在 Dropbox DocSend 中创建数据室群组

已更新 Dec 05, 2025

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本文介绍了可在 DocSend Advanced Data Rooms 套餐中使用的一项功能。

概述

我们将虚拟数据室 (VDR) 称为空间。借助数据室,您通过一个链接即可分组和整理大量内容并与他人共享。现在,您可以通过发送群组邀请来共享数据室。群组简化了安全设置,只有获得批准的个人才能访问或编辑数据室中的文档。

创建数据室群组

通过存储空间(也称数据室),您可使用有两种截然不同的方式与他人共享大量内容:创建群组并添加获准成员名单,或创建数据室链接。

借助群组,您可以轻松确保只有授权个人才能访问数据室的内容,从而简化了安全流程。只有被纳入数据室成员名单的个人使用电子邮件地址完成身份验证,才有权访问数据室。借助链接,您可以通过简单的设置添加允许列表和电子邮件身份验证选项。

注意:链接可以通过复制粘贴共享,而群组邀请会直接从 DocSend 发送至收件人的电子邮件地址。详细了解群组和链接的区别。

如何设置群组:

  1. 登录您的 DocSend 帐户。
  2. 点击左侧边栏中的存储空间选项卡。
  3. 点击要创建群组的数据室。
  4. 单击共享
  5. 点击创建群组
  6. 输入群组名称
  7. 安全设置下,切换所需的权限。
    • 允许下载:允许数据室访客下载数据室中的文件。
    • 添加水印:为数据室文档叠加水印。
    • 需签署协议才能查看:要求访客在查看文档之前签署保密协议。
      • 注意:安全设置适用于整个数据室。
  1. 点击创建群组

群组创建完毕后,您可以点击数据室旁边的挂锁图标,将权限应用于特定文件和文件夹。

如何邀请群组成员加入您的存储空间(数据室)

注意:
您每天可以邀请的人数取决于您使用的套餐:

  • 订阅付费 DocSend Advanced Data Rooms (ADR) 的用户每天最多可发送 2000 个群组邀请。
  • 试用用户每天最多可发送 50 个群组邀请。

  1. 登录您的 DocSend 帐户。
  2. 点击左侧边栏中的权限
  3. 权限下点击群组选项卡。
  4. 单击邀请
  5. 添加电子邮件地址字段添加电子邮件地址。
    • 可选:添加消息。
  6. 单击邀请

收件人将通过电子邮件收到加入数据室的邀请。

群组成员资格和访客身份验证

如果访客的电子邮件地址未包含在群组成员列表中,即使拥有链接,也无法查看该群组数据室中的内容。这可以最大限度地降低未经授权访问或意外暴露敏感信息的可能性。
当群组成员访问数据室时,他们需要输入并验证其电子邮件地址。

注意:

  • 如需查看群组成员的变动情况(如邀请或移除的成员),请访问审核日志。详细了解数据室审核日志。
  • 群组不设黑名单,因为其遵循最低权限原则,即默认拒绝访问,通过例外设置授予权限。访客必须获得明确授权,才能访问群组空间(数据室)中的内容。
  • 邀请访客时,使用 Advanced 套餐的用户可以导入包含最多 500 个电子邮件地址的 CSV 文件,而使用 Advanced Data Rooms 的用户最多可导入 2000 个电子邮件地址。

编辑群组设置和权限

您可以通过以下几种方式自定义群组:
  • 群组名称:您可以设置并保存独特的名称,用于识别群组。
  • 允许下载:将此选项切换为开启,即可允许访客下载和打印存储空间中的所有文档。
  • 添加水印:将此选项切换为开启,即可在文档上叠加水印。
  • 需要签署协议才能查看:将此选项切换为开启,即可要求成员在查看存储空间中的文档前签署协议。
  • 发送提醒电子邮件:向尚未访问存储空间的访客发送电子邮件提醒。您可以将此电子邮件安排在未来日期发送。

注意:

  • 审核日志会显示创建提醒电子邮件的人员、发送提醒的时间以及接收提醒的人员。
  • 只有所有者和协作者才能创建和编辑群组。

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