Opprett dataromgrupper i Dropbox DocSend

Spaces er det samme som virtuelle datarom (VDR). Datarom lar deg organisere og dele store mengder innhold ved hjelp av en enkelt lenke. Du kan også dele tilgang gjennom grupper. Med grupper kan du invitere bestemte personer og kontrollere hvem som kan se eller bidra til datarommet.

 

Opprette dataromgrupper

Du kan dele et datarom på to måter:

• Grupper: Inviter bestemte personer og kontroller tilgangen via en medlemsliste.
• Lenker: Del tilgang via en lenke med valgfrie sikkerhetsinnstillinger.

Grupper gir mer kontroll ved å sikre at kun godkjente medlemmer har tilgang til datarommet. Besøkende må legges til i gruppen, og de må godkjenne med e-postadressen sin for å få tilgang. I motsetning til lenker som kan deles fritt, sendes gruppeinvitasjoner direkte fra DocSend til hver enkelt mottakers e-postadresse. Finn ut mer om forskjellen mellom grupper og lenker.

Slik oppretter du en gruppe

1. Logg på docsend.com.
2. Klikk på fanen Space-områder i venstre sidestolpe.
3. Klikk på datarommet du oppretter en gruppe for.
4. Klikk på Del.
5. Klikk på Opprett gruppe. 
6. Angi et Gruppenavn. 
7. Konfigurer sikkerhetsinnstillinger:
   
   • Tillat nedlasting: La besøkende laste ned innhold.
   • Legg til vannmerke: Et vannmerke legges til i dokumenter.
   • Krev samtykke til avtale for visning: Krev at besøkende undertegner en fortrolighetsavtale før de får tilgang til innhold. 
     • Merknad: Disse innstillingene gjelder for hele datarommet.

8. Klikk på Opprett gruppe. 

Når du har opprettet en gruppe, kan du administrere tillatelsene for bestemte filer og mapper ved å klikke på (lås en fil eller mappe).

Slik inviterer du gruppemedlemmer til Space (datarommet)

1. Logg på docsend.com.
2. Klikk på Tillatelser i venstre sidestolpe. 
3. Klikk på Grupper.
4. Klikk på Inviter.
5. Skriv inn e-postadresser. 
   • Valgfritt: Legg til en melding.
6. Klikk på Inviter.

Mottakerne får en e-postinvitasjon for å få tilgang til datarommet.

Grensen for antall invitasjoner kan variere for nye brukere og øke over tid. Kontakt kundestøtten hvis du trenger en høyere grense. Med et Advanced Data Rooms-abonnement kan du importere e-postadresser ved hjelp av en CSV-fil.

Gruppetilgang og godkjenning

Gruppetilgang er begrenset til kun inviterte brukere:

• Kun brukere som er lagt til i gruppen, har tilgang til datarommet.
• Tilgang krever e-postgodkjenning, selv om brukeren har lenken.
• Du finner endringer i gruppemedlemskap (f.eks. inviterte eller fjernede medlemmer) i tilsynsloggen.  Finn ut mer om tilsynslogger for datarom. 
• For å bidra til å forhindre misbruk bruker DocSend automatiserte systemer for å oppdage mistenkelig aktivitet. Hvis en konto blir flagget, kan muligheten til å sende nye gruppeinvitasjoner eller legge til nye medlemmer være begrenset, samtidig som eksisterende grupper fortsatt kan administreres (for eksempel ved å fjerne medlemmer eller slette grupper).

Rediger gruppeinnstillinger og tillatelser

Bare eiere og samarbeidspartnere kan opprette og redigere grupper. 

• Gruppenavn: Du kan angi og lagre et unikt navn for å identifisere gruppen.
• Tillat nedlasting: Slå på for å tillate besøkende å laste ned og skrive ut alle dokumenter i Space. 
• Legg til et vannmerke: Slå på for å påføre et vannmerke i dokumentene.
• Krev samtykke til avtale for visning: Slå på for å kreve at medlemmene undertegner en avtale før de kan se innhold i Space.
  
• Send påminnelses-e-post: Send påminnelses-e-poster til besøkende som ikke har besøkt datarommet ennå. Du kan planlegge at denne e-posten sendes ut på et senere tidspunkt. 
  • Merknad: Aktivitet knyttet til påminnelses-e-poster spores i tilsynsloggen.