Gegevensruimtegroepen aanmaken in Dropbox DocSend

Bijgewerkt Dec 05, 2025

Overzicht

Spaces zijn wat we onze virtuele gegevensruimtes (VDR's) noemen. Met gegevensruimtes kunnen grote hoeveelheden materiaal worden gegroepeerd, georganiseerd, en gedeeld met anderen via één link. Je kunt nu ook gegevensruimtes delen door een groepsuitnodiging te sturen. Het gebruik van groepen vereenvoudigt de beveiligingsinstellingen, waardoor alleen goedgekeurde personen toegang hebben tot of kunnen bijdragen aan de documenten in een gegevensruimte.

Gegevensruimtegroepen aanmaken

Je kunt op twee verschillende manieren grote hoeveelheden materiaal met anderen delen in Spaces (gegevensruimtes). Je kunt een groep aanmaken met een lijst van toegestane leden, of je kunt een link aanmaken naar je gegevensruimte.

Groepen vereenvoudigen de beveiliging doordat ze het makkelijker maken om alleen personen met toestemming toegang te geven tot het materiaal in een gegevensruimte. Personen moeten op de ledenlijst van een gegevensruimte staan, en hun e-mailadres verifiëren om toegang te krijgen tot een gegevensruimte. Links kunnen een vergelijkbare instelling bieden met de opties voor de toestemmingslijst en e-mailadreauthenticatie.

Opmerking: In tegenstelling tot links, die kunnen worden gedeeld door ze te kopiëren en te plakken, worden uitnodigingen voor groepen rechtstreeks vanuit DocSend naar het e-mailadres van de ontvanger gestuurd. Meer informatie over het verschil tussen groepen en links.

Zo stel je een groep in:

Meld je aan bij je DocSend-account.
Klik op het tabblad Spaces in de linkerzijbalk.
Klik op de gegevensruimte waarvoor je een groep wilt aanmaken.
Klik op Delen.
Klik op Groep aanmaken.
Voer een groepsnaam in.
Schakel de gewenste machtigingen in onder Beveiligingsinstellingen.
- Downloaden toestaan: laat bezoekers van gegevensruimtes materiaal uit gegevensruimtes downloaden.
- Watermerk toevoegen: brengt een watermerk aan op documenten in de gegevensruimte.
- Overeenkomst vereisen voor weergave: vereist dat bezoekers een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) ondertekenen voordat ze een document kunnen bekijken.
  - Opmerking: Beveiligingsinstellingen zijn van toepassing op de hele gegevensruimte.

Klik op Groep aanmaken.

Nadat je een groep hebt aangemaakt, kun je machtigingen toewijzen aan specifieke bestanden en mappen door op het hangslotpictogram naast je gegevensruimte te klikken.

Zo nodig je groepsleden uit voor je Space (gegevensruimte)

Opmerkingen:
Het aantal mensen dat je per dag kunt uitnodigen hangt af van je abonnement:

Klanten met een betaald abonnement DocSend Advanced Data Rooms (ADR) kunnen maximaal 2.000 groepsuitnodigingen per dag verzenden.
Gebruikers in de proefperiode kunnen maximaal 50 groepsuitnodigingen per dag verzenden.

Meld je aan bij je DocSend-account.
Klik op Machtigingen in de linkerzijbalk.
Klik op het tabblad Groepen onder Machtigingen.
Klik op Uitnodigen.
Voeg e-mailadressen toe in het veld E-mailadressen toevoegen.
- Optioneel: voeg een bericht toe.
Klik op Uitnodigen.

Je ontvangers krijgen een e-mail met een uitnodiging voor de gegevensruimte.

Groepslidmaatschap en authenticatie van bezoekers

Als het e-mailadres van een bezoeker nog niet op de ledenlijst van een groep staat, kan die bezoeker het materiaal in de gegevensruimte van die groep niet bekijken, ook al heeft de bezoeker de link. Dit minimaliseert de kans op onbevoegde toegang of onbedoelde blootstelling van gevoelige gegevens.

Wanneer groepsleden toegang krijgen tot een gegevensruimte, moeten ze hun e-mailadres invoeren en verifiëren.

Opmerkingen:

Wijzigingen in het groepslidmaatschap (zoals nieuwe leden die zijn uitgenodigd of oude leden die zijn verwijderd) kun je terugvinden in het controlelogboek. Meer informatie over controlelogboeken van gegevensruimtes.
Groepen hebben geen lijsten van niet-toegestane personen, omdat hiervoor al het principe van het laagste privilege geldt: de toegang wordt standaard geweigerd, en bij uitzondering toegestaan. Bezoekers moeten expliciet toestemming krijgen het materiaal in de Space (de gegevensruimte) van de groep te bekijken of bewerken.
Bij het uitnodigen van bezoekers kun je een CSV-bestand importeren met maximaal 500 e-mailadressen als je het abonnement Advanced hebt, en maximaal 2000 e-mailadressen als je het abonnement Advanced Data Rooms hebt.

Groepsinstellingen en -machtigingen bewerken

Er zijn een paar manieren waarop je je groep kunt aanpassen:

Groepsnaam: je kunt een unieke naam instellen en opslaan om je groep te identificeren.
Downloaden toestaan: deze optie kun je aanzetten om bezoekers toe te staan alle documenten in je Space te downloaden en af te drukken.
Een watermerk toevoegen: deze optie kun je aanzetten om een watermerk op je documenten te plaatsen.
Overeenkomst vereisen voor weergave: als je deze optie inschakelt, moeten leden een overeenkomst ondertekenen voordat ze een document in je Space kunnen bekijken.
Herinneringsmail sturen: herinneringsmails sturen naar bezoekers die de Space nog niet hebben bezocht. Je kunt deze e-mail inplannen om op een latere datum te worden verzonden.

Opmerkingen:

Het controlelogboek laat zien wie een herinneringsmail aanmaakt, wanneer de herinnering is verzonden en wie de herinnering ontvangt.
Alleen eigenaren en collega’s kunnen groepen aanmaken en bewerken.

Was dit artikel nuttig?

Ja, bedankt!

Niet echt