Crear grupos de salas de datos en Dropbox DocSend

Actualizada Dec 05, 2025

Descripción general

A nuestras salas de datos virtuales (VDR) les llamamos “espacios”, y estos ofrecen una forma de agrupar, organizar y compartir grandes volúmenes de contenido con otras personas mediante un solo vínculo. Ahora puedes compartir salas de datos con solo enviar una invitación grupal. Los grupos simplifican la configuración de seguridad para que solo las personas aprobadas puedan acceder a los documentos de una sala de datos o colaborar en dichos documentos.

Crear grupos de salas de datos

Los Espacios, o salas de datos, te permiten compartir grandes volúmenes de contenido con otras personas de dos maneras distintas. Puedes crear un grupo con una lista de miembros aprobados o puedes crear vínculos a tu sala de datos.

Los grupos agilizan la seguridad al facilitar que solo las personas autorizadas puedan acceder al contenido de una sala de datos. Las personas deben pertenecer a la lista de miembros de una sala de datos y autenticarse con su correo electrónico para poder acceder a una sala de datos. Los vínculos pueden proporcionar una configuración similar con la lista de permisos y las opciones de autenticación por correo electrónico.

Nota: A diferencia de los vínculos, que se pueden compartir copiándolos y pegándolos, las invitaciones grupales se envían directamente desde DocSend a la dirección de correo electrónico del destinatario. Más información sobre la diferencia entre grupos y vínculos.

Cómo configurar un grupo:

Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
Haz clic en la pestaña Espacios en la barra lateral izquierda.
Haz clic en la sala de datos para la que quieras crear un grupo.
Haz clic en Compartir.
Haz clic en Crear grupo.
Ingresa un nombre para el grupo.
Activa los permisos que desees en Configuración de seguridad.
- Permitir descargas: permite a quienes acceden a la sala de datos descargar los contenidos dentro de ella.
- Agregar marca de agua: coloca una marca de agua dinámica en los documentos de la sala de datos.
- Exigir acuerdo para ver: exige a los visitantes que firmen un acuerdo de confidencialidad antes de visualizar un documento.
  - Nota: La configuración de seguridad se aplica a toda la sala de datos.

Haz clic en Crear grupo.

Una vez que hayas creado un grupo, puedes aplicar permisos a archivos y carpetas específicos haciendo clic en el icono del candado junto a tu sala de datos.

Cómo invitar a miembros del grupo a tu Espacio (sala de datos)

Notas:
La cantidad de personas que puedes invitar por día depende de tu plan:

Los clientes con una suscripción de pago a DocSend Advanced Data Rooms (ADR) pueden enviar hasta 2000 invitaciones grupales por día.
Los usuarios de prueba pueden enviar hasta 50 invitaciones grupales al día.

Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
Haz clic en Permisos en la barra lateral izquierda.
Haz clic en la pestaña Grupos en Permisos.
Haz clic en Invitar.
Agrega direcciones de correo electrónico al campo Agregar correos electrónicos.
- Opcional: agrega un mensaje.
Haz clic en Invitar.

Los destinatarios recibirán un correo electrónico con una invitación a la sala de datos.

Pertenencia a un grupo y autenticación de los visitantes

Si la dirección de correo electrónico de un visitante no está en la lista de miembros de un grupo, no se le permitirá ver el contenido de la sala de datos de ese grupo, incluso si tiene el vínculo. Esto minimiza la posibilidad de que ocurra un acceso no autorizado o de que se exponga de forma accidental la información confidencial.

Cuando los miembros del grupo accedan a una sala de datos, deberán ingresar y autenticar su dirección de correo electrónico.

Notas:

Los cambios en la membresía del grupo (por ejemplo, qué miembros se invitaron o quitaron), se pueden encontrar en el registro de auditoría. Más información sobre los registros de auditoría de la sala de datos.
Los grupos no tienen una lista de bloqueo porque siguen el principio de privilegio mínimo, lo que significa que rechazan el acceso de forma predeterminada y lo permiten por excepción. Los visitantes deben recibir permiso explícito para acceder al contenido que se encuentra en el Espacio (sala de datos) de tu grupo.
Al invitar a visitantes, puedes importar un archivo CSV con hasta 500 direcciones de correo electrónico si tienes el plan Advanced o hasta 2000 direcciones si tienes el plan Advanced Data Rooms.

Editar la configuración y los permisos del grupo

Hay varias formas de personalizar un grupo:

Nombre del grupo: puedes establecer y guardar un nombre único para identificar tu grupo.
Permitir descargas: esta opción se puede activar para permitir a los visitantes descargar e imprimir todos los documentos dentro de tu Espacio.
Agregar una marca de agua: esta opción se puede activar para colocar una marca de agua en los documentos.
Solicitar acuerdo para ver: al activar esta opción, los miembros deberán firmar un acuerdo antes de visualizar un documento en tu Espacio.
Enviar recordatorio por correo electrónico: envía correos electrónicos de recordatorio a los visitantes que aún no hayan visitado el espacio. Puedse programar este correo electrónico para que se envíe en una fecha posterior.

Notas:

El registro de auditoría muestra quién crea un correo electrónico de recordatorio, cuándo se envió el recordatorio y quién lo recibe.
Solo los propietarios y colaboradores pueden crear y editar grupos.

¿Este artículo te resultó útil?

¡Sí, gracias!

No mucho