Gegevensruimtegroepen aanmaken in Dropbox DocSend

Spaces zijn onze virtuele gegevensruimtes (VDR’s). Met gegevensruimtes kun je grote hoeveelheden materiaal ordenen en delen via één link. Je kunt ook toegang delen via groepen, waarmee je specifieke personen kunt uitnodigen en kunt bepalen wie je gegevensruimte kan bekijken of er aan kan bijdragen.

 

Gegevensruimtegroepen aanmaken

Je kunt een gegevensruimte op twee manieren delen:

• Groepen: nodig specifieke personen uit en beheer de toegang via een ledenlijst.
• Links: deel toegang via een link met optionele beveiligingsinstellingen.

Groepen bieden meer controle door ervoor te zorgen dat alleen goedgekeurde leden toegang hebben tot de gegevensruimte. Bezoekers moeten worden toegevoegd aan de groep en zich aanmelden met hun e-mailadres om toegang te krijgen. Terwijl links vrij kunnen worden gedeeld, worden uitnodigingen voor groepen rechtstreeks vanuit DocSend naar het e-mailadres van elke ontvanger gestuurd. Meer informatie over het verschil tussen groepen en links.

Een groep maken

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Spaces in de linkerzijbalk.
3. Klik op de gegevensruimte waarvoor je een groep wilt aanmaken.
4. Klik op Delen.
5. Klik op Groep aanmaken. 
6. Voer een groepsnaam in. 
7. Beveiligingsinstellingen configureren:
   
   • Downloaden toestaan: laat bezoekers materiaal downloaden.
   • Watermerk toevoegen: voegt een watermerk toe aan documenten.
   • Overeenkomst vereisen voor weergave: bezoekers moeten een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) ondertekenen voordat ze toegang krijgen tot materiaal. 
     • Opmerking: Deze instellingen zijn van toepassing op de hele gegevensruimte.

8. Klik op Groep aanmaken. 

Nadat je een groep hebt aangemaakt, kun je machtigingen toewijzen aan specifieke bestanden en mappen door te klikken (een bestand of map vergrendelen).

Zo nodig je groepsleden uit voor een Space (gegevensruimte)

1. Meld je aan op docsend.com.
2. Klik op Machtigingen in de linkerzijbalk. 
3. Klik op Groepen.
4. Klik op Uitnodigen.
5. Typ e-mailadressen. 
   • Optioneel: voeg een bericht toe.
6. Klik op Uitnodigen.

Ontvangers krijgen een uitnodiging per e-mail om toegang te krijgen tot de gegevensruimte.

Uitnodigingslimieten kunnen variëren voor nieuwe gebruikers en kunnen in de loop van de tijd toenemen. Als je hogere limieten nodig hebt, neem dan contact op met support. Bij Advanced Data Rooms-abonnementen kun je e-mailadressen importeren met behulp van een CSV-bestand.

Groepstoegang en authenticatie

Groepstoegang is beperkt tot uitgenodigde gebruikers:

• Alleen gebruikers die aan de groep zijn toegevoegd, hebben toegang tot de gegevensruimte.
• Voor toegang is e-mailauthenticatie vereist, zelfs als de gebruiker de link heeft.
• Wijzigingen in het groepslidmaatschap (zoals nieuwe leden die zijn uitgenodigd of oude leden die zijn verwijderd) kun je terugvinden in het controlelogboek.  Meer informatie over controlelogboeken van gegevensruimtes. 
• Om misbruik te voorkomen, gebruikt DocSend geautomatiseerde systemen om verdachte activiteiten te detecteren. Als een account wordt gemarkeerd, kan de mogelijkheid om nieuwe groepsuitnodigingen te verzenden of nieuwe leden toe te voegen worden beperkt. Bestaande groepen kunnen nog wel worden beheerd (bijvoorbeeld het verwijderen van leden of het verwijderen van groepen).

Groepsinstellingen en -machtigingen bewerken

Alleen eigenaren en collega’s kunnen groepen aanmaken en beheren. 

• Groepsnaam: je kunt een unieke naam instellen en opslaan om je groep te identificeren.
• Downloaden toestaan: zet deze optie aan om bezoekers toe te staan alle documenten in je Space te downloaden en af te drukken. 
• Een watermerk toevoegen: zet deze optie aan om een watermerk op je documenten te plaatsen.
• Overeenkomst vereisen voor weergave: schakel deze optie in om leden te verplichten een overeenkomst te ondertekenen voordat ze materiaal in je Space kunnen bekijken.
  
• Herinneringsmail sturen: herinneringsmails sturen naar bezoekers die de Space nog niet hebben bezocht. Je kunt deze e-mail inplannen om op een latere datum te worden verzonden. 
  • Opmerking: Het verzenden van herinneringsmails wordt bijgehouden in het controlelogboek.