Inhalte in einem Dropbox DocSend-Raum (Datenraum) verwalten

Fügen Sie Ihrem Raum (Datenraum) Inhalte hinzu, um ihn für die Freigabe vorzubereiten, indem Sie Dateien hochladen, Inhalte aus Ihrer Bibliothek hinzufügen oder Apps verbinden, um Inhalte zu importieren. 

Sie können Inhalte in Ihrem Raum jederzeit aktualisieren, entfernen und wiederherstellen, auch nachdem Sie sie freigegeben haben, und Besucher benachrichtigen, wenn Updates vorgenommen werden. Erfahren Sie mehr über Raum-Benachrichtigungen.

Inhalte zu einem Dropbox Space hinzufügen

Sie können Inhalte zu einem Raum hinzufügen, bevor und nachdem Sie ihn für externe Besucher freigegeben haben. Der Ordner „Ihre Bibliothek“ kann bis zu 200 Dateien aufnehmen. 

So fügen Sie Inhalte von einem Gerät zu einem Raum hinzu:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Tippen Sie auf Räume.
3. Erstellen Sie einen Raum oder wählen Sie einen vorhandenen aus.
4. Tippen Sie auf Inhalte hinzufügen.
5. Tippen Sie auf Dateien oder Ordner, um Inhalte von Ihrem Gerät hinzuzufügen.
   • Sie können auch Inhalte aus verbundenen Cloud-Speicherkonten wie Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box, Egnyte und SharePoint hinzufügen.
6. Tippen Sie auf Öffnen oder Hochladen.
7. Tippen Sie zur Bestätigung erneut auf Hochladen.

Ihre neu hochgeladenen Dateien sollten jetzt zu Ihrem Raum hinzugefügt werden. 

Inhalt aus Ihrer Bibliothek in einen Raum hochladen

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Erstellen Sie einen Raum oder wählen Sie einen vorhandenen aus.
4. Klicken Sie auf Inhalte hinzufügen.
5. Wählen Sie im Drop-down-Menü die Option Aus Inhaltsbibliothek hinzufügen aus.
6. Klicken Sie auf Zu Raum hinzufügen oder Hochladen. 

Sie können Inhalte auch verschieben, indem Sie sie per Drag & Drop in leere Räume ziehen.

Hochladen von Inhalten rückgängig machen

Wenn Sie den falschen Inhalt hochgeladen haben und diese Aktion rückgängig machen möchten, klicken Sie auf X (entfernen) neben dem Inhalt, den Sie entfernen möchten, oder klicken Sie auf Abbrechen.

Dateien in einem Raum anfordern

Erstellen Sie eine Dateianfrage, um Besuchern zu ermöglichen, Dateien direkt in Ihren Raum hochzuladen. Hochgeladene Dateien sind sofort für andere Nutzer sichtbar. Mehr über Dateianfragen erfahren. 

Erstellen einer Dateianfrage:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Wählen Sie den Raum aus, von dem Sie Dateien anfordern möchten.
4. Wählen Sie Dateien anfordern aus.
5. Wählen Sie Dateien von beliebigen Personen anfordern oder Dateien von einer bestimmten Person anfordern aus.
6. Füllen Sie die Felder für Dateianfragen aus.
7. Klicken Sie auf Ordner ändern, um zu aktualisieren, wo die hochgeladenen Dateien gespeichert werden.
8. Klicken Sie auf Dateianfrage erstellen.
9. Klicken Sie auf Raum-Link auswählen, um den Raum-Link zu teilen, damit Sie mit dem Sammeln von Uploads beginnen können.

Dateianfragen sind mit dem Raum verknüpft und können direkt in Ihrem Raum verwaltet oder jederzeit entfernt werden. Das Löschen einer Anfrage kann nicht rückgängig gemacht werden.

Zugriff auf Inhalte in einem Raum

Sie können die Inhaltszugriffsrechte für einen Raum jederzeit verwalten, auch nachdem Sie den Raum freigegeben haben.

So verwalten Sie den Zugriff auf einen Raum:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Schalten Sie neben dem Raum, für den Sie den Zugriff verwalten möchten, die Option Aktiv auf Ja oder Nein.

So verwalten Sie den Zugriff auf Inhalte:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf Ihren Raum. 
4. Schalten Sie neben dem Inhalt, für den Sie den Zugriff verwalten möchten, die Option Sichtbar auf Ja oder Nein.

Sie können vorhandene Inhalte in einem Raum über die Inhaltsbibliothek aktualisieren. Wenn Sie Inhalte aktualisieren, werden alle zugehörigen Links automatisch auf die neueste Version aktualisiert. Erfahren Sie mehr über das Aktualisieren von Inhalten.

Inhalte in einem Raum entfernen oder wiederherstellen

Verschieben Sie Inhalte in den Papierkorb, um sie zu archivieren. Inhalte, die in den Papierkorb verschoben werden, werden archiviert, nicht gelöscht, und können jederzeit wiederhergestellt werden. Archivierte Inhalte sind jedoch für Besucher nicht sichtbar.

So funktioniert die Archivierung

• Archivierte Inhalte werden nicht auf Ihr Asset-Limit angerechnet.
• Sie können Inhalte jederzeit wiederherstellen, und sie können dann wieder durchsucht werden.
• Das Entfernen von Inhalten aus einem Raum hat keine Auswirkungen auf die historischen Besuchsdaten. Das Löschen von Inhalten von der Seite „Inhalt“ ist jedoch dauerhaft und irreversibel. Erfahren Sie mehr über das Löschen von Inhalten.
• Sie können einen Raum-Ordner nicht verschieben, wenn er mehr als 200 Assets enthält.
• Besucher werden nicht über Änderungen benachrichtigt, es sei denn, automatische Benachrichtigungen sind aktiviert.

So entfernen Sie Inhalte:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf Räume.
4. Wählen Sie Ihren Raum aus. 
5. Klicken Sie neben dem gewünschten Inhalt auf (weitere Optionen).
   • Hinweis: Inhalte können auch per Drag & Drop in den Papierkorb und aus dem Papierkorb verschoben werden.
6. Wählen Sie Ins Archiv verschieben aus.

 

So stellen Sie Inhalte wieder her:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Wählen Sie Ihren Raum aus. 
4. Klicken Sie neben Ihrem Inhalt auf  (weitere Optionen).
5. Wählen Sie Auf Startseite wiederherstellen aus.

Inhalte mit Raum-Ordnern organisieren

Organisieren Sie Inhalte in Ihrem Raum mithilfe von Ordnern, Ordnerstrukturen, Abschnitten, Vorlagen oder dem KI-Organisationstool. Erfahren Sie mehr über das Organisationstool für Kunden des Advanced Data Rooms-Abos.

Raum-Ordner und Ordnerstrukturen

Mit Raum-Ordnern können Sie Inhalte nach Phase, Thema oder Workflow in Unterordnern gruppieren.

Sie können auf verschiedene Arten eine Ordnerstruktur erstellen:

• Ordner manuell erstellen.
• Aus einem anderen Raum importieren.
• Vorlage verwenden.
• CSV-Datei hochladen.
• Verwenden Sie das  KI-Organisationstool, um eine Struktur zu erstellen.

Jeder Raum bietet Platz für: 

• 2.000 Assets (Advanced, Enterprise)
• 4.000 Assets (Advanced Data Rooms)

Jeder Ordner kann bis zu 200 Assets enthalten, und Unterordner werden auf das Gesamtlimit für Assets in Ihrem Raum angerechnet. Ordner können nicht einzeln freigegeben werden, aber der Raum-Link kann geteilt werden. Erfahren Sie mehr über Einschränkungen beim Hochladen von Dateien.

Einen Ordner in einem Raum manuell erstellen

So erstellen Sie einen einzelnen Ordner:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf einen vorhandenen Raum oder erstellen Sie einen neuen.
4. Klicken Sie auf Ordner erstellen.
5. Geben Sie einen Namen für den Ordner ein und klicken Sie auf Erstellen.

Sie können nun auf den neuen Ordner klicken und Inhalte hinzufügen.

So importieren Sie eine Ordnerstruktur aus einem anderen Raum:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf Raum erstellen. 
4. Klicken Sie unter dem Eingabefeld neben Ordnerstruktur importieren aus auf Anderer Raum. 
5. Geben Sie den Namen des Raums in das Suchfeld ein.
6. Wählen Sie Ihren Raum aus. 
7. Klicken Sie auf Zum Raum hinzufügen, um das Hinzufügen der Ordnerstruktur zu Ihrem neu erstellten Raum abzuschließen.

 

So importieren Sie eine Ordnerstruktur aus einer Vorlage:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf Raum erstellen.
4. Klicken Sie unter dem Eingabefeld neben Ordnerstruktur importieren aus auf Vorlage. 
5. Geben Sie den Namen der Vorlage in das Suchfeld ein oder klicken Sie auf Mehr anzeigen, um alle verfügbaren Vorlagen zu sehen. 
6. Wählen Sie die Vorlage aus.
7. Klicken Sie auf Zum Raum hinzufügen, um das Hinzufügen der Ordnerstruktur zu Ihrem neu erstellten Raum abzuschließen.

 

So importieren Sie mehrere Ordner aus einer CSV-Datei:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf einen vorhandenen Raum oder erstellen Sie einen neuen.
4. Klicken Sie auf Ordner erstellen.
5. Klicken Sie auf Aus CSV-Datei importieren.
   • Hinweis: Wenn Sie eine CSV-Datei importieren, sollte das Format die Indexierungsinformationen in Spalte A und die Ordnernamen in Spalte B anzeigen.

Wichtige Überlegungen

• Ordner können nicht in einem Raum durchsucht werden.
• Die Gruppierung von Ordnern in Bereiche kann die Navigation verbessern.
• Durch Duplizieren eines Raumes werden dessen Ordner und Inhalte kopiert.
• Das Verschieben von Inhalten zwischen Ordnern gilt nicht für Bereiche.
• Wenn Sie ein Abo herunterstufen, das Raum-Ordner unterstützt, werden die betroffenen Räume deaktiviert. Um den Zugriff auf die Ordner wiederherzustellen, verschieben Sie sie in das Archiv. 

So laden Sie den Index eines Raumes herunter

Bei der Indexierung werden Dateien Nummern zugewiesen, sodass Sie sie leicht finden und auf sie verweisen können, ohne sich die Dateinamen merken zu müssen. Eigentümer und andere Nutzer können die Indexierung für einen Raum jederzeit aktivieren. Indexwerte bleiben für alle Betrachter gleich, auch wenn sie nicht auf jede Datei zugreifen können.

So aktivieren Sie die Indexierung für einen Raum:

1. Gehen Sie zu docsend.com und melden Sie sich an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Erstellen Sie einen neuen Raum oder klicken Sie auf einen vorhandenen Raum.
4. Klicken Sie auf Organisieren.
5. Klicken Sie auf Indizierung aktivieren. 

Nutzer sollten jetzt eine Indexspalte neben jedem Asset in ihrem Datenraum sehen. Dokumente werden automatisch indiziert, wenn sie hochgeladen werden.

So laden Sie einen Index herunter (Admins oder andere Nutzer):

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Wählen Sie Ihren Raum aus.
4. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf  (weitere Optionen).
5. Klicken Sie auf Index herunterladen.

Der heruntergeladene Index enthält Inhaltsnummern, Dateinamen, URLs, Typen, Beschreibungen, den Aktivierungsstatus und das Datum der letzten Aktualisierung.

So laden Sie einen Index herunter (Besucher):

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Wählen Sie Ihren Raum aus.
4. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Index exportieren.

Der heruntergeladene Index enthält Inhaltsnummern, Dateinamen, URLs, Typen und Beschreibungen.

Einen Raum, einen Ordner oder bestimmte Dateien herunterladen

Sie können einen ganzen Raum herunterladen, einen Ordner herunterladen oder bestimmte Dateien aus einem Raum herunterladen. 

 

So laden Sie einen ganzen Raum herunter:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Wählen Sie Ihren Raum aus. 
4. Klicken Sie auf  (weitere Optionen).
5. Wählen Sie die Option Raum herunterladen aus.

Ihre Ordner werden als ZIP-Datei heruntergeladen, und eine Meldung unten auf dem Bildschirm informiert Sie, sobald der Download abgeschlossen ist.

So laden Sie Ordner aus einem Raum herunter:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Wählen Sie Ihren Raum aus. 
4. Klicken Sie rechts neben dem Ordner, den Sie herunterladen möchten, auf  (weitere Optionen).
5. Klicken Sie auf Ordner herunterladen. 

Eine ZIP-Datei Ihres Ordners finden Sie in Ihrem Ordner „Downloads“. 

So laden Sie eine bestimmte Datei aus einem Raum herunter:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Wählen Sie Ihren Raum aus. 
4. Klicken Sie auf die gewünschte Datei.
5. Klicken Sie auf  (weitere Optionen).
6. Klicken Sie auf Herunterladen. 

Ihre Inhalte finden Sie in Ihrem Ordner „Downloads“.