Gestionar el contenido en un espacio de Dropbox DocSend (sala de datos)

Agrega contenido a tu Espacio (sala de datos) y prepáralo para compartirlo subiendo archivos, agregando contenido de tu biblioteca o conectando aplicaciones para importar contenido. 

Puedes actualizar, eliminar y restaurar contenido de tu Espacio en cualquier momento, incluso después de compartirlo, y notificar a los visitantes cuando se realicen cambios. Más información sobre las notificaciones de los espacios.

Deshacer la carga de contenido

Si subiste contenido por error y quieres deshacer la acción, haz clic en la X (quitar) que aparece junto al contenido que quieres quitar o haz clic en Cancelar.

Crea una solicitud de archivos para que los visitantes puedan cargar archivos directamente a tu Espacio. Los colaboradores pueden ver de inmediato los archivos cargados. Más información sobre las solicitudes de archivos. 

Accesibilidad del contenido en un Espacio

Puedes gestionar la accesibilidad del contenido de un Espacio en cualquier momento, incluso después de compartirlo.

Para gestionar la accesibilidad del Espacio

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Cambia Activo a Sí o No junto al Espacio cuya accesibilidad quieras gestionar.

 

Para gestionar la accesibilidad del contenido

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en tu Espacio. 
4. Cambia Visible a Sí o No junto al contenido cuya accesibilidad quieras gestionar.

Puedes actualizar el contenido existente en un Espacio desde la Biblioteca de contenido. Cuando lo hagas, todos los vínculos asociados se actualizarán automáticamente para adaptarse a la versión más reciente. Más información sobre cómo actualizar contenido.

Cómo funciona el archivado

• El contenido archivado no afecta a tu límite de activos.
• Puedes restaurarlo en cualquier momento y se podrá buscar de nuevo.
• Eliminar contenido de un Espacio no afecta al historial de datos de las visitas. Si seleccionas Eliminar en la Biblioteca de contenido, el contenido se moverá a la carpeta Contenido eliminado, no a la Papelera. Se eliminará de forma permanente al cabo de 30 días. Más información sobre la eliminación de contenido.
• Los visitantes no reciben ninguna notificación sobre los cambios a menos que se hayan activado las notificaciones automáticas.

Mover contenido en un Espacio

Para mover uno o más elementos en un Espacio: 

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en tu Espacio. 
4. Marca la casilla de verificación junto a los elementos que quieras mover.
5. Haz clic en Mover.
6. Haz clic en Cambiar para elegir una carpeta de destino.
7. Haz clic en Mover.

Organizar contenido con carpetas del espacio

Organiza el contenido de tu Espacio mediante carpetas, estructuras de carpetas, secciones, plantillas o la función Organizar con IA. Más información sobre la función Organizar con IA para clientes del plan Advanced Data Rooms.

Carpetas y estructuras de carpetas del Espacio

Las carpetas del Espacio te ayudan a agrupar contenido en subcarpetas por fase, tema o flujo de trabajo.

Puedes crear una estructura de carpetas de varias maneras:

• Crear carpetas de forma manual.
• Importar desde otro Espacio.
• Usar una plantilla.
• Subir un archivo CSV.
• Usar la función Organizar con IA para generar una estructura.

Cada Espacio puede contener: 

• 2000 activos (Advanced, Enterprise)
• 4000 activos (Advanced Data Rooms)

Cada carpeta puede contener hasta 200 activos, y las subcarpetas cuentan para el límite total de activos de tu Espacio. Las carpetas no se pueden compartir individualmente; pero sí se puede compartir el vínculo del Espacio. Más información sobre las limitaciones en la carga de archivos.

Crear una carpeta en un Espacio de forma manual

Para crear una sola carpeta:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en un espacio existente, o bien crea uno nuevo.
4. Haz clic en Crear carpeta.
   •  Para ocultar la carpeta a quienes visiten el espacio, haz clic en Cambiar junto a Las personas que visiten el Espacio podrán ver la carpeta y usa el botón para elegir Oculto para quienes visiten el espacio.
5. Pon un nombre a la carpeta y haz clic en Crear.

Ahora puedes hacer clic en la nueva carpeta y agregar contenido.

Para importar una estructura de carpetas desde otro Espacio:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en Crear espacio.
4. Haz clic en Otro Espacio junto a O importar una estructura de carpetas desde, debajo del cuadro de la indicación. 
5. Escribe el nombre del Espacio en el cuadro de búsqueda.
6. Haz clic en tu Espacio. 
7. Haz clic en Agregar al Espacio para completar la incorporación de la estructura de carpetas a tu Espacio recién creado.

 

Para importar una estructura de carpetas desde una plantilla:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en Crear espacio.
4. Haz clic en Plantilla junto a O importar una estructura de carpetas desde, debajo del cuadro de la indicación. 
5. Escribe el nombre de la plantilla en el cuadro de búsqueda o haz clic en Mostrar más para ver todas las plantillas disponibles. 
6. Elige la plantilla.
7. Haz clic en Agregar al Espacio para completar la incorporación de la estructura de carpetas a tu Espacio recién creado.

 

Para importar varias carpetas desde CSV:

1. Inicia sesión en docsend.com.
2. Haz clic en Espacios.
3. Haz clic en un espacio existente, o bien crea uno nuevo.
4. Haz clic en Crear carpeta.
5. Haz clic en Importar desde CSV.
   • Nota: Al importar un archivo .csv, el formato debe mostrar la información de índice en la columna A y los nombres de las carpetas en la columna B.

Filtrar contenido (visitante)

Para filtrar contenido:

1. Haz clic en Agregados recientemente en el lado derecho. 
2. En Inicio, haz clic en el menú desplegable para filtrar los archivos por los últimos días en que se agregaron. 
   • Nota: Esta característica no se mostrará si el administrador la desactivó. 

 

Administrar el filtro de contenido (administrador)

Para administrar el filtro de contenido:

1. Haz clic en el espacio que quieras administrar. 
2. Haz clic en ☑ (más opciones) junto a Vista previa, en el lado derecho. 
3. Haz clic en Desactivar el filtro agregado recientemente en Experiencia del visitante. 

Cuestiones importantes que conviene tener en cuenta

• No se pueden buscar carpetas dentro de un Espacio.
• Agrupar las carpetas en secciones puede mejorar la navegación.
• Cuando se duplica un Espacio, se copian sus carpetas y su contenido.
• Mover contenido entre carpetas no se aplica a las secciones.
• Si reduces la capacidad de tu plan a uno que no admite carpetas de Espacio, esos Espacios se inhabilitarán. Para restaurar el acceso a las carpetas, muévelas a Archivar. 

Descargar carpetas, archivos o un índice de un Espacio

Puedes descargar un Espacio completo, una carpeta o archivos específicos de un Espacio. Los clientes de Advanced Data Rooms también pueden descargar el índice de un Espacio. Más información sobre cómo descargar un Espacio o elementos de un Espacio.