Crear grupos de salas de datos en Dropbox DocSend

A nuestras salas de datos virtuales (VDR) les llamamos “Espacios”. Las salas de datos te permiten organizar y compartir grandes volúmenes de contenido a través de un único vínculo. Además, puedes compartir el acceso a través de grupos, lo que te permite invitar a personas específicas y controlar quién puede ver tu sala de datos o contribuir a ella.

 

Crear grupos de salas de datos

Puedes compartir una sala de datos de dos maneras:

• Grupos: invita a personas específicas y controla el acceso a través de un listado de miembros.
• Vínculos: comparte el acceso a través de un vínculo con configuración de seguridad opcional.

Los grupos brindan más control al garantizar que solo los miembros aprobados puedan acceder a la sala de datos. Los visitantes se deben agregar al grupo y autenticarse con su correo electrónico para poder acceder. A diferencia de los vínculos, que se pueden compartir sin restricciones, las invitaciones a grupos se envían directamente desde DocSend a la dirección de correo electrónico de cada destinatario. Más información sobre la diferencia entre grupos y vínculos.

Crear un grupo

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios en el menú de la barra lateral izquierda.
3. Haz clic en la sala de datos para la que quieras crear un grupo.
4. Haz clic en Compartir.
5. Haz clic en Crear grupo. 
6. Ingresa un nombre para el grupo. 
7. Configurar los ajustes de seguridad:
   
   • Permitir descargas: permite a los visitantes descargar contenido.
   • Agregar marca de agua: agrega una marca de agua a los documentos.
   • Exigir acuerdo para ver: exige a los visitantes que firmen un acuerdo de confidencialidad antes de acceder al contenido. 
     • Nota: Esta configuración se aplica a toda la sala de datos.

8. Haz clic en Crear grupo. 

Después de crear un grupo, puedes aplicar permisos a archivos y carpetas específicos haciendo clic en (bloquear un archivo o carpeta).

Invitar a miembros del grupo a tu Espacio (sala de datos)

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Permisos en la barra lateral izquierda. 
3. Haz clic en Grupos.
4. Haz clic en Invitar.
5. Escribe las direcciones de correo electrónico. 
   • Opcional: agrega un mensaje.
6. Haz clic en Invitar.

Los destinatarios recibirán un correo electrónico con una invitación para acceder a la sala de datos.

Los límites de invitaciones pueden variar para los usuarios nuevos y aumentar a lo largo del tiempo. Si necesitas límites más altos, comunícate con el equipo de soporte. En los planes Advanced Data Rooms, puedes importar direcciones de correo electrónico con un archivo CSV.

Acceso al grupo y autenticación

El acceso al grupo está restringido solo a los usuarios invitados:

• Solo los usuarios agregados al grupo pueden acceder a la sala de datos.
• El acceso requiere autenticación por correo electrónico, incluso si el usuario tiene el vínculo.
• Los cambios en la membresía del grupo (por ejemplo, qué miembros se invitaron o quitaron), se pueden encontrar en el registro de auditoría.  Más información sobre los registros de auditoría de la sala de datos. 
• Para ayudar a prevenir el uso indebido, DocSend usa sistemas automatizados para detectar actividades sospechosas. Si se marca una cuenta, es posible que se restrinja la capacidad de enviar nuevas invitaciones a grupos o de agregar nuevos miembros, aunque se podrán seguir administrando los grupos existentes (por ejemplo, quitando miembros o borrando grupos).

Editar la configuración y los permisos del grupo

Solo los propietarios y colaboradores pueden crear y administrar grupos. 

• Nombre del grupo: puedes establecer y guardar un nombre único para identificar tu grupo.
• Permitir descargas: actívala para permitir a los visitantes descargar e imprimir todos los documentos dentro de tu Espacio. 
• Agregar una marca de agua: actívala para colocar una marca de agua en los documentos.
• Solicitar acuerdo para ver: activa esta opción para solicitar que los miembros firmen un acuerdo antes de visualizar el contenido en tu Espacio.
  
• Enviar recordatorio por correo electrónico: envía correos electrónicos de recordatorio a los visitantes que aún no hayan visitado el Espacio. Puedes programar este correo electrónico para que se envíe en una fecha posterior. 
  • Nota: La actividad relacionada con los correos electrónicos de recordatorio se registra en el registro de auditoría.