Membuat grup ruang data di Dropbox DocSend

Diperbarui Dec 05, 2025

In this article

person icon

Artikel ini menjelaskan salah satu fitur yang tersedia pada paket DocSend Advanced Data Rooms.

Ikhtisar

Yang dimaksud dengan Space adalah ruang data virtual (VDR). Ruang data memungkinkan Anda mengelompokkan, mengatur, dan membagikan konten dalam jumlah besar kepada orang lain menggunakan satu tautan. Kini, Anda dapat berbagi ruang data dengan mengirim undangan grup. Dengan grup, pengaturan keamanan menjadi lebih mudah sehingga hanya orang yang disetujui yang dapat mengakses atau berkontribusi pada dokumen di ruang data.

Membuat grup ruang data

Space, atau ruang data, memungkinkan Anda berbagi konten dalam jumlah besar dengan orang lain melalui dua cara berbeda. Anda dapat membuat grup berisi daftar semua anggota yang disetujui, atau membuat tautan ke ruang data Anda.

Dengan grup, keamanan menjadi praktis karena lebih mudah memastikan bahwa hanya orang yang berwenang yang dapat mengakses konten ruang data. Mereka harus tercantum dalam daftar anggota ruang data dan mengautentikasi menggunakan email agar dapat mengakses ruang data. Tautan dapat menyediakan penyiapan serupa dengan opsi daftar orang yang diizinkan dan autentikasi email.

Catatan: Berbeda dengan tautan yang dapat dibagikan dengan cara salin dan tempel, undangan grup dikirim langsung dari DocSend ke alamat email penerima. Pelajari selengkapnya tentang perbedaan antara grup dan tautan.

Cara menyiapkan grup:

  1. Masuk ke akun DocSend Anda.
  2. Klik tab Space di bilah sisi kiri.
  3. Klik ruang data tempat Anda membuat grup.
  4. Klik Bagikan.
  5. Klik Buat grup
  6. Masukkan Nama grup
  7. Aktifkan/nonaktifkan izin yang diinginkan di Pengaturan keamanan
    • Izinkan pengunduhan: Mengizinkan pengunjung ruang data untuk mengunduh aset ruang data.
    • Tambahkan markah air: Memberikan markah air pada dokumen ruang data.
    • Wajibkan Perjanjian untuk melihat: Mewajibkan pengunjung untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan (NDA) sebelum melihat dokumen. 
      • Catatan: Pengaturan keamanan akan diterapkan ke seluruh ruang data.
  1. Klik Buat grup

Setelah membuat grup, Anda dapat menerapkan izin pada file dan folder tertentu dengan mengeklik ikon gembok di samping ruang data.

Cara mengundang anggota grup ke Space (ruang data) Anda

Catatan:
Jumlah orang yang dapat Anda undang per hari tergantung pada paket Anda:

  • Pelanggan dengan langganan DocSend Advanced Data Rooms (ADR) berbayar dapat mengirim hingga 2.000 undangan grup per hari.
  • Pengguna uji coba dapat mengirim hingga 50 undangan grup per hari.

  1. Masuk ke akun DocSend Anda.
  2. Klik Izin di bilah sisi kiri. 
  3. Klik tab Grup di bawah Izin.
  4. Klik Undang.
  5. Tambahkan alamat email ke bidang Tambahkan email
    • Opsional: Tambahkan pesan.
  6. Klik Undang.

Penerima akan mendapatkan email berisi undangan ke ruang data.

Keanggotaan grup dan autentikasi pengunjung

Jika alamat email pengunjung belum tercantum dalam keanggotaan grup, pengunjung tidak akan diizinkan untuk melihat konten ruang data grup tersebut, meskipun memiliki tautannya. Hal ini meminimalkan potensi akses tidak sah atau penyingkapan informasi sensitif secara tidak sengaja. 
Saat mengakses ruang data, anggota grup diwajibkan untuk memasukkan dan mengautentikasi alamat emailnya.

Catatan:

  • Perubahan pada keanggotaan grup (misalnya, anggota yang diundang atau dihapus), dapat ditemukan di catatan audit. Pelajari selengkapnya tentang catatan audit ruang data. 
  • Tidak terdapat daftar blokir pada grup, karena grup mengikuti prinsip hak istimewa terendah. Ini berarti bahwa akses akan ditolak secara default dan diizinkan sebagai pengecualian. Pengunjung harus diberikan izin secara eksplisit untuk dapat mengakses konten yang berada di Space (ruang data) grup Anda.
  • Saat mengundang pengunjung, Anda dapat mengimpor CSV berisi hingga 500 email jika menggunakan paket Advanced, dan hingga 2.000 email jika menggunakan paket Advanced Data Rooms.

Mengedit pengaturan dan izin grup

Ada beberapa cara untuk menyesuaikan grup Anda:
  • Nama grup: Anda dapat menetapkan dan menyimpan nama unik sebagai identifikasi grup Anda.
  • Izinkan pengunduhan: Opsi ini dapat diaktifkan untuk mengizinkan pengunjung mengunduh dan mencetak semua dokumen di Space Anda. 
  • Tambahkan markah air: Opsi ini dapat diaktifkan untuk menampilkan markah air pada dokumen Anda.
  • Wajibkan Perjanjian untuk melihat: Jika opsi ini diaktifkan, anggota akan diwajibkan menandatangani perjanjian sebelum melihat dokumen di Space Anda.
  • Kirim email pengingat: Kirim email pengingat kepada pengunjung yang belum mengunjungi ruang tersebut. Anda dapat menjadwalkan email ini untuk dikirim pada tanggal mendatang.

Catatan:

  • Catatan audit menunjukkan siapa yang membuat email pengingat, kapan pengingat dikirim, dan siapa yang menerima pengingat.
  • Hanya pemilik dan kolaborator yang dapat membuat dan mengedit grup.

Apakah artikel ini membantu?

Let us know how why it didn't help:

Thanks for letting us know!

Terima kasih atas umpan balik Anda!

Cara lain untuk mendapatkan bantuan