Membuat grup ruang data di Dropbox DocSend

Space adalah ruang data virtual (VDR). Ruang data memungkinkan Anda menata dan membagikan konten dalam jumlah besar menggunakan satu tautan. Anda juga dapat berbagi akses melalui grup, yang memungkinkan Anda mengundang orang tertentu dan mengontrol siapa yang dapat melihat atau  berkontribusi pada ruang data Anda.

 

Membuat grup ruang data

Anda dapat membagikan ruang data dengan dua cara:

• Grup: Undang orang tertentu dan kontrol akses melalui daftar anggota.
• Tautan: Bagikan akses melalui tautan dengan pengaturan keamanan opsional.

Grup memberikan lebih banyak kontrol dengan memastikan hanya anggota yang disetujui yang dapat mengakses ruang data. Pengunjung harus ditambahkan ke grup dan mengautentikasi dengan email mereka untuk mendapatkan akses. Berbeda dengan tautan yang dapat dibagikan secara bebas, undangan grup dikirim langsung dari DocSend ke alamat email masing-masing penerima. Pelajari selengkapnya tentang perbedaan antara grup dan tautan.

Cara membuat grup

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Space di bilah sisi kiri. 
3. Klik ruang data tempat Anda membuat grup.
4. Klik Bagikan.
5. Klik Buat grup. 
6. Masukkan Nama grup. 
7. Konfigurasikan pengaturan keamanan:
   
   • Izinkan pengunduhan: Izinkan pengunjung mengunduh konten.
   • Tambahkan markah air: Menambahkan markah air ke dokumen.
   • Wajibkan perjanjian untuk melihat: Mewajibkan pengunjung untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan (NDA) sebelum mengakses konten. 
     • Catatan: Pengaturan ini akan diterapkan ke seluruh ruang data.

8. Klik Buat grup. 

Setelah membuat grup, Anda dapat menerapkan izin pada file dan folder tertentu dengan mengeklik (kunci file atau folder).

Cara mengundang anggota grup ke Space (ruang data) Anda

1. Masuk ke docsend.com.
2. Klik Izin di bilah sisi kiri. 
3. Klik Grup.
4. Klik Undang.
5. Ketik alamat email. 
   • Opsional: Tambahkan pesan.
6. Klik Undang.

Penerima akan menerima email undangan untuk mengakses ruang data.

Batas jumlah undangan mungkin berbeda untuk pengguna baru dan meningkat seiring waktu. Jika Anda memerlukan batas yang lebih tinggi, hubungi dukungan. Pada paket Advanced Data Rooms, Anda dapat mengimpor alamat email menggunakan file CSV.

Akses dan autentikasi grup

Akses grup dibatasi hanya untuk pengguna yang diundang:

• Hanya pengguna yang ditambahkan ke grup yang dapat mengakses ruang data.
• Akses memerlukan autentikasi email, meskipun pengguna memiliki tautan.
• Perubahan pada keanggotaan grup (seperti anggota yang diundang atau dihapus), dapat ditemukan di catatan audit. Pelajari selengkapnya tentang catatan audit ruang data. 
• Untuk membantu mencegah penyalahgunaan, DocSend menggunakan sistem otomatis untuk mendeteksi aktivitas mencurigakan. Jika akun ditandai, kemampuan untuk mengirim undangan grup baru atau menambahkan anggota baru mungkin dibatasi, sementara grup yang ada masih dapat dikelola (misalnya, menghapus anggota atau menghapus grup).

Mengedit pengaturan dan izin grup

Hanya pemilik dan kolaborator yang dapat membuat dan mengelola grup. 

• Nama grup: Anda dapat menetapkan dan menyimpan nama unik sebagai identifikasi grup Anda.
• Izinkan pengunduhan: Aktifkan untuk mengizinkan pengunjung mengunduh dan mencetak semua dokumen di Space Anda. 
• Tambahkan markah air: Aktifkan untuk menampilkan markah air pada dokumen Anda.
• Wajibkan Perjanjian untuk melihat: Aktifkan untuk mewajibkan anggota menandatangani perjanjian sebelum melihat konten di Space Anda.
  
• Kirim email pengingat: Kirim email pengingat kepada pengunjung yang belum mengunjungi ruang tersebut. Anda dapat menjadwalkan email ini untuk dikirim pada tanggal mendatang. 
  • Catatan: Aktivitas email pengingat dilacak di catatan audit.