Gegevensruimtegroepen aanmaken in Dropbox DocSend

Wij noemen onze virtuele gegevensruimtes (VDR's) Spaces. Met gegevensruimtes kunnen grote hoeveelheden materiaal worden gegroepeerd, georganiseerd, en gedeeld met anderen via één link. Je kunt nu ook gegevensruimtes delen door een groepsuitnodiging te sturen. Het gebruik van groepen vereenvoudigt de beveiligingsinstellingen, waardoor alleen goedgekeurde personen toegang hebben tot of kunnen bijdragen aan de documenten in een gegevensruimte.

Gegevensruimtegroepen aanmaken

Je kunt op twee verschillende manieren grote hoeveelheden materiaal met anderen delen in Spaces (gegevensruimtes). Je kunt een groep aanmaken met een lijst van toegestane leden, of je kunt een link aanmaken naar je gegevensruimte.

Groepen vereenvoudigen de beveiliging doordat ze het makkelijker maken om alleen personen met toestemming toegang te geven tot het materiaal in een gegevensruimte. Personen moeten op de ledenlijst van een gegevensruimte staan, en hun e-mailadres verifiëren om toegang te krijgen tot een gegevensruimte. Links kunnen een vergelijkbare instelling bieden met de opties voor de toestemmingslijst en e-mailadreauthenticatie.

Zo stel je een groep in:

1. Meld je aan bij je DocSend-account.
2. Klik op Spaces in de linkerzijbalk.
3. Klik op de gegevensruimte waarvoor je een groep wilt aanmaken.
4. Klik op Delen.
5. Klik op Groep aanmaken. 
6. Voer een groepsnaam in. 
7. Schakel de gewenste machtigingen in onder Beveiligingsinstellingen. 
   • Downloaden toestaan: laat bezoekers van gegevensruimtes materiaal uit gegevensruimtes downloaden.
   • Watermerk toevoegen: brengt een watermerk aan op documenten in de gegevensruimte.
   • Overeenkomst vereisen voor weergave: vereist dat bezoekers een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) ondertekenen voordat ze een document kunnen bekijken. 
     • Opmerking: Beveiligingsinstellingen zijn van toepassing op de hele gegevensruimte.

8. Klik op Groep aanmaken. 

Nadat je een groep hebt aangemaakt, kun je machtigingen toewijzen aan specifieke bestanden en mappen door op het hangslotpictogram naast je gegevensruimte te klikken.

Zo nodig je groepsleden uit voor je Space (gegevensruimte)

1. Meld je aan bij je DocSend-account.
2. Klik op Machtigingen in de linkerzijbalk. 
3. Klik op het tabblad Groepen onder Machtigingen.
4. Klik op Uitnodigen.
5. Voeg e-mailadressen toe in het veld E-mailadressen toevoegen. 
   • Optioneel: voeg een bericht toe.
6. Klik op Uitnodigen.

Je ontvangers krijgen een e-mail met een uitnodiging voor de gegevensruimte.

Groepsinstellingen en -machtigingen bewerken

• Groepsnaam: je kunt een unieke naam instellen en opslaan om je groep te identificeren.
• Downloaden toestaan: deze optie kun je aanzetten om bezoekers toe te staan alle documenten in je Space te downloaden en af te drukken. 
• Een watermerk toevoegen: deze optie kun je aanzetten om een watermerk op je documenten te plaatsen.
• Overeenkomst vereisen voor weergave: als je deze optie inschakelt, moeten leden een overeenkomst ondertekenen voordat ze een document in je Space kunnen bekijken.
  
• Herinneringsmail sturen: herinneringsmails sturen naar bezoekers die de Space nog niet hebben bezocht. Je kunt deze e-mail inplannen om op een latere datum te worden verzonden.