Skapa datarumsgrupper i Dropbox DocSend

Space är våra virtuella datarum (VDR). Med datarum kan du organisera och dela stora mängder material med en enda länk. Du kan även dela åtkomst via grupper, vilket gör att du kan bjuda in specifika personer och kontrollera vem som kan visa eller bidra till ditt datarum.

 

Skapa datarumsgrupper

Du kan dela ett datarum på två sätt:

• Grupper: Bjud in specifika personer och kontrollera åtkomsten via en medlemslista.
• Länkar: Dela åtkomst via en länk med valfria säkerhetsinställningar.

Grupper ger mer kontroll genom att säkerställa att endast godkända medlemmar har åtkomst till datarummet. Besökare måste läggas till i gruppen och autentisera sig med sin mejladress för att få åtkomst. Till skillnad från länkar, som kan delas fritt, så skickas gruppinbjudningar direkt från DocSend till varje mottagares mejladress. Läs mer om skillnaden mellan grupper och länkar.

Skapa en grupp

1. Logga in på docsend.com.
2. Klicka på Spaces i den vänstra sidomenyn.
3. Klicka på datarummet som du skapar en grupp för.
4. Klicka på Delning.
5. Klicka på Skapa grupp. 
6. Ange ett gruppnamn. 
7. Konfigurera säkerhetsinställningar:
   
   • Tillåt nedladdning: Låt besökare ladda ner material.
   • Lägg till vattenstämpel: Lägg till en vattenstämpel i dokument.
   • Kräv sekretessavtal för att visa: Besökare måste skriva under ett sekretessavtal (NDA) innan de får tillgång till innehåll. 
     • Obs! Dessa inställningar gäller hela datarummet.

8. Klicka på Skapa grupp. 

När du har skapat en grupp kan du tillämpa behörigheter till specifika filer och mappar genom att klicka på (lås en fil eller mapp).

Så här bjuder du in gruppmedlemmar till ett Space (datarum)

1. Logga in på docsend.com.
2. Klicka på Behörigheter på den vänstra sidomenyn. 
3. Klicka på Grupper.
4. Klicka på Bjud in.
5. Ange mejladresser. 
   • Valfritt: Lägg till ett meddelande.
6. Klicka på Bjud in.

Mottagare får en mejlinbjudan om att få åtkomst till datarummet.

Inbjudningsgränserna kan variera för nya användare och öka över tid. Kontakta supporten om du behöver högre gränser. Med planerna Advanced Data Rooms kan du importera mejladresser med en CSV-fil. 

Gruppåtkomst och autentisering

Gruppåtkomst är begränsad till endast inbjudna användare:

• Endast användare som lagts till i gruppen har åtkomst till datarummet.
• Åtkomst kräver e-postautentisering, även om användaren har länken.
• Ändringar i gruppmedlemskap (såsom vilka medlemmar som bjöds in eller togs bort) finns i granskningsloggen.  Läs mer om granskningsloggar för datarum. 
• För att förhindra missbruk använder DocSend automatiserade system för att upptäcka misstänkt aktivitet. Om ett konto flaggas kan möjligheten att skicka nya gruppinbjudningar eller lägga till nya medlemmar begränsas, medan befintliga grupper fortfarande kan hanteras (till exempel ta bort medlemmar eller radera grupper).

Redigera gruppinställningar och behörigheter

Endast ägare och medarbetare kan skapa och hantera grupper. 

• Gruppnamn: Du kan ställa in och spara ett unikt namn som identifierar gruppen.
• Tillåt nerladdning: Aktivera för att låta besökare ladda ner och skriva ut alla dokument i ditt Space. 
• Lägg till en vattenstämpel: Aktivera för att lägga en vattenstämpel ovanpå dina dokument.
• Kräv avtal för att visa: Aktivera för att kräva att medlemmar skriver under ett avtal innan de kan visa innehåll i ditt Space.
  
• Skicka påminnelsemejl: Skicka påminnelsemejl till besökare som inte har besökt detta Space ännu. Du kan schemalägga det här mejlet för att skickas ut vid ett senare tillfälle. 
  • Obs! Aktivitet för påminnelsemejl spåras i granskningsloggen.