modtagers e-mailadresse. Få mere at vide om forskellen mellem grupper og links.

Sådan opretter du en gruppe

1. Log på docsend.com.
2. Klik på Spaces i sidepanelets menu til venstre.
3. Klik på det datarum, du vil oprette en gruppe for.
4. Klik på Del.
5. Klik på Opret gruppe. 
6. Angiv et gruppenavn. 
7. Konfigurer sikkerhedsindstillinger:
   
   • Tillad download: Lad besøgende downloade indhold.
   • Tilføj vandmærke: Føjer et vandmærke til dokumenter.
   • Kræver godkendelse for at se: Besøgende skal underskrive en fortrolighedsaftale (NDA), før de får adgang til indholdet. 
     • Bemærk: Disse indstillinger gælder for hele datarummet.

8. Klik på Opret gruppe. 

Når du har oprettet en gruppe, kan du tildele tilladelser til bestemte filer og mapper ved at klikke (låse en fil eller mappe).

Sådan inviterer du gruppemedlemmer til et Space (datarum)

1. Log på docsend.com.
2. Klik på Tilladelser i venstre sidepanel. 
3. Klip på Grupper.
4. Klik på Inviter.
5. Indtast e-mailadresser. 
   • Valgfrit: Tilføj en meddelelse.
6. Klik på Inviter.

Modtagerne vil modtage en e-mailinvitation, der giver adgang til datarummet.

Grænsen for invitationer kan variere for nye brugere og stige med tiden. Kontakt support, hvis du har brug for højere grænser. Med Advanced Data Rooms-planer kan du importere e-mailadresser via en CSV-fil.

Gruppeadgang og godkendelse

Gruppeadgang er begrænset til inviterede brugere:

• Kun brugere, der er føjet til gruppen, har adgang til datarummet.
• Adgang kræver e-mailgodkendelse, selvom brugeren har linket.
• Ændringer i gruppemedlemskabet (f.eks. hvilke medlemmer der er blevet inviteret eller fjernet) kan ses i overvågningsloggen.  Få mere at vide om overvågningslog til datarum. 
• For at forhindre misbrug bruger DocSend automatiserede systemer til at opdage mistænkelig aktivitet. Hvis en konto bliver markeret, kan muligheden for at sende nye gruppeinvitationer eller tilføje nye medlemmer blive begrænset, mens eksisterende grupper stadig kan administreres (f.eks. ved at fjerne medlemmer eller slette grupper).

Rediger indstillinger og tilladelser for en gruppe

Kun ejere og samarbejdspartnere kan oprette og administrere grupper. 

• Gruppenavn: Du kan angive og gemme et entydigt navn, der bruges til at identificere din gruppe.
• Tillad download: Slå denne indstilling til for at give besøgende mulighed for at downloade og udskrive alle dokumenter i dit Space. 
• Tilføj et vandmærke: Slå funktionen til for at lægge et vandmærke på dine dokumenter.
• Kræv aftale for at se: Slå denne indstilling til for at kræve, at medlemmerne underskriver en aftale, før de kan se indholdet i dit Space.
  
• Send påmindelsesmail: Send påmindelsesmails til besøgende, der endnu ikke har besøgt dit Space. Du kan vælge, at denne e-mail sendes på et senere tidspunkt. 
  • Bemærk: Aktiviteter vedrørende påmindelsesmails registreres i overvågningsloggen.