Inhalte in einem Dropbox DocSend-Raum (Datenraum) verwalten

Fügen Sie Ihrem Raum (Datenraum) Inhalte hinzu, um ihn für die Freigabe vorzubereiten, indem Sie Dateien hochladen, Inhalte aus Ihrer Bibliothek hinzufügen oder Apps verbinden, um Inhalte zu importieren.

Sie können Inhalte in Ihrem Raum jederzeit aktualisieren, entfernen und wiederherstellen, auch nachdem Sie sie freigegeben haben, und Besucher benachrichtigen, wenn Updates vorgenommen werden. Erfahren Sie mehr über Raum-Benachrichtigungen.

Hochladen von Inhalten rückgängig machen

Wenn Sie den falschen Inhalt hochgeladen haben und diese Aktion rückgängig machen möchten, klicken Sie auf X (entfernen) neben dem Inhalt, den Sie entfernen möchten, oder klicken Sie auf Abbrechen.

Sie können auch eine Dateianfrage erstellen, um Besuchern zu ermöglichen, Dateien direkt in Ihren Raum hochzuladen. Hochgeladene Dateien sind sofort für andere Nutzer sichtbar. Mehr über Dateianfragen erfahren.

Zugriff auf Inhalte in einem Raum

Sie können die Inhaltszugriffsrechte für einen Raum jederzeit verwalten, auch nachdem Sie den Raum freigegeben haben.

So verwalten Sie den Zugriff auf einen Raum

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Suchen Sie den Raum, den Sie aktualisieren möchten.
4. Schalten Sie Aktiv auf Ja oder Nein.

So verwalten Sie den Zugriff auf Inhalte

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf Ihren Raum. 
4. Schalten Sie neben dem Inhalt die Option Sichtbar auf Ja oder Nein.

Sie können vorhandene Inhalte in einem Raum über die Inhaltsbibliothek aktualisieren. Wenn Sie Inhalte aktualisieren, werden alle zugehörigen Links automatisch auf die neueste Version aktualisiert. Erfahren Sie, wie Sie Inhalte aus einem Raum aktualisieren.

So funktioniert die Archivierung

• Archivierte Inhalte werden nicht auf Ihr Asset-Limit angerechnet.
• Sie können Inhalte jederzeit wiederherstellen, und sie können dann wieder durchsucht werden.
• Das Entfernen von Inhalten aus einem Raum hat keine Auswirkungen auf die historischen Besuchsdaten. Wenn Sie in der Inhaltsbibliothek die Option Löschenauswählen, wird der Inhalt in den Ordner „Gelöschte Inhalte“ und nicht in den Papierkorb verschoben. Er wird nach 30 Tagen endgültig gelöscht. Erfahren Sie mehr über das Löschen von Inhalten.
• Besucher werden nicht über Änderungen benachrichtigt, es sei denn, automatische Benachrichtigungen sind aktiviert.

Inhalte in einem Raum verschieben

So verschieben Sie einen oder mehrere Inhalte: 

1. Gehen Sie zu docsend.com und melden Sie sich an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf Ihren Raum. 
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben jedem Inhalt, den Sie verschieben möchten.
5. Klicken Sie auf Verschieben.
6. Klicken Sie auf Ändern, um einen Zielordner auszuwählen.
7. Klicken Sie auf Verschieben.

Inhalte mit Raum-Ordnern organisieren

Organisieren Sie Inhalte in Ihrem Raum mithilfe von Ordnern, Ordnerstrukturen, Abschnitten, Vorlagen oder dem KI-Organisationstool. Erfahren Sie mehr über das Organisationstool für Kunden des Advanced Data Rooms-Abos.

Raum-Ordner und Ordnerstrukturen

Mit Raum-Ordnern können Sie Inhalte nach Phase, Thema oder Workflow in Unterordnern gruppieren.

Sie können auf verschiedene Arten eine Ordnerstruktur erstellen:

• Ordner manuell erstellen.
• Aus einem anderen Raum importieren.
• Vorlage verwenden.
• CSV-Datei hochladen.
• Verwenden Sie das  KI-Organisationstool, um eine Struktur zu erstellen.

Jeder Raum bietet Platz für: 

• 2.000 Assets (Advanced, Enterprise)
• 4.000 Assets (Advanced Data Rooms)

Jeder Ordner kann bis zu 200 Assets enthalten, und Unterordner werden auf das Gesamtlimit für Assets in Ihrem Raum angerechnet. Ordner können nicht einzeln freigegeben werden, aber der Raum-Link kann geteilt werden. Erfahren Sie mehr über Einschränkungen beim Hochladen von Dateien.

Einen Ordner in einem Raum manuell erstellen

So erstellen Sie einen einzelnen Ordner:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf einen vorhandenen Raum oder erstellen Sie einen neuen.
4. Klicken Sie auf Ordner erstellen.
   •  Um den Ordner für Besucher auszublenden, klicken Sie Ändern neben Der Ordner ist für Besucher des Raums sichtbar und wählen Sie dann Ausgeblendet für Besucher des Raums.
5. Geben Sie einen Ordnernamen ein.
6. Klicken Sie auf Erstellen.

Sie können nun auf den neuen Ordner klicken und Inhalte hinzufügen.

So importieren Sie eine Ordnerstruktur aus einem anderen Raum:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf Raum erstellen. 
4. Klicken Sie neben Ordnerstruktur importieren auf Anderer Raum.
5. Geben Sie den Namen des Raums in das Suchfeld ein.
6. Klicken Sie auf Ihren Raum.
7. Klicken Sie auf Zu einem Space hinzufügen.

 

So importieren Sie eine Ordnerstruktur aus einer Vorlage:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf Raum erstellen.
4. Klicken Sie neben Ordnerstruktur importieren auf Vorlage.
5. Geben Sie den Namen der Vorlage in das Suchfeld ein oder klicken Sie auf Mehr anzeigen, um alle verfügbaren Vorlagen zu sehen.
6. Wählen Sie die Vorlage aus.
7. Klicken Sie auf Zu einem Space hinzufügen.

 

So importieren Sie mehrere Ordner aus einer CSV-Datei:

1. Melden Sie sich bei docsend.com an.
2. Klicken Sie auf Räume.
3. Klicken Sie auf einen vorhandenen Raum oder erstellen Sie einen neuen.
4. Klicken Sie auf Ordner erstellen.
5. Klicken Sie auf Aus CSV-Datei importieren.
   • Hinweis: Wenn Sie eine CSV-Datei importieren, sollte das Format die Indexierungsinformationen in Spalte A und die Ordnernamen in Spalte B anzeigen.

So filtern Sie Inhalte als Besucher

So filtern Sie Inhalte:

1. Klicken Sie auf Vor Kurzem hinzugefügt. 
2. Klicken Sie unter Startseite auf das Drop-down-Menü, um Dateien nach den Tagen zu filtern, an denen sie zuletzt hinzugefügt wurden. 
   • Hinweis: Diese Funktion wird nicht angezeigt, wenn der Admin sie deaktiviert hat.

 

So verwalten Sie den Inhaltsfilter als Admin

So verwalten Sie den Inhaltsfilter:

1. Klicken Sie auf den Raum, den Sie verwalten möchten. 
2. Klicken Sie neben Vorschau auf ☑ (weitere Optionen). 
3. Klicken Sie unter Besuchererlebnis auf Filter „Vor Kurzem hinzugefügt“ deaktivieren.

Wichtige Überlegungen

• Ordner können nicht in einem Raum durchsucht werden.
• Die Gruppierung von Ordnern in Bereiche kann die Navigation verbessern.
• Durch Duplizieren eines Raumes werden dessen Ordner und Inhalte kopiert.
• Das Verschieben von Inhalten zwischen Ordnern gilt nicht für Bereiche.
• Wenn Sie ein Abo herunterstufen, das Raum-Ordner unterstützt, werden die betroffenen Räume deaktiviert. Um den Zugriff auf die Ordner wiederherzustellen, verschieben Sie sie in das Archiv.

So laden Sie Ordner, Dateien oder einen Index aus einem Raum herunter

Sie können einen ganzen Raum herunterladen, einen Ordner herunterladen oder bestimmte Dateien aus einem Raum herunterladen. Kunden mit Advanced Data Rooms können auch den Index eines Raumes herunterladen. Erfahren Sie mehr über das Herunterladen eines Raumes oder das Herunterladen von Inhalten aus einem Raum.