Gestionar el contenido en un espacio de Dropbox DocSend (sala de datos)

Actualizada Dec 03, 2025

Una vez que hayas creado un espacio, es hora de agregar algo de contenido. Según el plan en el que estés, puedes agregar hasta 4000 activos a un solo espacio. Si estás en el plan Advanced, Advanced Data Rooms o Enterprise, puedes usar las carpetas del espacio para organizar aún más tu contenido. Más información sobre las limitaciones en la carga de archivos.

Puedes avisar a tus visitantes cada vez que actualices el contenido y mantenerlos al tanto de cualquier cambio en el espacio que quieras comunicarles. Para obtener más información, consulta Notificaciones de los espacios.

Importante:

Los miembros del equipo no pueden previsualizar el contenido en un espacio a menos que se les agregue como colaboradores.
De forma automática, los propietarios de cuentas y los administradores de equipo tienen los mismos permisos de acceso que un colaborador en todos los espacios, pero deben agregarse como colaboradores para recibir notificaciones de visitas.
- Los propietarios de cuentas y los administradores de equipo pueden agregarse como colaboradores a los espacios según sea necesario.
Cuando el propietario de un espacio carga contenido directamente en un espacio, los archivos cargados se almacenan de forma automática en las carpetas personales del propietario.
- Solo el propietario del espacio podrá ver los archivos, lo que permite mantener la privacidad y el control sobre el documento.

Agregar contenido a un espacio de Dropbox Spaces

Se puede agregar nuevo contenido a un espacio antes y después de que este se haya compartido con visitantes externos.

Importante: Tu biblioteca de Inicio también es una carpeta que solo puede contener hasta 200 archivos.

Carga contenido a un espacio desde tu dispositivo

Para que todos los archivos se agreguen a Carpetas compartidas > Archivos cargados al espacio compartido de forma predeterminada:

Inicia sesión en docsend.com.
Haz clic en Espacios.
Crea un espacio o selecciona uno existente.
Haz clic en Agregar contenido.
Haz clic en Archivos o Carpeta para agregar contenido desde tu dispositivo.
- También puedes agregar contenido desde cuentas de almacenamiento en la nube que tengas conectadas, como Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte y SharePoint.
Haz clic en Abrir o Cargar.
Haz clic en Cargar de nuevo para confirmar.

Los archivos que acabas de cargar se agregrán a tu espacio.

Nota: Puedes configurar notificaciones automáticas si quieres que los visitantes reciban un aviso cada vez que alguien agregue contenido o actualice un documento en un espacio. Más información sobre las notificaciones de los espacios.

Cargar contenido a un espacio desde tu biblioteca

Inicia sesión en docsend.com.
Haz clic en Espacios.
Crea un espacio o selecciona uno existente.
Haz clic en Agregar contenido.
Selecciona Agregar desde la biblioteca de contenido en el menú desplegable.
Haz clic en Agregar al espacio o en Cargar.

Para mover contenido, también puedes arrastrarlo y soltarlo en espacios vacíos.

Importante: Tus compañeros de equipo podrán, de forma predeterminada, ver todos los espacios que crees, incluido el nombre del espacio y la estructura de carpetas. Los propietarios de cuentas, los administradores del equipo y los colaboradores pueden ver todo el contenido que se agregue a un espacio, aunque se encuentre en una carpeta personal, o si no tienen acceso a dónde se almacena ese contenido en la biblioteca de contenido. Más información sobre cómo colaborar en un espacio.

Deshacer la carga de contenido

Si cargaste contenido por error y quieres deshacer la acción, haz clic en la X (eliminar) que aparece junto al contenido que quieres eliminar o haz clic en Cancelar.

Solicitar archivos en un espacio

Puedes configurar una solicitud de archivos en tu espacio para que los visitantes puedan cargar archivos directamente. Cualquier persona que tenga acceso al espacio podrá ver de inmediato los archivos que se hayan cargado. Más información sobre solicitudes de archivos.

Nota: Las solicitudes de archivos de los espacios no tienen su propio vínculo, ya que están directamente vinculadas al espacio. Si quieres, puedes eliminar estas solicitudes del espacio y moverlas a la papelera.

Para crear una solicitud de archivos:

Inicia sesión en tu cuenta de DocSend.
Haz clic en la pestaña Espacios de la barra lateral izquierda.
Haz clic en el espacio del que quieras solicitar archivos.
Haz clic en Solicitar archivos.
Completa los campos de la solicitud de archivos.
Haz clic en Cambiar carpeta para indicar dónde se guardarán los archivos cargados.
Haz clic en Crear solicitud de archivos.
Haz clic en el vínculo Seleccionar un espacio para compartir el vínculo del espacio y que tu equipo pueda empezar a cargar archivos.

Una vez que completes estos pasos, podrás gestionar las solicitudes de archivos directamente desde tu espacio o a través de la página de solicitudes de archivos . Para eliminar una solicitud de archivos de tu espacio, sigue los pasos que se indican en Eliminar contenido de los espacios. Si quieres eliminar la solicitud, puedes hacerlo a través de la página de solicitudes de archivos.

Nota: Si eliminas una solicitud de archivos, no podrás recuperarla.

Actualizar contenido en un espacio

El contenido de los espacios se puede desactivar o actualizar, incluso después de que hayas compartido el vínculo del Space. Así es como funciona:

Para actualizar la accesibilidad de un espacio, cambia Activo a Sí o No.

Del mismo modo, el contenido individual se puede activar o desactivar.

También puedes hacer clic en ☑ (más opciones) a la derecha del nombre del espacio para previsualizar el contenido, editar la descripción, actualizar la miniatura o archivar el contenido.

Si quieres cambiar los documentos de tu espacio por una versión nueva, podrás actualizarlo desde la página Contenido. Cuando lo hagas, todos los vínculos asociados se actualizarán automáticamente para adaptarse a la versión más reciente. Más información sobre cómo actualizar un documento existente.

Quitar contenido de un espacio

Para eliminar el contenido y las carpetas de un espacio, puedes moverlos al archivo. Esta carpeta está diseñada para ayudarte a optimizar y gestionar con facilidad el contenido de tus espacios.

Importante: El contenido que se mueva al archivo se archivará, no se eliminará, por lo que podrás restaurarlo a su estado original en el espacio cuando quieras. Los visitantes no pueden visualizar el archivo ni acceder a él.

Puedes mover el contenido de un espacio al archivo de las dos formas siguientes:

Arrastrando y soltando el archivo en la Papelera de la barra lateral izquierda.
Haz clic en ☑ (más opciones) a la derecha del nombre del archivo.
Selecciona Mover a la papelera.

Restaurando contenido

El contenido del archivo se puede mover de nuevo al espacio arrastrándolo y soltándolo desde la Papelera hasta Inicio en la barra lateral izquierda, o haciendo clic en (más opciones) a la derecha del archivo y, a continuación, seleccionando Restaurar al Inicio.

Notas importantes:

Cuando se hacen cambios en un espacio (por ejemplo, si se agrega o elimina contenido), los visitantes no reciben ninguna notificación, a menos que se hayan habilitado las notificaciones automáticas.
El contenido del archivo no se podrá buscar con la barra de búsqueda. Sin embargo, el contenido recuperado del archivo se podrá buscar de nuevo.
Al duplicar un espacio, el contenido del archivo no se transferirá.
Los propietarios y colaboradores de un espacio pueden gestionar y editar el contenido del archivo, como reordenar y editar los campos de texto.
No se puede agregar contenido nuevo directamente al archivo.
El contenido y las carpetas del archivo no cuentan para el límite de activos del espacio. Más información sobre las limitaciones en la carga de archivos.
Eliminar contenido de un espacio no afectará al historial de datos de las visitas. Sin embargo, eliminar contenido de la página Contenido es permanente e irreversible. Más información sobre cómo eliminar contenido.

Organizar contenido con carpetas del espacio

Nota: Esta característica solo está disponible para los clientes de los planes Advanced, Advanced Data Rooms y Enterprise.

Al igual que las secciones de un espacio, las carpetas te permiten organizar el contenido en subcarpetas. Esta característica también te permite destacar documentos en diferentes etapas o temas y ofrece una experiencia de visualización más intuitiva a los visitantes.

Cada espacio puede contener hasta 2000 activos en total (hasta 4000 activos para clientes de Advanced Data Rooms). Cada carpeta de espacio cuenta dentro del límite total de activos de dicho espacio y puede contener hasta 200 activos.

Para crear una sola carpeta:

Haz clic en un espacio existente, o bien crea uno nuevo.
Haz clic en Crear carpeta.
Pon un nombre a la carpeta y haz clic en Crear.

Ahora puedes hacer clic en la nueva carpeta y agregar contenido.

Puedes editar los nombres de las carpetas de tus espacios siempre que quieras. Para hacerlo, haz clic en ☑ (más opciones) a la derecha del nombre del archivo y, a continuación, selecciona Editar nombre de la carpeta.

Nota: El nombre de la carpeta “Inicio” no se puede editar.

Para importar varias carpetas:

Haz clic en un espacio existente, o bien crea uno nuevo.
Haz clic en el icono Crear nueva carpeta.
Haz clic en Importar desde CSV.

Nota: Al importar un archivo .csv, el formato debe mostrar la información del índice en la columna A y los nombres de las carpetas en la columna B.

Importante:

Por el momento, no es posible vincular directamente las carpetas del Space; solo se pueden compartir vínculos al espacio en general.
Al duplicar un espacio, se transfiere el contenido y las carpetas existentes.
Puedes mover documentos y carpetas a diferentes carpetas dentro de un espacio, pero esto no se aplica a las secciones del espacio.
No se puede buscar dentro de las carpetas de un espacio. Sin embargo, agrupar las carpetas en secciones puede ayudar a mejorar la experiencia de navegación y visualización del visitante.

Si bajas de categoría del plan Advanced al plan Standard, se inhabilitarán todos los espacios que utilicen carpetas del espacio. Para reactivar el espacio, puedes hacer lo siguiente:

Mover la carpeta del espacio al archivo.
Mueve primero el contenido de la carpeta del espacio a la carpeta Inicio y, a continuación, mueve la carpeta del espacio al archivo.

Nota: Si una carpeta contiene más de 200 activos, no podrás moverla.

Cómo descargar el índice de un espacio

Nota: Esta característica solo está disponible para los clientes de Advanced Data Rooms.

Indizar te permite localizar y hacer referencia a los archivos de manera eficiente sin tener que recordar el nombre del archivo. Los propietarios y colaboradores pueden activar la característica de indizar para un espacio (sala de datos) en cualquier momento. Los valores del índice deben ser los mismos para todos los usuarios que accedan al espacio (sala de datos), aunque no tengan acceso a ciertos archivos de ese espacio.

Para habilitar el indexado de un Espacio (sala de datos), sigue estos pasos:

Inicia sesión en docsend.com.
Haz clic en la página Espacios (salas de datos).
Crea un nuevo espacio (sala de datos) o haz clic en uno que ya exista.
Haz clic en Organizar.
Haz clic en Activar indizado.

Ahora, los usuarios deberían ver una columna de Índice junto a cada activo de su sala de datos. Los documentos se indizarán automáticamente a medida que se carguen.

Descargar un índice (administradores o colaboradores)

Para descargar un índice haz lo siguiente:

Accede a la página Espacios de tu cuenta.
Selecciona el espacio que desees.
Haz clic en ☑ (más opciones) en la parte superior derecha.
Haz clic en Descargar índice.

El índice descargado incluye números de contenido, nombres de los archivos, URL, tipos, descripciones, estado habilitado y fecha de la última actualización.